Datasta puhutaan uutena öljynä, joka pyörittää taloutta ja tekee omistajansa satumaisen rikkaaksi. Kun katsotaan datajättien Amazonin tai Googlen pörssikursseja, on vaikea väittää vastaan. Niiden satojen miljardien markkina-arvo perustuu käyttäjädatan avulla luotuun kassavirtaan. Data on niiden arvokkainta pääomaa.

Dataan perustuva arvontuotanto ei ole vain suurten digiyritysten käsillä oleva mahdollisuus. Data on todennäköisesti myös sinun yrityksessäsi merkittävä resurssi. Datan avulla tuotetaan haluttuja palveluita ja saumatonta asiakaskokemusta, optimoidaan päätöksentekoa ja prosesseja, myydään ja markkinoidaan tehokkaasti. Listaa voi jatkaa pitkään. Ehkä parempi kysymys olisi, mitä datan avulla ei tehdä.

Datasta puhuttava yhdessä

Datan vyöry eri toimintoihin näkyy myös viestinnän ja vastuullisuuden ammattilaisten agendalla. Sisäisillä ja ulkoisilla sidosryhmillä on kasvava tarve ymmärtää, miksi yritykset tarvitsevat dataa, mitä sillä tehdään ja miten siitä huolehditaan? Miten datan avulla tuotettu arvo jaetaan? Miten yritys parantaa datan avulla maailmaa? Teknologian, tuottavuuden ja tehokkuuden rinnalle nousevat reiluuden ja vastuullisuuden kysymykset. Viestinnän ammattilaisia tarvitaan tuomaan nämä teemat eri puolilta organisaatioita saman pöydän ääreen.

Data on Damokleen miekka

Uutiset tietosuojaloukkauksista, kyberrikollisuudesta ja epäeettisestä datan käytöstä osoittavat, että datan käytön huolellisuus ja vastuullisuus on tärkeätä varmistaa. Facebookin Cambridge Analytican tai vaikkapa Trafin ajokorttipalvelun kohtaamat kriisit muistuttavat, että data on haltijoilleen kuin Damokleen miekka.  Osaavissa käsissä liiketoiminnan arvokkain resurssi ja suurten mahdollisuuksien tarjoaja, mutta väärin tai taitamattomasti käytettynä vakavien ongelmien lähde.

Ei siis ihme, että Sitran Reilun datatalouden IHAN-hankkeen teettämässä kyselyssä 43 prosenttia suomalaisista kertoi luottamuksen puutteen estävän heitä käyttämästä digitaalisia palveluja. Datasta voi tulla ihmiskunnan supersankari ja yrityksille uuden ajan öljy, mutta tämä edellyttää luottamusta dataa ja sen hyödyntäjiä kohtaan.

Läpinäkyvyys lisää luottamusta

Avaimet luottamuksen rakentamiseen ovat meidän viestijöiden käsissä. Dataan liittyvää luottamusta rakennetaan parhaiten tinkimättömällä läpinäkyvyydellä ja aktiivisella dialogilla. Yritysten kannattaa edistää vuoropuhelua sidosryhmiensä kanssa osallistumalla aktiivisesti keskusteluun datan käytöstä sekä viestimällä datan käytöstään ja toimintamalleista ymmärrettävästi. Havaitut epäkohdat on tunnistettava ja korjattava nopeasti, kuten kävi myös Trafin tapauksessa.

Luottamuksen arvoinen yritys tai julkisen sektorin toimija viestii käytännönläheisesti myös, mitä arvoa se tuottaa sidosryhmilleen ja itselleen dataa hankkimalla, jalostamalla, jakamalla ja hyödyntämällä. Tämä perustelee sidosryhmille, miksi se on sille annetun datan arvoinen ja millä tavoin se parantaa maailmaa datan avulla.  Dataan liittyvä läpinäkyvyys vahvistaa yrityksen mainetta ja toiminnan merkitystä. Tällä on paljon merkitystä asiakkaiden lisäksi myös työntekijöille ja työnhakijoille.

