Hyvän hooärrän tekeminen vaatii hyvän viestinnän tekemistä. Viestintä ja HR ovat nähdäkseni erottamattomia. Olen ajatellut näin koko lyhyen työurani. Ajatuksessa on muuttunut ainoastaan yksi asia – käsitykseni siitä, miten hyvää viestintää henkilöstölle tehdään.

Olen työskennellyt aina yli 500 ihmisen organisaatioissa. Parhaimmillaan edustamani HR on halunnut viesteillään vaikuttaa kolmeen ja puoleen tuhanteen ihmiseen. Ei liene yllätys, että olen pohtinut sisäisen viestinnän saavuttavuutta enemmän kuin kerran. Olen pohdinnoistani huolimatta epäonnistunut monissa viestintätavoitteissani lähes täydellisesti.

Ennen ajattelin HR-viestintää melko yksinkertaisesti. Viestiä vaan kaikille, mielellään sähköpostiin. Tiedotteita intraan. Linkkejä henkilöstöportaaliin. Erilaisia kirjoitettuja dokumentteja eri paikkoihin. Esimiehille omansa. En oikeastaan kyseenalaistanut tällaisen viestinnän ensisijaisuutta. Lähinnä huolehdin siitä, miten viesti ymmärretään. Tämä ajoi hiomaan viestiä etukäteen täydelliseksi ja teki siitä epäselvää jargonia. Tämän jälkeen kehtasin vielä ihmetellä, miksi ihmiset eivät sisäistäneet asioita. Olihan niistä intrassa.

Terveisiä nuorille ammattilaisille. Tehkää tällaiset virheet ajoissa.

Kirjoitettu sisäinen viestintä ei yksinään onnistu

Viestinnän epäonnistuminen on nykyinen lähtöoletukseni. Lähden siitä, että henkilöstöosastolla kirjoitettu viesti eri kanavissa ei käytännössä koskaan toimi halutulla tavalla. Se ei täytä viestintätarpeitamme. Tällaisen viestinnän ainoa täysin varma seuraus on väärinkäsitys.

Ensinnäkin, iso osa ihmisistä ei lue viestiäsi. Ne, ketkä lukevat, eivät välttämättä välitä. Heillä on oikeasti muitakin hommia kuin tulkita sinun tekstejäsi. Ne, ketkä ehtivät lukea ja välittävät, eivät välttämättä muista. Ne ketkä muistavat ja toimivat, toimivat joka tapauksessa omalla tavallaan. Lisäksi kaikki tulkitsevat tekstiäsi esimerkiksi oman työhistoriansa ja organisaatiosi kulttuurin suodattamana. Näitä vaikuttimia tunnet huonommin kuin myönnät.

Kaikki viestisi eri seuraukset ovat mahdottomia ennakoida. Saat niihin tuntumaa vasta, kun toimitat viestisi suoraan. Ihmiseltä ihmiselle.

HR-viestintä tarvitsee kasvokkaisuutta

Pelkän mustaa valkoisella -jakelun sijaan ajattelen HR-viestimistä kasvokkaisuuden kautta. Näin yritän löytää viestintäni sudenkuopat. Kysyn itseltäni, onko haluamalleni viestille olemassa kasvokkainen reitti? Kuka se milloinkin on? Onko sanomastani asiasta edes teoriassa kasvokkainen ketju kaikkiin?

Entä kuinka monelle voin kertoa viestin aivan itse? Kun kerron viestin kasvotusten, saan kokea viestini aiheuttaman reaktion, siis sen varsinaisen merkityksen. Vasta tässä kohtaa pääsen harrastamaan HR-viestinnän tärkeintä muotoa – kuuntelua. Se puuttuu tiedotteistani täysin. Kirjotettu viestintäni ei keskustele. Siinä ei ole vuorovaikutusta.

Suurimmat viestintäonnistumiseni olen kokenut silloin, kun olen itse jo täysin kyllästynyt viestimään. Silloin, kun olen kertonut samat asiat noin kolmessakymmenessä eri henkilöstötilaisuudessa. Kun mahdollisimman moni on nähnyt minun puhuvan asiasta ja olemme keskustelleet. Vasta silloin viestini on juurtunut keskustelunaiheeksi.

Tiedottamalla ja ohjeistamalla saa toki illuusion siitä, että hallitsee viestinnän tai henkilöstötoiminnon kokonaisuutta. Kasvokkaista viestintää on vaikeampi hallita. Tosiasia on kuitenkin, ettet ylipäätään voi hallita organisaatiosi viestintää. Sori. Ihmiset puhuvat keskenään, kun et ole paikalla. Aiheista, joista et haluaisi ja sävyyn, jota et ymmärrä. Pahoittelen, jos tämä tulee yllätyksenä. Siis ihminen.

Kaikki, mitä ei koskaan viestitä kasvokkain on ihan sama

Se, mitä et viesti myös kasvokkain, katoaa lopulta mitättömyyteen. Sitä, mitä ei vuorovaikutuksessa vahvisteta, ei ole olemassa. Henkilöstöosaston vahvin viestintäkanava on sinun naamasi. Sama sopii myös johtamiseen ja viestintään ylipäätään.

Meillä on edelleen liian kova luotto tiedottamiseen, mailiin ja intraan. Se on nimittäin helppo tapa. HR:llä on loputon luottamus välineisiin ja kirjoitettuun tekstiin. Minullakin oli. Tiedän, että tällä perusajatuksella myös johdetaan organisaatioita kokonaisuudessaan. Johtamisessa on kuitenkin paljon vähemmän etää kuin mitä haluaisimme uskoa. Exceleiden lähettäminen sähköpostiin ei maagisesti muutu uudeksi toiminnaksi. Tiedotteet eivät ole todellisuus.

Toki kirjoitettu viestintäsi voi toimia hyvinkin. Tällöin kyseessä on miellyttävä vahinko, joka johtuu siitä, että sinut tunnetaan.

Kuinka moni organisaatiossasi tuntee sinut?

Tämän kysymyksen vastaus kertoo viestintäpotentiaalistasi paljon. Viestisi toimii parhaiten, jos sinut tunnetaan jo ennestään. Voit ostaa ymmärrettävyyttä kasvokkaisella vuorovaikutuksella. Jos näyt ja keskustelet joka paikassa tarpeeksi, voit onnistua vaativassakin viestinnässä. Oikea kohtaaminen tulee kuitenkin ensin. Organisaatiossa vallitseva luottamus ei voi koskaan perustua tiedoteviestintään. Se perustuu läsnäoloon ja vuorovaikutukseen. Kasvoihisi.

Haluat tehdä tehokkaampaa hooärrää?

Lähde huoneestasi.

Vie kasvosi sinne, missä haluat vaikuttaa.