Koronapandemia on osoittanut, että organisaatioiden toimintaympäristö voi muuttua hetkessä. Rajuissa muutoksissa viestinnän ammattilaiset voivat ammattitaidollaan sekä työtehtävillään tukea merkittävästi organisaatioiden päätöksentekoa. Kriisiviestintäosaaminen on viestintäammattilaisten keskuudessa kasvanut merkittävästi, mutta onko panostuksia kriisiajan päätöksenteon tukemiseen lisätty?

Organisaatioiden ja viestintäammattilaisten on kyettävä kehittämään toimintaansa selvitäkseen erilaisista kriisitilanteista. Erityisesti kriisien aikana organisaatioiden päätöksenteon monimutkaisuus tai sekavuus lisääntyy. Jyväskylän yliopistossa selvitettiin muutama vuosi sitten kriisiajan päätöksenteon tukemista. Osana projektia viestintäammattilaisille luotiin neliosainen ohjeistus päätöksenteon tukemiseen ennen kriisiä, sen aikana sekä kriisin jälkihoidossa. Kokonaisuudessaan yhdeksänsivuiseen ohjeistukseen voi tutustua täällä. Ohessa avattuna ovat ohjeistuksen ydinsisällöt.

1) Paranna päätöksenteon valmiutta.

Huolehdi, että viestintäsuunnitelmat kattavat mahdollisten kriisien ajan päätöksenteon, viestintäammattilaisten roolit ovat selkeät organisaation johdolle, ja että kriisiajan organisaatio tietää viestinnän prosessit ja viestien tärkeimmät kohdeyleisöt.

2) Paranna havaitsemista ja varoittamista.

Viestintäammattilaisten tulisi parantaa niitä tapoja tai prosesseja, joilla kriisin aikana kerätään informaatiota päätöksentekoon. Päätöksentekoon vaikuttavat sidosryhmät tulee tunnistaa sekä selvittää kuinka heidän kanssaan viestitään tehokkaasti. Lisäksi viestintäammattilaisilla tulisi olla menetelmät kriittisesti tarkastella koko ajan kriisiorganisaation päätöksentekoa, sen viestintää ja viestinnän luomia vaikutuksia sidosryhmissä ja erityisesti mediassa.

3) Avusta kriisinhallinnan päätöksenteossa.

Päätöksenteko kaipaa oikea-aikaista tietoa ja vaatii aitoa yhteistyötä niiltä, jotka osallistuvat päätöksentekoon. Pelkkä päätösten viestiminen ei riitä vaan myös syyt niiden takana tulee kertoa avoimesti. Viestintäammattilaisen tulisi pyrkiä siihen, että kaikkien ymmärrys kriisistä, päätöksenteosta sekä siihen liittyvistä riskeistä kasvaisi ja selkeytyisi.

4) Edistä toipumista ja arviointia.

Kriisin jälkeen sekä organisaatiota että sen sidosryhmiä tulisi auttaa ymmärtämään mitä on tapahtunut. Päätöksenteon osalta tämä vaatii päätösprosessien arviointia sekä mahdollistaa sidosryhmille antaa palautetta organisaation päätöksistä. Kriisistä oppimista voidaan tehostaa myös arvioimalla päätösviestinnän tehokkuutta.

Viestintäammattilaisen tuki on monitasoista

Viestintäammattilaiset eivät tue ainoastaan organisaation ylimmän johdon päätöksentekoa. Erilaiset roolit ja tehtävät tukevat koko organisaatiota kriisin päätöksenteossa. Apua päätöksenteossa tarvitaan koko organisaation tasolla. Viestintäammattilaisten on mahdollista pyrkiä tunnistamaan ympäristöstä myös organisaatiota tukevia ja hyödyttäviä muutoksia.

Viestintäammattilaiset eivät tue ainoastaan organisaation ylimmän johdon päätöksentekoa. Erilaiset roolit ja tehtävät tukevat koko organisaatiota kriisin päätöksenteossa.

Kokonaisuudessaan viestintäammattilaisten tuki päätöksenteolle sisältää reagoivia, hallinnoivia sekä mukauttavia tehtäviä. Viestintäammattilaiset osana päätöksentekoa eivät ainoastaan kerää tietoa, tulkitse ja viesti eteenpäin sitä, vaan he toimivat prosessissa neuvonantajana, hallinnoijana ja käytäntöön panijana sekä välittäjänä. Vastuuta riittää, mutta tuki on korvaamatonta.

Kriisitilanteissa ammattilaiset tukevat organisaation päätöksentekoa niin operatiivisella, taktisella kuin strategisella tasolla. Mitä korkeampi viestintäammattilaisen tuki on päätöksenteolle, sitä enemmän sen tuella on viestinnällistä arvoa. Sen myötä on myös todennäköisempää, että viestintäammattilaiset sisällytetään jatkossakin organisaation strategiseen päätöksentekoon.