Viestinnän rooli on voimakkaassa murroksessa. Viestintä on juuri nyt useiden isojen teemojen ja muutosvoimien – kuten digitalisaatio, vastuullisuus ja ekosysteemit – polttopisteessä. Organisaatioiden viestintätoiminnolle tämä tilanne on monella tavoin ratkaisun paikka – mikä on viestijän rooli organisaatiossanne nyt ja tulevaisuudessa? Onko se vain tiedotteiden kirjoittaja vai pitkäjänteisen mainestrategian luoja ja toteuttaja, muutoksen lähettiläs ja vakiinnuttaja?

Viestinnän kehittyvästä roolista ja tulevaisuudesta on täällä Viestijöissä käyty monipuolista ja mielenkiintoista keskustelua (esim. Taina Pieski: ”Eläköön viestintäosasto!” ja Kaisa Lipponen: ”Viestintäosastoa ei enää ole”). Selvää on, että viestintä niin organisaation toimintona kuin ajattelutapana kehittyy.

Surullista on, että joissain organisaatioissa viestintä nähdään edelleen hyvin rajatusti vain toteuttavana tukitoimintona – tiedotteiden ja esitteiden tehtaana. Viestintä on kuitenkin enemmän kuin pelkkä toiminto – se on tapa ajatella ja toimia.

”Viestintä on johtamista, johtaminen on viestintää” ei ole ollut sanahelinää enää pitkään aikaan. Modernin viestinnän tulee olla osallistavaa, jatkuvaa ja läpinäkyvää dialogia, jossa asioita ideoidaan, kehitetään ja edistetään yhdessä. Siinä yhdistyvät tuttuus ja luotettavuus sekä kokeilevuus ja yllättävyys.

Tämän tehtävän kirkastamisessa roolikuvauksen luominen viestintätoiminnolle – mikä on viestinnän tehtävä ja miten sitä toteutetaan – on äärimmäisen tärkeää. Tämä rooli on määriteltävä niin, että se on samalla motivoiva tahtotila kuin toiminnan ohjenuora, joka auttaa niin priorisoimaan nykyistä tekemistä kuin innovoimaan uutta. Lisäksi se selkeyttää niin sisäisille kuin ulkoisille sidosryhmille, mitä viestintä tekee ja mitä ei.

Viestintä yrityskulttuurin kehittäjänä ja muutoksen vauhdittajana

Meillä Tiedolla viestinnän rooli on vahvasti kytketty yhtiön strategian toteuttamiseen. Edellinen strategiamme painottui voimakkaasti peruskilpailukyvyn luomiseen – toiminnan tehokkuuteen ja palvelujen teollistamiseen. Uusi strategiamme tähtää kasvuun, yhdessä innovointiin ja avoimuuteen.

Viestinnälle tämä tarkoittaa myös täysin uusia kohderyhmiä. Emme pelkästään puhu henkilöstöstä ja asiakkaista, vaan yhä laajenevasta yhteistyöhön sitoutettavasta osaajien ekosysteemistä, johon edellisten lisäksi kuuluu mm. yliopistoja, startup-maailmaa ja muita kumppaneita. Siitä, miten tätä ekosysteemiä voi hyödyntää viestinnässä, olen blogannut aiemmin täällä.

Strategiamuutos vaatii meiltä uudenlaista asennetta – luomme kulttuuria, jossa vastuuta jaetaan laajasti eri organisaatiotasoilla, innovoidaan uutta entistä proaktiivisemmin ja nopeammalla syklillä. Kulttuuria, joka kannustaa osallistumaan ja vaikuttamaan.

Näemme, että viestinnän rooli Tiedossa on olla tämän kulttuurin kehittämisen veturina yhdessä yrityksen johdon ja henkilöstöhallinnon kanssa. Tämän tehtävän olemme tuoneet päivittäiseen tekemiseemme esimerkiksi luomalla systemaattisen viestinnän infrastruktuurin jokaiseen liiketoimintayksikköömme ja valmentamalla johtoa ja esimiehiä strategian ja muutoksen viestinnässä. Valmennamme työntekijälähettiläitämme toimimaan aktiivisesti omissa verkostoissaan ja jakamaan yhdessä tuottamiamme sisältöjä eteenpäin ja osallistumaan alaamme koskettaviin keskusteluihin.

Johdon ja esimiesten valmentaminen toimivaan sidosryhmäviestintään edistää parempaa johtajuutta, joka puolestaan lisää työntekijöiden luottamusta yritykseen, sen visioon ja tulevaisuuteen.

Viestinnällä on nyt ratkaisun paikka

Viestintä on perinteisesti laitettu samaan laariin markkinoinnin kanssa. Itse näen, että toimintaympäristössämme tapahtuva muutos vie viestinnän entistä lähemmäs HR-toimintoa, johtamista ja strategista suunnittelua. Toisaalta viestintä voi olla organisaatiossa enemmänkin kuin funktio – se voi olla mahdollistaja: läpi organisaation kulkeva tapa toimia ja osallistaa sidosryhmiä yhteistyöhön.

Tärkeää on, että viestintätoiminnolla on selkeä rooli ja tehtävä, jonka ylin johto ja muut avainhenkilöt ymmärtävät ja hyväksyvät. Viestinnän rooli auttaa kaikkia viestintätoiminnon jäseniä tuntemaan työnsä merkityksen vahvemmin, priorisoimaan tekemisiään arjessa monenmoisten pyyntöjen ja toiveiden tulisateessa – ja fokusoimaan siihen olennaisimpaan – organisaation päämäärien saavuttamiseen, strategian toteuttamiseen. Miten sinä määrittelisit viestinnän roolin teidän organisaatiossanne?