Viestinnän johtaminen on jatkuvaa valintojen tekemistä ja neuvottelua. Tässä tekstissä esitellään johtamisen tueksi malli, viestinnän johtamisen timantti, joka auttaa viestijöitä priorisointityössä.

Viestintää ei ole koskaan tarpeeksi. Eri ryhmät tarvitsevat heille kohdistettua viestintää, monissa muodoissa ja eri kielillä, mutta kaikki oikea-aikaisesti. Valtava työmäärä ja loputon toiveiden tynnyri voivat hämmentää ja uuvuttaa viestijän. Tiivis yhteistyö johdon ja ydintoimintojen kanssa on välttämätöntä, jotta priorisointi tehdään yhdessä eikä vain viestinnän työpöydältä käsin. Viestinnän johtaminen onkin jatkuvaa valintojen tekemistä ja neuvottelua siitä, mikä on tärkeintä ja millä tasolla eri asioita hoidetaan.

Mielestämme priorisointia pitää tarkastella sekä johtamisen rakenteiden kautta että henkilökohtaisena oman työn johtamisen taitona. Molempia tarvitaan kestävää lopputulosta varten. Kun viestintää johdetaan hyvin, sillä voidaan auttaa organisaatiota onnistumaan ydintoiminnassaan paremmin ja välttää viestijöiden uupuminen. Arkinen viestintätyö on usein luonteeltaan operatiivista, mutta sen johtaminen ei voi sitä olla. Tätä teemaa käsittelemme laajasti kirjassamme Viestinnän johtaminen strategiasta tuloksiin (AlmaTalent 2021).

Timantti avuksi priorisointiin

Viestinnän johtamisen timantti on malli, jonka avulla organisaatiossa voidaan kehittää projektin tai viestinnän johtamista.

Viestinnän johtamisen timantin kolme ensimmäistä kulmaa, strategisuus, suunnitelmallisuus ja vastuullisuus, sisältävät ajatuksen priorisoinnista johtamisen eri tasoilla. Viestijän tulee tietää mitä tavoitellaan, tehdä se suunnitelmallisesti ja arvioida onnistumista.

Seuraavaksi käymme läpi timantin kulmia ja niiden näkökulmia priorisointiin.

Strategista

Viestinnän johtamisen tärkein työkalu on viestintästrategia. Siinä organisaation strategiset tavoitteet puretaan viestinnän tavoitteiksi. Lisäksi se ohjaa koko organisaatiota viestimään samalla tavalla. Se myös auttaa perustelemaan, miksi tiettyä kehittämistä ei lähdetä toiveista huolimatta edistämään, jos resurssit ovat niukat.

Suunnitelmallista

Viestintästrategia viedään käytäntöön viestinnän vuosisuunnitelman ja viestintäsuunnitelmien kautta. Teoriassa vain strategiassa tehdyt valinnat siirtyvät suunnitelmalliselle tasolle. Todellisuudessa strategisiakin valintoja on yleensä paljon, ja ne kilpailevat eri puolilta organisaatiota tulevien toiveiden kanssa.

Suunnitelmallisuus auttaa hahmottamaan, missä kaikessa viestintää tarvitaan. Viestintäsuunnitelma on usein happotesti sille, onko toiminnan tavoitteet todella määritelty. Sen jälkeen päästään tarkentamaan viestinnän tavoitteet. Usein vasta suunnitelmat tekevät viestinnän kokonaisuuden ymmärrettäväksi muulle organisaatiolle.

Kun huomataan, että organisaation tarpeet ovat paljon suuremmat kuin viestinnän resurssit, priorisointi pitää tehdä yhdessä johdon kanssa. Yhdessä voidaan sopia uusista aikatauluista, kirkastaa eri teemojen tavoitetasoa tai lisätä resursseja. Tällöin viestinnällä on oltava oma näkemys siitä, millä osa-alueella on välttämätöntä edetä, ja toisaalta siitä, millä osa-alueilla on mahdollista edetä ripeästi pienelläkin panostuksella.

Vaikuttavaa

Mittaaminen auttaa priorisoinnissa silloin, kun se ohjaa kehittämään ja karsimaan viestintää. Jos kerta toisensa jälkeen huomataan, että uutiskirjettä ei avata tai sen tilaajamäärät eivät kasva suhteessa kohderyhmän kokoon, uutiskirjettä pitää joko kehittää tai siitä pitää uskaltaa luopua.

Joskus kanavista ja tekemisestä tulee omalle organisaatiolle rakkaita, vaikka tulokset eivät osoita kehitystä. Instagramin julkaisuja on kiva tehdä, ja toimitusjohtajakin sen aina huomaa. Mainiota, jos tavoitteena on toimitusjohtajan sitouttaminen sosiaaliseen mediaan! Viestinnän tulosten ja vaikuttavuuden arvioinnin pitää auttaa viestinnän kehittämisessä, ja tuloksia kannattaa käydä säännöllisesti läpi ydintoiminnan ja johdon kanssa.

Viestinnän johtamisen timantin viimeisiä kulmia – vuorovaikutusta ja vastuullisuutta – kehitetään monessa organisaatiossa voimakkaasti ja vauhdilla. Myös tätä kehittämistä on tärkeää katsoa priorisoinnin silmälasien läpi.

Vuorovaikutteista

Kun lähdetään kehittämään vuorovaikutusta, tehdään sekin suunnitelmallisesti. Kenen tai keiden kanssa on ensiarvoisen tärkeää käydä vuoropuhelua, jotta edistämme strategisia tavoitteitamme? Missä kanavissa vuoropuhelua käydään, kasvokkain tai digitaalisesti? Mistä teemoista on erityisen tärkeää keskustella?

Kaikkien kanssa ei voi keskustella kaikesta ja jokaisessa kanavassa yhtä aikaa. Organisaatio ei muutu yhdessä yössä toimialansa tuppisuusta vuorovaikutusvelhoksi. Muutokselle pitää antaa aikaa.

Vastuullista

Eettiset periaatteet ohjaavat viestintää valintatilanteissa samoin kuin arvot ohjaavat organisaation ydintoimintaa. Onko vastuullinen toiminta strateginen valinta organisaatiossa ja näkyykö se läpileikkaavana teemana kaikessa toiminnassa? Vai otetaanko vastuullisuusajattelussa vasta ensimmäisiä askeleita? Vastuullisuusviestintää ja viestinnän vastuullisuutta voi kehittää palanen kerrallaan.

Organisaatioiden viestinnän johtamisessa vaikuttaa usein olevan vahvoja ja heikompia osa-alueita. Yksittäistä timantin kulmaa ei kannata ylisuorittaa, ja toisaalta oman organisaation heikoimmat kulmat täytyisi saada vahvistettua. Parhaiten strategiasta tuloksiin päästään, kun tavoitellaan viestinnän johtamisen timantissa tasapainoista ja priorisoitua kokonaisuutta.

Viestinnän johtamisen timantti esitellään elokuussa 2021 ilmestyneessä Viestinnän johtaminen strategiasta tuloksiin -kirjassa, jonka teemana on viestinnän onnistuminen organisaation ytimessä ja yhteistyössä liiketoiminnan kanssa.

Haluatko oppia lisää viestinnän johtamisesta? Tule mukaan 1.2.2022 webinaarikoulutukseen, jossa blogitekstin kirjoittajat Jenni Vuorio ja Pipsa Lotta Marjamäki johdattavat meidät viestinnän onnistuneeseen johtamiseen timantin kautta! Tutustu ja ilmoittaudu mukaan täällä.