Olen huomannut työssäni henkilöstöpalvelualalla, että jos työnhakijoilta ja -tekijöiltä odotetaan paljon toimialasta ja tehtävästä riippumatta, kovat ovat odotukset myös työnantajien suuntaan. Erityisen paljon odotuksia ladataan organisaatioiden työnantajamielikuvalle, joka voi olla esimerkiksi suuren suuren yleisön ja median silmissä hyvä, huono tai neutraali. Maine, brändi, organisaatiokulttuuri ja monet muut asiat vaikuttavat organisaation työnantajamielikuvaan. Monesti halutaan viestiä työnantajamielikuvasta ulospäin niin, että viestit vaikuttaisivat positiivisella tavalla organisaatioon julkisuuskuvaan ja vahvistaisivat organisaation mainetta ja tunnettuutta esimerkiksi hyvänä työnantajana.

Itse uskon vahvasti, että yksi keskeinen tekijä menestyksellisessä työnantajamielikuvan rakentamisessa ja kehittämisessä on välittämisen osoittaminen ja näkyväksi tekeminen – eli välittämisen viestintä. Yksi keskeisimmistä tavoista sen osoittamiseen organisaation arjessa, on mielestäni keskusteluun aktivoiminen, osallistaminen, osallistuminen ja huomioiminen. Alla muutama esimerkkini siitä, miten lähteä toteuttamaan tätä käytännössä.

1.Välittäkää organisaation sisäisistä keskusteluista

Organisaation keskustelukulttuuri säätelee paljolti sitä, minkä verran ja missä tilanteissa keskusteluja käydään. Paljon puhutaan siitä, miten organisaaton tulisi seurata siitä käytäviä keskusteluja esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, mutta vähintään yhtä tärkeää olisi pysyä kärryillä organisaation sisäisistä keskusteluista, joita käydään niin kahvipöydissä kuin kehityskeskusteluissa. Digitaalisia sisäisiä keskusteluja voi olla helpompi seurata kuin livenä tapahtuvia, mutta niihin reagoiminen vaatii organisaation edustajilta näkemyksellisyyttä ja vahvaa ajatusta siitä, missä määrin ja minkälaisessa työnantajaroolissa organisaatio haluaa keskusteluun ottaa osaa. Tärkeintä on osoittaa välittämistä keskustelujen osapuolia ja sisältöjä kohtaan ja aika ajoin tarkistaa, että keskustelua myös on.

Tarvittaessa organisaation johto, sekä esimerkiksi HR:n ja viestinnän ihmiset, voivat toimia keskustelun avaajina ja siihen kannustajina. Hyvin tyypillistä on, että esimerkiksi muutostilanteissa organisaatiosta puhutaan niin positiiviseen kuin kielteiseenkin sävyyn. Työnantajamielikuvallisessa mielessä on silloin tärkeää tiedostaa, että kritiikkiä sisältävä keskustelu on toisaalta myös luottamuksen osoitus organisaatiota kohtaan. Siksi organisaation on hyvä osoittaa esimerkiksi johdon suulla, että erilaisia näkökulmia sisältävä keskustelu on aina tervetullutta – rakentavassa hengessä. Mikään ei ole niin haitallista organisaatiolle kuin negatiiviset keskustelut, joita käydään sen ulottumattomissa ja sen tietämättä. Organisaation tulee ja pitää välittää, mitä siitä puhutaan, miksi ja missä tilanteissa. Näin osoitetaan myös henkilöstölle, että mielipiteillä on väliä – myös niillä kriittisillä.

• Organisaatio, joka osoittaa välittävänä työntekijöiden sisäisistä keskusteluista, osoittaa välittävänsä työntekijöistään niin hyvinä kuin huonoina hetkinä.

2.Välittäkää sosiaalisessa mediassa käytävistä keskusteluista

Sosiaalisessa mediassa ja verkossa on teknisesti hyvin helppo aloittaa ja käydä keskusteluja organisaatiosta. Välillä keskustelua käydään esimerkiksi organisaation edustajien, asiakkaiden ja työnhakijoiden välillä, välillä organisaatio ei ole läsnä siitä käytävissä keskusteluissa. Digitaalisuus on tehnyt keskusteluista hyvin tässä ja nyt -tyyppisiä, mutta samalla mahdollistanut sen, että ihmisten kynnys epäasiallisuuksiin ja kovempaan kielenkäyttöön on myös madaltunut. Toisaalta positiiviset kommentit on myös helpompi ilmaista organisaation suuntaan ja tehnyt näistä kommenteista julkisia suosituksia organisaatiolle.

