Kysy työpaikallasi kaksi kysymystä: kuinka moni on Facebookissa tai jossain muussa somessa? Entä kuinka moni on sitä mieltä, että saa työssään liikaa sähköpostia? Veikkaanpa, että kumpaankin kysymykseen nousevat lähes kaikki kädet.

Tietokoneet ja sähköpostit valloittivat työyhteisömme vain pari vuosikymmentä sitten. Samalla mullistui myös sisäinen viestintä. Paperiset henkilöstölehdet vaihtuivat uutiskirjeisiin. Palavereissa ihmisten kasvot hautautuivat usein läppärin sinisen valon taakse, ”kun ei näihin maileihin ehdi muuten vastata”.

Pikakelaus kymmenen vuotta eteenpäin. Sosiaalinen media on syrjäyttänyt sähköpostin ystävien välisessä yhteydenpidossa. Nyt elämme organisaatioissa taas uuden viestintämurroksen keskellä. Uudet yhteisötyökalut eivät haasta vain sähköpostia, vaan laajemminkin totuttuja tapoja tehdä töitä.

Yhteisötyökalut kelpaavat lähes kaikille

Viimeisen vuoden sisään yhteisötyökalut (tai enterprise social tai ”sisäinen some”, tälläkin lapsella on monta nimeä) ovat aloittaneet rynnistyksen Suomen työpaikoille. Tutkimme aihetta Sinisessä Meteoriitissa kesän ja alkusyksyn aikana. 63 eri organisaatioiden edustajaa vastasi, ja tulos puhuu omaa kieltään: suurella osalla vastanneista organisaatioista on käytössä joku yhteisötyökalu tai he ovat ottamassa sellaista käyttöön. Vain kahdeksan prosenttia ei usko omassa organisaatiossaan digitaalisen yhteisöllisyyden voimaan.

Ehkäpä suurin syy saaduille tuloksille on se, että yritysten oma viestintä on monesti hyvin paradoksaalisessa tilassa – viestintää ja tietoa on saatavilla enemmän kuin koskaan, mutta samaan aikaan oman organisaation sisällä tieto ei liiku, eikä tieto kohtaa sen tarvitsijaa. Jähmettyneellä viestinnällä ja toiminnalla puolestaan ei enää täytä asiakkaiden odotuksia, puhumattakaan kansainvälisessä kilpailussa pärjäämisestä.

Saamamme tulokset kertoivatkin myös selkeistä hyödyistä sisäisessä viestinnässä ja yhteistyön tehostumisessa; kun yksisuuntaisesta tiedottamista ja loputtomista CC-mailiketjuista päästään keskustelemaan, syntyy jalostuneempaa tietoa, uusia ideoita, jopa parempaa kilpailukykyä. Se jos mikä on innostavaa!

Kulttuurin muutos haastaa organisaation tavat ja viestintäammattilaisen arjen

No miksi sitten kaikki eivät ole jo mukana? Eniten vastahankaan asettuu organisaation kulttuuri. Harva organisaatio sai täydet tehot irti yhteisöstään, sillä ihmisiä ei noin vain saakaan innostettua ja sitoutettua mukaan. Jotta yhteisön saa oikeasti voimavaraksi, pitää organisaation saada mukaan kriittinen massa porukkaa, johdon aktiivista läsnäoloa unohtamatta.

Viestijänä kannustaisin jokaista alan ammattilaista miettimään myös omaa nykyistä ja tulevaa rooliaan yhteisön viestijänä; uusien työkalujen myötä muuttuu myös meidän arkemme, aivan kuten sähköpostin kanssa aikanaan.

Kun tiedon jakamisen kontrollista siirrytään yhteisön ohjaamiseen ja valmentamiseen, siirtyy fokus kokonaiskuvaan ja organisaation kehittämiseen viestinnän avulla. Leikillisesti olenkin kutsunut nykyajan viestijää uusien toimintamallien matkasaarnaajaksi.

Yhteisöviestijöiden roolin muuttuminen on laajemmin osa sitä kulttuurin muutosta, jota monet organisaatiot kipeästi tuntuvat kaipaavan. Miten meillä suhtaudutaan avoimuuteen? Miten kannustamme koko henkilöstöä osallistumaan uuden kehittämiseen? Mikä on se sisäisen viestinnän ongelma, johon kaikkein kiperimmin kaivattaisiin helpotusta? Miten tämä ongelma voitaisiin ratkaista yhteisöllisesti?

Viestijänä kysy itseltäsi näitä kysymyksiä ja keskustele niistä organisaatiosi johdon kanssa. Uskon, että vastausten kautta löytyvät oikeat keinot siirtyä viestinnän tuskasta sosiaalisen pääoman rakentamiseen.