Organisaatioiden sisäinen viestintä tuntuu olevan ikuisuusongelma ja henkilöstötyytyväisyyskyselyiden pahnanpohjimmainen kestosuosikki. Yleensä se koetaan liian vähäiseksi tai informaatioarvoltaan niukaksi; tietoa ei ole saatavilla, sitä ei jaeta riittävästi, sen sisältö ei ole tyydyttävää, sitä ei osata tulkita, tai se tulee väärään aikaan, useimmiten liian myöhään.

Viestintään tunnutaan olevan jatkuvasti tyytymättömiä, oli kritiikki sitten aiheellista tai ei. Ratkaisuna pidetään usein viestinnän avoimuutta ja aktiivista viestintäsykliä. Mutta voiko avoin viestintä koitua yhtä lailla ongelmalliseksi?

Itseaiheutettu infoähky

”Niin siitä teidän viestinnästä olisin halunnut vielä kysyä. Voiko se olla jopa liian avointa? Voiko jossain vaiheessa vastaan tulla tilanne, että se alkaa häiritä varsinaista työntekoa?”

Tämän erittäin relevantin kysymyksen äärellä olin pari päivää sitten kun haastattelin potentiaalista työntekijää. Olin pyytänyt häntä miettimään etukäteen kriittisiä kysymyksiä yrityksestä. Olin myös kertonut hakijalle, ettei yrityksessä ole olemassa aihetta, jota ei voisi nostaa keskusteluun, tai henkilöä, jonka kanssa ei saisi olla eri mieltä. Ei ole tabuja ‒ kaikki on keskusteltavissa, kaikki on kritisoitavissa ja kaikesta saa kysyä. Kuka tahansa voi aloittaa keskustelun ja kaikki voivat osallistua siihen. Nykyisin se on tehty erittäin helpoksi. Kaikki mahdollinen tieto jaetaan, mikä suinkin vain listautuneessa yrityksessä voidaan sisäisesti jakaa.

Mutta voisiko liian avoin viestintä todella muodostua ongelmaksi tai haitaksi työnteolle?

Kyllä ja ei. Viestinnän avoimuus ei sinänsä ole ongelma. Kyse on pikemminkin viestinnän määrästä ja yksilön kyvystä karsia tietoa. Pahimmillaan ja parhaimmillaan tietoa on saatavilla loputtomasti ja keskustelu nopeaa ja runsasta (ja välillä täysin epärelevanttia, rönsyilevää ja pirstoutunutta). Kaikkeen keskusteluun voi itse osallistua ja ottaa kantaa. Näissä tilanteissa vaarana voi olla loputtoman kontrolloimattoman viestintätulvan alle jääminen, oman fokuksen pirstaloituminen sekä houkutuksena priorisoida viestintä varsinaisten töiden kustannuksella.

Moninaiset viestintäkanavat

Meillä Vincitillä käytössä olevia kanavia on useita. Arkipäiväisen nopean viestinnän keskustelukanavana käytetään Slackia, jonka sadoilla eri kanavilla käydään aktiivista ja vilkasta keskustelua yleisistä teemoista aina toimipistekohtaisiin, itse työhön liittyviin, henkilökohtaisiin sekä epävirallisempiin ”kieli poskella” –keskusteluihin. Viestiä pystyy myös nimettömästi niin halutessaan ja kriittisten mielipiteiden esittämiseen kannustetaan. Kanavaa ei moderoida kenenkään toimesta ja kuka tahansa voi laittaa keskustelun pystyyn.

Virallisemmista asioista tiedotetaan erikseen sähköpostilla sekä kuukausittaisilla Afternoon Tea –henkilöstöinfoilla, joka on myös myöhemmin katsottavissa striiminä. Infon aikana ja sen jälkeen yleinen keskustelu Slackissa on aktiivista ja porukka ideoi yhdessä kehittämis- ja muutosehdotuksia eteenpäin.

Ähkyn hallintaa

Lopulta kyse on kuitenkin omasta valinnasta ja aktiivisuudesta. Minkä tiedon itse kokee relevantiksi, kuinka tiheällä syklillä viestintää haluaa seurata ja olla siinä mukana, ja kuinka itseohjautuvan roolin tiedon selvittäjänä haluaa ottaa.

Jos vaihtoehtoina ovat avoin ja rajattu viestintä, on infoähkynkin uhalla avoin malli useimmille kuitenkin se mieluisampi, mahdollisista haitoistaan huolimatta. Vaikka avointa viestintää ei ole tarkoituksenmukaista rajoittaa, voi organisaatio kuitenkin minimoida haittoja ottamalla käyttöön virallisia viestintätapoja ja -kanavia, kaikille relevantin yleisen organisaatiotason tiedon jakamiseksi. Jokainen voi itse päättää, kuinka aktiivisena haluaa oman roolinsa viestijänä ja viestinnän kohteena avoimessa kulttuurissa pitää.