Saan usein kuulla työssään kirjoittavien kertomuksia tekstin tuottamisesta. Moni kuvaa prosessia ahdistavaksi ja sumuiseksi. Kirjoittamista vältellään viimeiseen asti eikä jälkikäteen ole oikein käsitystä siitä, miten teksti päätyi paperille. Tekijälle kokemus on epämiellyttävä, vaikka lopputulos voi olla oikein hyvä.

Olisi huolestuttavaa, jos ammattilaiset kuvailisivat mitä tahansa muuta osuutta työssään samalla tavalla: lääkäri diagnoosin tekemistä tai sähkösuunnittelija suunnitelmansa valmistumista. Harvassa ammatissa tekstin tuottaminen on asiantuntemuksen ydintä, ja siksi kirjoitustaitoa pidetään työelämässä usein itsestäänselvyytenä.

Kaikki eivät pysty tuottamaan kiinnostavia, helppolukuisia ja viimeisteltyjä tekstejä tai ymmärrä eroa tekstilajien välillä.

On kuitenkin eri asia naputella firman sisäistä muistiota kuin tuottaa timanttisia blogitekstejä. Kaikki eivät pysty tuottamaan kiinnostavia, helppolukuisia ja viimeisteltyjä tekstejä tai ymmärrä eroa tekstilajien välillä.

Voisi tietysti ajatella, että korkeakoulutuksen saaneet ovat harjaantuneet kirjoittamisessa opintojensa aikana. Opintoihin kuuluu toki kirjoittamista, mutta se ei välttämättä kehitä työelämässä tarpeellisia taitoja. Kävin juuri kouluttamassa lopputyötään aloittelevia teekkareita, jotka kaipasivat opastusta siinä, miten kirjoittamisesta tulisi helpompaa ja sujuvampaa. Opintojen aikana oli saanut palautetta ainoastaan oikeakielisyydestä.

Tekstivaltaisessa yhteiskunnassa kirjoitustaitoa pitäisi arvostaa nykyistä enemmän, myös työelämässä ja yritysten johtoryhmissä.

Töissä kaikki kirjoittavat

Nykyisessä työelämässä monen työajasta iso osa kuluu kirjoittamiseen, sillä kirjallinen ilmaisu on arkea yritysten sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Helsingin Sanomat kirjoitti kuun alussa isosti luku- ja kirjoitustaidosta, ja jutussa kerrottiin, miten Teollisuusliitto kouluttaa jatkuvasti metallimiehiä ja -naisia kirjoittamaan. He valitsivat alansa ajatellen, etteivät joudu tekstin kanssa tekemisiin, mutta joutuvat nyt raportoimaan kirjallisesti päivittäin.

Moni yritys toivoo, että asiantuntijat kirjoittaisivat lennokkaita tekstejä firman blogiin, mutta välineitä kirjoittamiseen ei anneta.

Takana ovat ne ajat, jolloin kirjoitustaidon kehittäminen oli lähinnä ammattikirjoittajien, eli toimittajien, kirjailijoiden, tutkijoiden, kääntäjien ja viestintäasiantuntijoiden, oikeus ja velvollisuus. Sujuvasta tekstin tuottamisesta on tullut kallis taito monessa muussakin ammatissa.

Moni yritys esimerkiksi toivoo, että asiantuntijat kirjoittaisivat lennokkaita tekstejä firman blogiin, mutta välineitä kirjoittamiseen ei anneta. Tekstien oletetaan syntyvän ohimennen, joskus jopa omalla ajalla. Sujuvasta kirjoitustaidosta hyötyisivät bloggaajien lisäksi monet muutkin. He, jotka kirjoittavat sähköposteja, raportteja, arviointeja, chat-viestejä asiakkaille, mitä tahansa, mikä on tarkoitettu muiden silmille.

Paremmaksi ajattelijaksi

Kirjoittajana kehittyminen kohentaa monia muitakin taitoja. Danske Bankin myyntijohtaja Jyri Behm kertoo henkilökohtaisessa blogissaan, miten kirjoittajana kasvaminen on tehnyt hänestä paremman viestijän ja ammattilaisen sekä lisännyt luovuutta.

Luulen, että kirjoitustaidon kehittäminen jää työelämässä helposti jalkoihin myös sen vuoksi, että laadukkaan tekstituotannon hyötyjä on vaikea mitata.

Listasin neljä perustelua, joiden avulla yrityksen johdon voi vakuuttaa siitä, että työntekijöiden kirjoitustaitoa kannattaa kehittää.

1. Hyvä kirjoitustaito säästää aikaa.

Kirjoittamisen suunnittelu ja aikatauluttaminen onnistuvat helpommin, jos kirjoittaja osaa jakaa tekstin synnyttämisen useaan vaiheeseen: tekstin tuottamiseen, arviointiin ja viimeistelyyn.

Kirjoittamista ei enää tarvitse vältellä, koska tekstin tuottaminen ei ole epämääräinen möykky, johon on vaikea tarttua.

2. Viesti menee perille.

Yksiselitteinen ja selväsanainen viesti menee perille ja ihmiset toimivat niin kuin kirjoittaja on tarkoittanut. Aikaa ei kulu sen tankkaamiseen, mitä tekstissä itse asiassa sanotaan.

Lisäksi hyvän kirjallisen ilmaisun ansiosta vältytään monelta väärinkäsitykseltä, joita voi syntyä esimerkiksi sopimusten tai isojen projektien esivalmistelussa, jos sitä tehdään pelkän kehnon kirjallisen viestinnän varassa.

3. Yritys tai organisaatio näyttää uskottavalta ulospäin.

Sujuva, selväsanainen, käytännönläheinen ja vastaanottajan huomioiva viestintä kielii asiantuntemuksesta ja ammattitaidosta. Yritysblogit ovat vain jäävuoren huippu, kun tarkastellaan kaikkea kirjallista viestintää, mikä yrityksestä lähtee ulos.

Monessa firmassa kirjoitetaan päivittäin satoja sähköposteja, some-viestejä ja erilaisia asiakirjoja asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille. Viestintätoimistoa voi käyttää esitteiden tekemiseen, mutta sähköposteja ei voi ulkoistaa.

4. Luovuus ja ongelmanratkaisutaidot paranevat.

Kirjoittamisen ongelmiin erikoistunut psykologi Robert Boice kertoo kirjassaan Professors as writers tutkimuksestaan, jonka mukaan ihmisten ongelmanratkaisutaidot ja luovuus paranevat, jos he kirjoittavat paljon. Jos kirjoittamisen taidot ovat ruosteessa, tekstiä ei voi millään syntyä yhtä paljon kuin heiltä, joilla on omat, toimivat kirjoittamisrutiinit ja jotka tuntevat kirjoittamisen prosessin.