Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaanedustustojen uusi visuaalinen ilme esitellään torstaina 18. tammikuuta, tämän kirjoituksen julkaisupäivänä. Kerron tässä kirjoituksessa, miksi uudistukseen lähdettiin, miten se eteni ja mitä sillä tavoittelemme.

Ulkoministeriön viestintästrategian ensimmäinen lause on: ”Ulkoministeriön maine syntyy siitä, mitä se tekee.”

Maailma muuttuu ja ulkoministeriön työ sen mukana. UM:n edellinen ilme oli 11 vuotta vanha, eikä se enää kuvastanut tapaa, jolla ulkoministeriö nyt toimii. Lisäksi vanhaan ilmeeseen liittyi teknisiä pulmia, jotka piti korjata, jotta käyttö eri digialustoilla olisi helpompaa. Muitakin syitä uudistukseen oli, mutta tärkein oli päivittää UM:n ilme "toiminnallisemmaksi".

On mahdoton päästä yksimielisyyteen visuaalisen ilmeen uudistaminen kaltaisessa voimakkaita tunnereaktioita aiheuttavassa hankkeessa.

Ulkoministeriö on muutaman viimeksi kuluneen vuoden aikana uudistanut viestintästrategiansa, viestintäorganisaationsa, viestintää koskevat toimintatapansa ja viestinnän työvälineet. Visuaalisen ilmeen uudistaminen on viimeinen jäljellä olevista suurista uudistushankkeista. Se puolestaan kytkeytyy ulkoasiainhallinnon (ministeriö ja ulkomaanedustustot) viime vuonna tarkistettuihin strategisiin painopisteisiin. Näin UM poikkeaa tavasta, jossa ensin palkataan toimisto uudistamaan logo ja visuaalinen ilme ja vasta sen jälkeen ryhdytään miettimään organisaation työn ydintä, missioita ja ydinsanomisia.

Ulkoministeriössä on ulkomaanverkko mukaan lukien noin 2 400 työntekijää. On mahdoton päästä yksimielisyyteen visuaalisen ilmeen uudistaminen kaltaisessa voimakkaita tunnereaktioita aiheuttavassa hankkeessa. UM:n viestintäosasto lähti uudistuksessa siitä, että mitä tahansa hattaraa ei voi hyväksyä, vaan sen täytyy sopia työntekijöittemme ajatusmaailmaan.

Työntekijöille tehty Webropol-kysely näytti vahvistavan käsitystä ulkoministeriöstä – nimihän vaihdettiin tämän vuoden alusta osana uudistusta ulkoasiainministeriöstä ulkoministeriöksi.

Tästä syystä oli hyvä kysyä jo ennen varsinaisen suunnittelutyön aloittamista, kuinka työntekijämme näkevät oman työpaikkansa. Työntekijöille tehty Webropol-kysely näytti vahvistavan käsitystä ulkoministeriöstä – nimihän vaihdettiin tämän vuoden alusta osana uudistusta ulkoasiainministeriöstä ulkoministeriöksi – perinteeseen nojaavana organisaatiosta.  Erityistä kiintymystä osoitettiin vanhassakin tunnuksessa ollutta leijonaa ja sinistä väriä kohtaan. Suurta sympatiaa ei tunnettu vanhaa merkkiä ympäröinyttä formin.finland.fi -verkkosivuosoitetta kohtaan.

Suunnittelu sujui

Viestintäosastomme osaa monia asioita, mutta visuaalisen ilmeen kokonaissuunnittelu ei kuulu näihin. Halusimme varmistaa, että saamme toimivan suunnittelijasuhteen. Ensiksi palkkasimme Esa Ojalan ja Timo Muhosen konsulteiksi kartoittamaan kanssamme, mitkä toimistot kannattaa valita kilpailutukseen. Kilpailutuksen ja ennakkotöiden kautta tekijäksi valikoitui suunnittelutoimisto 358 ja pääsuunnittelijaksi Mikael Kivelä.

Työn kestäessä pääsuunnittelija jalkautui ministeriön käytäville vastaamaan alustavien hahmotelmien herättämiin kysymyksiin ja kommentteihin.

