Viestintä on olennainen osa valtioneuvoston johtamista. Siksi viestintätoiminnon on oltava sekä hallituksen että kaikkien ministeriöiden muodostaman valtioneuvoston strateginen kumppani.

Valtioneuvostossa työskentelee lähes 5000 henkilöä, joista toista sataa viestinnän ammattilaisia. Valtioneuvoston viestinnän tehtävänä on toisaalta avoimuuden edistäminen sekä vuorovaikutuksen lisääminen kansalaisten ja sidosryhmien kanssa, ja toisaalta – muun valtioneuvoston virkakunnan tavoin – edistää hallitusohjelman toteutumista. Poliittisessa toimintaympäristössä näiden tavoitteiden välillä on joskus jännitteitä ja on selvää, että hallitus haluaa viestinnässään korostaa politiikkansa myönteisiä vaikutuksia. Virkamiesviestinnän pitää kuitenkin aina noudattaa valtionhallinnon viestintäsuositusta, jonka mukaan viestinnän tulee olla avointa, luotettavaa, tasapuolista, ymmärrettävää, vuorovaikutteista ja palveluhenkistä.

Tasapainoilu erilaisten tavoitteiden ristipaineissa ei ole ainoa virkamiesviestinnän erityispiirre. Vaikka viestinnällä on tyypillisesti pitkä suunnitelmallinen ja näkymätön taustakulku, näyttäytyy politiikka julkisuudessa usein kaoottisena reagointina ulkoisiin tai sisäisiin ärsykkeisiin. Tempo on nopeutunut eikä some odota seuraavaan päivään. Jos tilannekuva on joskus hukassa asian päällä istuvalla poliitikolla, ei viestintäkään pysy perässä. Mitä sitten tarvitaan, jotta viestintä voisi tukea hallitusta strategisena toimintona ja kumppanina?

Tarkoitamme strategisella viestinnällä ja kumppanuudella sitä, että viestinnän ammattilaiset, virkamiesjohto ja poliittinen johto pyrkivät kohti yhteistä tavoitetta siten, että viestintä on vuorovaikutteista ja jatkuvaa asioiden kaikissa vaiheissa. Tämä edellyttää johdon sitoutumista yhdessä sovittuihin viestintäperiaatteisiin, aktiivista johtamisviestintää sekä viestinnän ammattilaisten kyvykkyyttä strategiseen työhön. Myös odotusten viestinnän roolista ja tehtävistä täytyy kohdata.

Odotusten kohtaaminen ja dialogi vievät strategisiin voittoihin

Yhteistyö onnistuu parhaiten, kun sekä johdolla että viestinnän ammattilaisilla on yhteinen käsitys viestinnän tehtävistä, rooleista ja odotuksista. Nelikentän ruuduissa 1 ja 4 näin tapahtuu. Ruudussa 1 esitetty yhteistyö on kuitenkin operatiivista, eikä johda strategisiin voittoihin. Ruudussa 2 viestinnän resurssit ovat vajaakäytössä ja osaajat turhautuvat, koska johto näkee viestinnän vain osana operatiivisia suoritteita, kuten tiedotteita, verkkosivuja tai somekampanjoita. Vastaavasti ruudussa 3 viestinnän ammattilaiset eivät kykene vastaamaan johdon odotuksiin, sillä heidän osaamisessaan on puutteita: johto turhautuu ja pettyy saamaansa tukeen. Tavoiteltavaa ideaalitilannetta kuvaamme ruudussa 4. Silloin sekä johto että viestinnän ammattilaiset luottavat toisiinsa ja näkevät viestinnän strategisena toimintona. Molemmilla on sekä kykyä että halua jatkuvaan dialogiin ja strategiseen yhteistyöhön.

Yhteinen tilannekuva ja luottamus syntyvät dialogissa

Odotusten lisäksi yhteisen tilannekuvan pitää olla kirkas. Poliittisilla päätöksentekijöillä, virkamiesjohdolla sekä viestinnän ammattilaisilla tulee olla jaettu käsitys hallituksen keskeisistä tavoitteista, kulloisista prioriteeteista sekä tilannekuvasta. Jos käsitys nykytilasta tai tavoitteesta, joihin pyritään, on hämärä, ei viestintä voi onnistua tukemaan johtoa tavoitteen saavuttamisessa. Viestintä ei ole irrallinen, tekninen toiminto.

Yhteinen tilannekuva ja ymmärrys tavoitteista rakentuvat tiiviissä yhteistyössä. Parhaimmillaan jatkuva dialogi johtaa luottamukseen.

Virkamiehet ja poliittiset päätöksentekijät tulisi johdattaa jatkuvaan keskusteluun luomalla rakenteita ja epämuodollisia tilanteita, jotka pakottavat säännölliseen keskusteluun. Yhteinen käsitys tilannekuvasta, tavoitteista tai keinoista, joilla niihin päästään, ei voi syntyä eikä pysyä yllä ilman jatkuvaa ja systemaattista vuoropuhelua. Dialogi ei voi jäädä satunnaiseksi tai sattumanvaraiseksi.

Jatkuvassa muutoksessa oleva toimintaympäristö ja poliittisesti herkät uudistukset vaativat poliittiselta johdolta aktiivista sanoitusta. Halutun suunnan selkeä kommunikointi ja asian yhteinen pohdinta luovat myös työkulttuuria ja työhyvinvointia. Periaatetta, jossa henkilökunnalle kerrotaan aina ensin, saattaa olla vaikea toteuttaa valtioneuvoston kaltaisessa organisaatiossa, mutta siihen tulee aina pyrkiä. Useimmiten sama viesti toimii ulkoisissa ja sisäisissä kanavissa. Parhaimmillaan työyhteisöviestintä sitouttaa ja motivoi henkilöstöä ja auttaa vastaamaan myös muilta sidosryhmiltä tuleviin kysymyksiin. Valtioneuvoston yhteinen organisaatiokulttuuri rakentuu yhteisen tavoitteen, yhteisen johtamisen ja yhteisen tekemisen kautta.

Luottamus sallii aktiivisen haastamisen

Luottamus sekä selkeästi määritellyt roolit ja tehtävät antavat tilaa myös kriittiselle keskustelulle ja haastamiselle. Viestijöiden tulee olla rohkeita sekä valmiita tuomaan esille ideoitaan hallitusohjelman viestinnän tehostamiseksi. Kannattaa olla itse proaktiivinen erityisesti potentiaalisissa kriisitilanteissa tai silloin, kun viestinnälle tulee yllättävä mahdollisuus. Työssä onnistuminen edellyttää politiikan tilannetajua, yleissivistystä sekä kiinnostusta uusien sisältöjen oppimiseen. Viestijöiden tulee myös jatkuvasti haastaa johtoa keskusteluun viestinnän merkityksestä sekä lunastaa paikkansa osana valtioneuvoston strategista johtamista. Viestinnän ammattilainen on valmis joustamaan ja mukautuu toimintaympäristöön, jossa tilannekuva ja tavoitteet voivat muuttua nopeasti.

Kirjoittajat julkaisivat 28.2.2019 kirjoituksen Ulkokehältä strategiseksi kumppaniksi, jossa he esittelevät suosituksiaan valtioneuvoston viestinnän kehittämiseksi.