Monelle organisaatiolle voi olla haastavaa, missä määrin sallia kriittinen keskustelu organisaatiosta esimerkiksi sen omissa somekanavissa. Organisaation somekeskusteluihin osallistuvilta, usein esimerkiksi viestinnän ihmisiltä, odotetaan taitavaa ilmaisukykyä ja diplomatiataitoja, jotta keskusteluista ei muodostu julkisia väittelytilanteita organisaation työntekijän ja esimerkiksi organisaation arvostelijan välillä. Miten siis osoittaa, että organisaatio välittää sille annetusta palautteesta sosiaalisessa mediassa, mutta toisaalta haluaa, että keskustelu pysyy asiallisena?

Tärkeintä on, että organisaatio pystyy hallittuun ilmaisuun, vaikka se ei voi hallita itse keskustelua. Kun organisaatio pystyy osoittamaan sosiaalisessa mediassa, että se välittää myös sille annetusta kriittisestä palautteesta, työnantajamielikuvallisessa mielessä se osoittaa olevansa organisaatio, joka ei pelkää keskustelua ja pystyy avoimeen vuorovaikutukseen eri tahojen kanssa. Positiivisessa mielessä tämä ruokkii keskusteluja, joita organisaatiosta käydään myös hyvässä hengessä, jolloin työnantajamielikuva monipuolistuu ja vahvistuu käytännön esimerkkien kautta. Keskustelut ovat loistava tapa nostaa esille organisaatioiden monimuotoisuutta ja arvomaailmaa, ja ne mahdollistavat kiinnostavan tavan esittäytyä myös mahdollisille työnhakijoille ja asiakkaille.

• Organisaatio, joka ei pelkää sosiaalisen median keskustelua, vaan ottaa niihin aktiivisesti osaa, pystyy pitämään huolta työnantajamielikuvansa ajantasaisuudesta.

3.Välittäkää yleisestä keskustelusta

Organisaatiosta voidaan käydä keskusteluja kaikkialla, missä se näkyy ja toimii. Ulkoisia keskusteluja on helpointa seurata omien työntekijöiden ja asiakkaiden välityksellä, mutta useinkaan tämä ei riitä, vaan organisaation on hyvä pyrkiä seuraamaan myös oman toimialansa ja yhteiskunnassa yleisesti käytäviä keskusteluja ja ottaa niihin tarvittaessa osaa. Tällöin organisaatio voi osoittaa välittävänsä myös aiheista, jotka ovat sen oman välittömän vaikutuspiirin ulkopuolella. Tehtävä ei ole helppo, vaikka erilaiset digitaaliset työkalut helpottavat seuraamista ja osallistuminen keskusteluihin on usein teknisesti vaivatonta esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

Työnantajamielikuvallisessa mielessä on erityisen tärkeää huomioida ne julkiset keskustelut, jotka koskettavat jollain tavoin organisaation roolia tai toimimista työnantajana. Organisaation tulee osoittaa, että se välittää siitä käytävästä keskustelusta esimerkiksi mediassa ja päättäjien keskuudessa ja pyrkiä ottamaan näkyvästi kantaa esimerkiksi johdon, mutta tarvittaessa myös muiden sen edustajien ja työntekijöiden välityksellä. Organisaatio ei voi jättäytyä keskustelun ulkopuolelle, vaikka keskustelun sävy olisi lähtökohtaisesti organisaatiolle haasteellinen tai ei-puolueeton. Vain ottamalla osaa keskusteluun, organisaatio pystyy itse vaikuttamaan omaan julkisuuskuvaansa ja lopulta myös työnantajamielikuvaansa.

Toisaalta voidaan kysyä, pitääkö organisaation olla huolissaan, jos siitä käytävä keskustelu ei laajene koskaan suuren yleisön tai esimerkiksi median pariin? Onko työnantajamielikuvan tunnettuuden kannalta olennaista, että organisaatiosta keskustellaan myös muissa kuin omissa kanavissa ja piireissä? Tähän ei varmasti ole yhtä oikeaa vastausta. Organisaation ei kannata lähteä hakemalla hakemaan huomiota yleisessä keskustelussa, mutta toisaalta organisaation näkyvyyden kannalta on tärkeää pystyä heittäytymään välillä myös keskusteluihin, jotka ovat sen oman mukavuusalueen ulkopuolella.

• Organisaation tapa kohdata ulkomaailma vaikuttaa aina sen työnantajamielikuvaan. Organisaatio, joka välittää, miten siitä keskustellaan esimerkiksi mediassa, välittää paitsi suuren yleisön mielipiteestä myös omasta henkilöstöstään, joka usein arjessa kohtaa näiden keskusteluiden välittömät tai välilliset vaikutukset. Organisaation omat työntekijät voivat joko osoittaa vääräksi tai vahvistaa oikeaksi mediassa esitetyt asiat. Siksi organisaatiossa ei voi koskaan olla liikaa, hyvää, rakentavaa, keskustelua, joka myös näkyy positiivisesti ulospäin.

Pari (vanhaa) hyvää linkkiä aiheesta Harward Business Reviewssä:

How to Control Your Emotions During a Difficult Conversation

Conversations Can Save Companies

Changing the Conversation in Your Company