Hyvä valinta, sillä suunnittelutyö sujui. Työn kestäessä pääsuunnittelija jalkautui ministeriön käytäville vastaamaan alustavien hahmotelmien herättämiin kysymyksiin ja kommentteihin. Näin pyrimme varmistamaan sen, että kun ilme aikanaan valmistuu, UM:n väki hyväksyy tehdyt perusratkaisut. Mikael Kivelälle voi antaa kiitoksen. Heikkohermoisempi olisi menettänyt malttinsa monikulmaisen organisaation ristiriitaisten mielipiteiden ja pyyntöjen keskellä.

Suurimpia ongelmia aiheutti uuden ilmeen ajaminen kaikkiaan noin sataan sovellukseen. Vaikeusastetta lisäsi se, että samaan aikaan uudistuksemme kanssa jouduimme odottelemaan valtioneuvoston kansliassa tekeillä olevaa integraatiota, joka vaikuttanee myös ministeriöitten viestintään. Paljon palaveriaikaa ja kahvia kului. Ministeriön luonteeseen kuuluu myös moniportainen päätöksentekojärjestelmä. Pidimme olennaisena sitä, että kaikki tasot pidetään mukana uudistuksen vaiheissa. Niinpä asiaa esiteltiin suunnitteluprosessin aikana muun muassa ulkoministeriön suppeassa johtoryhmässä, laajassa johtoryhmässä, yt-johtokunnassa ja henkilökunnalle pidetyissä infotilaisuuksissa. Ja päälle kaikki suunnittelukokoukset joissa käsitellyt asiat liikkuivat yhden lomakkeen päivityksen aiheuttamien ongelmien ja hankkeen kaatumisen välillä. Se onko merkki pyöreä, ellipsi vai särmikäs oli moniin muihin kysymyksiin verrattuna loppujen lopuksi helppo ratkaisu.

Mistä Globaalit suhdanteet -nimellä kulkeva ilme kertoo?

Ilme kuvaa maailman murroksessa vakaasti työtä tekevää toimijaa. Sinisävyisen perusmerkin pallolla näkyy virtauksia, jotka vaikuttavat Suomeen, ja joihin Suomi ulkoasiainhallinnon kautta vaikuttaa. Näissä kentissä ulkoasiainhallinto (ministeriö ja ulkomaanedustustot) rakentaa työllään maailmasta parempaa paikkaa.

Merkki reagoi ääneen, kosketukseen ja dataan

Ilmeen keskiössä olevan maapallomerkin erikoisuutena on sen toiminnallisuus digitaalisissa ympäristöissä. Merkin maapallolle on rakennettu oma käyttöliittymä, joka pystyy vastaanottamaan reaaliaikaisia datasignaaleja. Tämän kautta ulkoasiainhallinto voi uudella tavalla viestiä sille tärkeistä teemoista ja visualisoida eri kulmia maailman tapahtumista. Dynaaminen merkki kykenee reagoimaan esimerkiksi tilastotietoon tai ääneen.

UM:llä ei jatkossa ole myöskään ns. yhtä brändiväriä vaan laaja väripaletti, josta kaikki ulkoasiainhallinnon toimijat voivat valita käyttötarkoitukseensa parhaiten sopivat värit.

Ilmeen lanseeraustilaisuudessa Matka 2018 -messuilla uutta ominaisuutta hyödynnetään matkustustiedon visualisointiin yli kaksimetriselle puolipallolle. Käsittääkseni tämä on täysin uudentyyppinen tapa ajatella organisaation käytössä olevaa merkkiä, joten käyttötapojen kehittely on vasta alkamassa. Olennaista on, että voimme ilmaista jotakin asiaa virallisen merkkimme avulla. UM:llä ei jatkossa ole myöskään ns. yhtä brändiväriä vaan laaja väripaletti, josta kaikki ulkoasiainhallinnon toimijat voivat valita käyttötarkoitukseensa parhaiten sopivat värit.

Projekti on edennyt aikataulussa ja pysynyt budjetissaan. Tästä kiitos kuuluu projektipäällikkönä toimineelle viestintäsuunnittelija Sanna Silventoiselle ulkoministeriön viestintäosastolta.

Prosessin onnistuminen nähdään parin tulevan vuoden aikana. Jos työntekijämme kokevat sen omakseen olemme jo pitkällä. Kysehän on meidän kaikkien Suomen ja suomalaisten eteen tehtävän työn ilmentämisestä.