Viestijän osattava katsella dataa helikopterista

Usein yrityksissä ja organisaatioissa huomataan, että data on kaikkialla, mutta viime kädessä ei missään. Huippuosaajat ympäri talon vastaavat sen hankkimisesta, varastoinnista, analytiikasta, hyödyntämisestä ja riskienhallinnasta, mutta datakokonaisuutta ei välttämättä johdeta strategisesti, teknologia, arvontuotanto ja vastuullisuus yhdistäen. Datalla ei ole yhtä ääntä. Viestintä datasta ajautuu helposti yksittäisiksi nostoiksi teknologiasta, määräystenmukaisuudesta tai vaikkapa kehitetyistä datapalveluista.

Nostoissa ei ole mitään haitallista. Ne ovat mielenkiintoista uutisvirtaa, joka rakentaa yrityksen mainetta datakyvykkäänä toimijana. Mutta jos sama yritys ei itse osaa kytkeä niitä osaksi laajempaa kertomusta datasta, jää vastuu kokonaisuuden hahmottamisesta kuulijalle. Viimeistään tällaisessa tilanteessa viestinnän ammattilaisen on hyvä ottaa kokonaisuus haltuun.

Tietotilinpäätös auttaa käytännössä

Kun datalle halutaan antaa yksi, eri sidosryhmissä resonoiva ääni, on tarpeen ryhtyä kehittämään strategista ja arvopohjaista viestintää datan merkityksestä ja hyödyntämisestä. Eräs käytännöllinen menetelmä tähän tarkoitukseen on integroidun tietotilinpäätöksen ja siihen sisältyvän tietotaseen tekeminen.

Tietotilinpäätöksen tekeminen alkaa datakokonaisuuden mallintamisesta ja datan merkityksen laajasta ymmärtämisestä osana yrityksen toimintaa ja strategiaa. Integroitu tietotilinpäätös kuvaa, miten yritys tuottaa datan avulla arvoa eri tasoilla, ulottuen asiakkaista ja omasta toiminnasta laajempiin yhteiskunnallisen tason vaikutuksiin.

Tietotilinpäätös auttaa kertomaan kiinnostavasti ja läpinäkyvästi datan hallinnasta ja hyödyntämisestä, kehittämisen ja vastuullisuuden painopisteistä, kyvykkyyksien kehittämisestä sekä määräystenmukaisesta käsittelystä. Siihen sisältyvän tietotaseen avulla kuvataan yrityksen tärkeimmät tietopääomat ja niiden avulla tuotetut datapalvelut sekä näiden väliset johtamisen, kyvykkyyksien kehittämisen, vastuullisuuden ja määräystenmukaisuuden tavoitteet ja toimintamallit. Tietotilinpäätös kuvaa tasapainoisesti sekä tiedon johtamista että tiedolla johtamista.

Tietotilinpäätös on yritysmaailmassa vielä varsin uusi konsepti, mutta esimerkiksi OP Ryhmä on edelläkävijänä julkaissut omaa tietotilinpäätöstään vuodesta 2018 lähtien. Paras julkisen sektorin toimija on vuonna 2015 raportoinnin aloittanut Traficom edeltäjineen. Ennustan, että lähivuosina näemme uusia tietotilinpäätöksiä erityisesti aloilta, joilla tiedolla johtamisella on keskeinen merkitys arvoketjussa.

Data on vastuullisuuden uusi ulottuvuus

Integroitu tietotilinpäätös on kokonaisvaltainen kuvaus datasta yrityksen tai organisaation tärkeimpiin kuuluvana pääomana, kilpailuedun lähteenä sekä erottautumistekijänä sidosryhmien silmissä. Se yhdistää datan, liiketoiminnan ja vastuullisuuden teemat yhdeksi läpinäkyväksi kokonaisuudeksi.  Sen avulla voi käydä sidosryhmien kanssa datasta keskustelua, joka kasvattaa luottamusta.

Tietotilinpäätös yhdistää datan, liiketoiminnan ja vastuullisuuden teemat yhdeksi läpinäkyväksi kokonaisuudeksi.

Tietotilinpäätös vastaa asiakkaallesi kokonaisvaltaisesti, miksi haluat hänen datansa ja mitä hyvää siitä seuraa. Jos et osaa tähän vastata, on koko asiakassuhteen jatko vaarassa.