Avoin vuorovaikutus on menestyvän työyhteisön perusta. Sen avulla luodaan uusia ideoita ja innovaatioita sekä ratkaistaan monimutkaisia ongelmia. Luoville ja hyvinvoiville organisaatioille on tyypillistä, että asioista viestitään avoimesti, uskottavasti ja inspiroivasti.

Ihmisten johtaminen onkin pitkälti viestintää ja vaikuttamista. Siksi viestintäosaaminen on yhä tärkeämpi johtamisen taito.

Viestinnän asiantuntijat tukevat ja valmentavat kaikkia työyhteisön jäseniä viestinnässä, mutta johtajien sparraamisessa heillä on kolme erityistä tehtävää:

1. Viestijä edustaa eri kohderyhmiä

Viestinnän asiantuntijoiden tehtävänä on ensinnäkin edustaa eri kohderyhmiä ja varmistaa viestiä kiteytettäessä, että eri ryhmillä on riittävät edellytykset ymmärtää asia. Johtajat onkin saatava asettumaan vastaanottajien asemaan, ymmärtämään empaattisesti toisten ennakko-oletuksia ja elämäntilanteita sekä eläytymään heidän kokemusmaailmaansa.

2. Viestijä vaatii ja kyseenalaistaa

Toiseksi viestintäammattilaisten on vaadittava johtajilta korkeatasoista viestintää. Heidät on saatava johto ymmärtämään, mitä erinomainen viestintä edellyttää: nöyrää työtä, kirkasta ajattelua, selkeitä kiteytyksiä ja johdonmukaista argumentaatiota. Viestintä ei ole informaation välittämistä vaan ymmärretyksi tulemista. Siksi viestijän tehtävänä on saada esimerkiksi toimitusjohtaja tunnistamaan, että hänen mieltymyksensä moniselitteisiin ja mahtaileviin termeihin tai toimialan iskulauseisiin ja päiväperhoihin eivät ole merkki persoonallisesta tyylistä, vaan uhka organisaation viestinnän onnistumiselle.

3. Viestijä ennakoi riskejä ja mahdollisuuksia

Kolmanneksi, viestintäammattilaisten on ennakoitava sekä tehtävien päätösten viestinnällisiä seurauksia että viestinnän vaikutuksia organisaatiosta käytävään keskusteluun. Heidän on näin kyettävä sparraamaan johtoa maineeseen ja yritysbrändiin liittyvissä strategisissa kysymyksissä. On ennakoitava yhdessä, minkälaisia mielikuvia, tulkintoja ja keskustelua viestintä voi synnyttää. Samalla on arvioitava viestinnän seurauksia – niin mahdollisuuksia kuin riskejä ja uhkia. Organisaatiossa tehtävät päätökset ja toimenpiteet ovat aina myös viestejä, jotka vaikuttavat sen tulevaisuuden toimintaedellytyksiin.

Kymmenen viestintäperiaatetta johtajalle

Mitä ohjeistusta viestinnän ammattilaiset voivat antaa johtajille tai esimiehille? Mitä viestivän johtajan huoneentauluun kannattaa kirjata? Seuraavat kymmenen viestintäperiaatetta vievät pitkälle.

1. Ole nopea:

Kerro päätöksistä välittömästi, älä jätä tilaa huhuille.

2. Ole uskottava:

Viesti teoista ja saavutuksista, älä lupauksista.

3. Ole ymmärrettävä:

Pyri selkeyteen ja ymmärrettävyyteen, älä monimutkaista asioita.

4. Ole luotettava:

Varmista tiedot ja taustat, karsi asiavirheet.

5. Fokusoi:

Priorisoi ja keskitä viestit, älä ripottele.

6. Ole rohkea:

Ideoi luovasti ja toteuta houkuttelevasti, älä tyydy keskinkertaisuuteen.

7. Ole johdonmukainen:

Luota sovittuihin periaatteisiin, älä sooloile tarpeettomasti.

8. Perustele:

Selitä viestimisen tarkoitus ja merkitys, älä jätä yksin.

9. Kannusta:

Innosta viestimään ja kertomaan, älä pakota tai rajoita.

10. Välitä:

Varmista ymmärryksen syntyminen, älä tyydy yksisuuntaiseen tiedottamiseen.