Kevään mittaan sähköpostiini alkoi tupsahdella yhteenvetoja tavastani käyttää sähköpostia. Onko sinulla riittävästi keskeytyksetöntä aikaa töiden tekemiseen, kysyi automaattiviesti. Viesteistä ilmeni, että luen suurimman osan sähköposteista puolen tunnin kuluessa niiden saapumisesta. Tämä on jopa ohjelmiston taustakorporaation mukaan liikaa: milloin oikein keskityn ja ajattelen?

Minusta olisi ihanaa luoda työpäivään ilmataskuja, jolloin sähköposti on kiinni. Se sopisi myös luonteelleni ja tarpeelleni hiljentyä, tehdä ajatustyöt ilman keskeytyksiä. Satunnaisesti tämä onnistuukin, esimerkiksi joulun tai kesäloman kieppeillä, kun toimintaympäristö rauhoittuu.

Toisaalta ajattelen, että keinotekoinen rajaaminen alkaa olla jo hieman mennyttä. Viestit ja hetkessä eläminen ovat arkeamme, ja monesti tarvitsen itsekin yhtä sun toista vanhaa meiliä ”ajattelu”töissäni.

Täytyy silti ihmetellä, miten sinnikkäästi sähköposti kukoistaa. Sen kuolemaa ja epäkäytännöllisyyttä on sentään julistettu jo ainakin vuosikymmen. Aina vain koko työnteko on olennaisesti sähköpostien lähettelyä ja niiden lukemista.

Työssä erilaiset metataidot nousevat koko ajan merkittävämpään rooliin asiantuntemuksen sisältöjen rinnalle. Millä välineillä työstät ja seuraat projektisuunnitelmia, miten hallitset dokumentin versioita monen ihmisen kesken, osaatko kirjoittaa ytimekkäitä meilejä vai vietkö muiden aikaa jaarittelulla? Et kai käynnistä monipolvisia aikataulukeskusteluja sähköpostissa vaan käyt ne suoraan kalenterissa?

Viime vuosikymmenen alkupuolella kehitin työyhteisöviestintää noin 8000 työntekijän organisaatiossa ja minuakin haastateltiin johonkin järjestölehteen pyrkimyksistämme vähentää sähköpostitulvaa. Sähköposti siilouttaa ja heikentää tiedon löydettävyyttä, julistin. Atos-nimisellä kansainvälisellä it-jätillä oli jopa Zero Email -ohjelma, pyrkimys päästä kokonaan eroon sähköpostista sisäisessä viestinnässä.

Sähköpostin ensisijaisuus on erikoinen ajatusrakennelma: saapuva sähköposti ajaa kaiken muun ohi, ja moni haluaa ensitiedon erilaisista asioista juuri sähköpostilla. Nopea vastailija antaa koko ajan aikansa hopeatarjottimella muille. Toisaalta: näkökulmasta riippuen se voi olla joidenkin tehtävien ydin! Meilläkin monet ylimmät johtajat vastaavat sähköposteihin huomattavan nopeasti, vaikka heidän kalenterinsa on kaikkein epäinhimillisin. Se on tietenkin loistavaa meille muille, jotka saamme kysymykseen vastauksen ja pääsemme toimissamme eteenpäin.

Nopea vastailija antaa koko ajan aikansa hopeatarjottimella muille.

On erilaisia töitä ja ammatteja, joissa syklit ovat erilaisia. Tutkimustyössä yliopistolla saatetaan sanoa, että yliopiston kvartaali on 25 vuotta. Viestintätyössä viiden minuutin tarkkaamattomuus voi olla kohtalokas, kun tärkeä asia ”meni jo”. Muistan MTV:n uutistuottajan, joka kertoi olevansa koko ajan sähköpostin äärellä. ”Jos olen tunnin pois, saan tehdä kaksi tuntia töitä, että pääsen taas ajan tasalle”, hän sanoi.

Jotain olisi kuitenkin tehtävä asiantuntijaparan aivojen hyväksi, jotta nekin saavat välillä levätä. Sähköpostin rinnalla onhan meillä Teamsit ja muut chatit, jotka ovat varsinkin tänä vuonna etätöissä laulaneet. Ei voi kuitenkaan kehua niidenkään rentouttavuutta, kun käynnissä on parhaimmillaan kolme eri keskustelua ja ruudun alalaitaan puskee chattia juuri siitä palaverista, jonka ajattelit tänään jättää väliin.