Myös viestijät ovat mukana toteuttamassa organisaatioiden tapahtumia, ja tapahtumakentällä hyvä suunnittelutyö on avain niin onnistumiseen kuin erottautumiseenkin. Jos omaa yleisöä ei ymmärrä, päätyy helposti tekemään turhaa työtä. Lue tekstistä viisi askelta onnistuneen tapahtuman suunnitteluun.

Jokainen tapahtuma on mahdollisuus muuttaa ihmisten käyttäytymistä: tapahtuma tarjoaa mahdollisuuden saada ihmiset kokemaan ja näkemään asiat uudella tavalla. Näin kuvailee Erno Ovaska, Architects of WOW Oy:n yrittäjä, tapahtumasuunnittelija, tuottaja ja kouluttaja.

– Kun tapahtuman suunnittelee ja toteuttaa hyvin, saa arvokkaan mahdollisuuden vaikuttaa oman brändin kautta ihmisiin ja siihen, miten ihmiset kokevat oman brändin.

Kuinka sitten toteuttaa onnistuneita tapahtumia? Ovaska kehottaa suuntamaan katseen suunnitteluun: hyvä suunnittelutyö on paras tapa erottautua. Hän neuvoo keskittymään tapahtuman kokemuksen rakentamiseen ja tunteiden herättämiseen.

– Tunteiden herättäminen on tärkein päämäärä. Kukaan ei halua tapahtumaa, josta lähdetään pois niin, että osallistujat eivät ole kokeneet mitään.

Viisi askelta onnistuneen tapahtuman suunnitteluun

Tapahtumalle tulee asettaa selkeät tavoitteet, eli miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä tavoitellaan. Mitä kaikkea tapahtuman suunnittelussa tulisi huomioida ja missä järjestyksessä? Ovaska nostaa esiin viisi asiaa.

1) Määrittele yleisösi. Yleisöä määritellessä kartoitetaan muun muassa sitä, kenelle tapahtuma on, millainen tapahtumatyyppi on ja millainen profiili yleisöllä on. Määrittelyssä pohditaan myös yleisön suhdetta toisiinsa ja sitä, miksi tapahtumaan tullaan. Tärkeää onkin tunnistaa tunnekokemukset: Millaisen tunnekokemuksen haluamme jättää yleisölle? Entä millaisen muutoksen tunteissa haluamme saada aikaan?

– Suurin riski tapahtumasuunnittelussa on, että yleisön ymmärtämiseen ei pureuduta riittävästi. Meidän täytyy ymmärtää syvällisesti, kenelle tapahtumaa tehdään, sillä muuten tapahtuman vaikuttavuus voi jäädä pieneksi, Ovaska kertoo.

2) Ideoi kohtaamispisteiden sisältö. Toisessa vaiheessa tunnistamme tapahtumasta kohtaamispisteet eli tilanteet, joissa osallistuja on tekemisissä tapahtuman tai sen markkinoinnin ja viestinnän kanssa ja joita tapahtuma pitää sisällään sen alusta loppuun. Kohtaamispisteitä ovat esimerkiksi ennakkomarkkinoinnin vastaanottaminen, tapahtumaan saapuminen ja sieltä poistuminen. Kun kohtaamispisteet on tunnistettu, voidaan ideoida niihin sisältöä.

– Ideointiprosessi etenee määrästä laatuun. Ensin keskitymme luomaan paljon ideoita, joilla voi olla merkitystä tapahtumakokemuksen kannalta.

3) Valitse tarttuvimmat sisältöideat. Tässä vaiheessa tapahtuman tekijät pureutuvat ideasatoon, jota on syntynyt. Ideoita voidaan pisteyttää ja arvioida eri kriteerein: kuinka tarttuva idea on, onko se ennalta-arvaamaton tai uskottava?

4) Tunnista tapahtuman merkitykselliset hetket. Tarkoituksena on löytää tapahtuman ideoista ja hetkistä ne, jotka oikeasti räjäyttävät pankin ja jäävät osallistujien mieleen poikkeuksellisina hetkinä. Ihmiset muistavat tapahtumista parhaiten alut ja loput, Ovaska kertoo.

– Kun rakennamme tapahtumaa, haluamme tunnistaa, mitkä ovat tapahtuman alkupäässä parhaita ideoita ja vastaavasti myös päätämme tapahtuman niin, että ihmisille jää mahdollisimman hyvä tunne tapahtumasta.

5) Rakenna tapahtumakokemus. Aiempien vaiheiden jälkeen lopputuloksena syntyy tapahtumasuunnitelma, ja sen myötä tapahtuman voi panna toteutukseen.

Yhteinen linja vie perille

Ovaskan mukaan tapahtumien ja tapahtumakokemusten rakentamisen ymmärtäminen on tärkeää viestinnän roolissa, sillä viestinnällä ja tapahtumilla on myös samanlaiset päämäärät: ihmisiin vaikuttaminen.

– Vaikka ei päivittäin suunnittelisi live-kohtaamisia, on silti tärkeää ymmärtää, miten ihmisiin voidaan tapahtumilla vaikuttaa. Tapahtumat kasvavat ja niiden merkitys nousee organisaatioissa sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä. Jokaisen tulevaisuuden viestijän on tärkeää ymmärtää tapahtumakokemuksen perusteet ja kuinka ihmisiin vaikutetaan luovasti ja tehokkaasti.

Kaiken kaikkiaan avainasemassa tapahtuman tekemisessä on se, että sitä tekevä työryhmä on samalla kartalla toteutuksesta alusta loppuun. Jos tapahtumassa on paljon sitä toteuttavia kumppaneita, pakka voi helposti levitä.

– Tärkeää on, että viestijöillä ja tapahtuman muilla tekijöillä on yhteinen ymmärrys siitä, millaista tapahtumaa ollaan tekemässä ja kenelle. Siksi koko työryhmä täytyy saada aluksi saman pöydän ääreen. Se ei ole relevanttia, kuka tuottaa tapahtuman lopulta maaliin, jos aluksi luodaan kaikkien hyväksymä suunnitelma.

Tapahtumien tulevaisuudessa vahvan jalansijan ovat ottaneet hybriditapahtumat, joissa osallistuminen on mahdollista paikan päällä tai etänä. Monelle tapahtumajärjestäjälle pandemia-aika on tuonut taukoa tapahtumien tuottamisesta, ja ainakin live-tapahtumista. Ovaska näkee tauossa myös mahdollisuutta.

– Kun paluu tulee, pääsemme määrittelemään jälleen, millainen live-kokemus on. Se on iso mahdollisuus, kun tekee vahvaa sisältöä.