Olen viime aikoina pohtinut paljon keskeneräisestä työstä kertomista. Keskeneräisyys on aina läsnä työelämässä ja elämässä muutenkin. Aika harvoin loppujen lopuksi mikään on täysin valmista. Myös se, mikä on valmista ja mikä kesken, on tulkintakysymys. On ihmisiä, jotka päästävät asioita helpommin käsistään ja siirtyvät uuteen. On myös niitä, joiden työ ei tunnu koskaan valmistuvan.

Me viestijät kamppailemme tässä aallokossa ja yritämme vakuuttaa johtoa ja asiantuntijoita siitä, että työstä on välillä kerrottava, onpa se valmista tai ei. Tämä koskee sekä sisäistä työyhteisöviestintää että ulkoista viestintää. Se, että mikään ei ole vielä valmista, on kiinnostavaa. On tietysti myös paljon asioita, joista ei oikeasti voi kertoa, mutta aina voi kertoa jotakin, jos vain haluaa. Keskeneräisestä kertominen onkin lopulta helppoa kuin heinänteko – se on päätösasia.

Keskeneräinen on usein valmista kiinnostavampaa

Mikael Jungner pohtii blogissaan vuorovaikutuspiirin muutosta yhteiskunnassa (Demokratian kehittäminen etenee monessa paikassa, Uusi-Suomi 19.12.2018). Jungnerin mukaan ihmisten kiinnostus on yhä enemmän omassa lähipiirissään ja vuorovaikutus yhteiskunnan toimijoiden kanssa hiipuu. Tämä on tietysti iso ongelma demokratialle. Jotta ihmiset kiinnostuisivat nykyistä laajemmin yhteiskunnallisista ilmiöistä ja osallistuisivat keskusteluun ja päätöksentekoon, pitäisi yhteiskunnan toimijoiden tarjoaman tiedon olla heille riittävän mielenkiintoista. Valmiit päätökset ja toimintaohjeet eivät ole kiinnostavia eivätkä osallista ketään mihinkään. Mihin voi osallistua, kun keskustelut on jo käyty ja työ on tehty? Osallistaminen pitäisi tapahtua paljon aiemmin jakamalla tietoa jo matkan varrella. Tämä tarkoittaa vääjäämättä keskeneräisen tiedon mahdollisimman suurta avaamista moniäänistä keskustelua varten.

Miksi keskeneräisestä kertominen on niin vaikeaa? Yleisimmät perustelut taitavat olla, että se hidastaa liikaa työtä ja vie liikaa voimavaroja joltakin, jolle niitä ei ole varattu. Keskustelu nähdään riskinä: voi tulla eripuraisuutta ja mediamylläkkää, jotka ovat hankalia työtä tekeville. Nämä kaikki näkökulmat tietysti liittyvät myös toisiinsa. Uskon, että yksi tärkeimmistä syistä on kuitenkin se, mitä harvoin sanotaan ääneen: rohkeus ei riitä keskeneräisen altistamiseen avoimelle keskustelulle.

Viestintä on johdon rohkaisija

Aikataulut ja resurssit ovat nekin vain päätösasioita: varataan lisäaikaa ja varataan resursseja prosessin aikaiseen osallistamiseen. Riskejäkin voi ennakoida ja kun on ennakoitu, voi varautua. Ja kun aika ja raha eivät riitä kaikkeen, valitaan tärkeimmät ja tehdään ne kunnolla, keskustellen ja osallistaen. Voi jopa olla, että uusi työnteon tapa tuo mukanaan asioita, jotka korvaavat jonoon jääneet hankkeet: paremman työilmapiirin, motivoituneen ja sitä kautta tehokkaamman henkilöstön, kosolti uusia ideoita toiminnan kehittämiseen, hyvää mainetta johdolle ja talolle sekä ennen kaikkea hyvän lopputuloksen ja iloisesti yllättyneet asiakkaat.

Entä rohkeus? Sitä ei voi ostaa eikä resursoida, vaan sitä pitäisi löytyä johtajilta jonkin verran luontaisesti. Lisärohkeuden rakentamisessa voi auttaa johdon lähipiiri. Me viestijät olemme tiiviisti tässä piirissä ja rohkaisijan rooli on meille luontainen. Meidän tulee olla lähellä johtoa ja kannustaa avoimuuteen sekä rakentaa viestintätapoja ja -alustoja, jotka tukevat keskeneräisestä keskustelua ja osallistamista.