Joskus ei pitäisi katsoa mitä aiemmin on tapahtunut. Yhdysvaltain presidentti Bill Clinton ja Venäjän presidentti Boris Jeltsinin tapasivat Helsingissä 1997. Tapaamisen jälkeen Suomea kuvailtiin kansainvälisessä mediassa eleettömän tehokkaaksi ”maailman hovimestariksi”, joka osaa järjestää huipputapaamisia. Näin kertoivat ulkoministeriön lehdistöraportit. Lehdistöjärjestelyt olivat menneet nappiin. Ei paineita, ei paineita.

Tieto presidentti Donald Trumpin ja presidentti Vladimir Putinin tapaamisesta Helsingissä varmistui kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Ulkoministeriön ja tasavallan presidentin viestinnät tapasivat seuraavana päivänä. Tapaamisessa ideoitiin korkeammille mahdollisille tahoille harkittavaksi, että kokouksen työnimeksi tulisi #HELSINKI2018. Hyväksyntä tuli tekstiviestillä vielä kokouksen kestäessä. Nimi tarvittiin heti, koska oheismateriaalit – kutsut, kyltit mediakortit, lehdistöseinäkkeet ja niin edelleen – piti saada tekoon muutaman päivän sisällä.

Myös tunnus tarvittiin. UM kääntyi jo ulkoministeriön uuden visuaalisen ilmeen laatineen 358:n suunnittelijan Mikael Kivelän puoleen. Lomalta tavoitettu Kivelä otti tehtävän vastaan ja kysyi, mitähän siinä pitäisi olla? Toivoimme tunnuksen ilmentävän ”kahden kohtaamista kolmannessa” ja yhteensopivuutta ulkoministeriön varsin äsken esitellyn uuden ilmeen kanssa. Team Finland -hengessä lisätoive oli, että fonttina käytettäisiin maakuvatyön virallista fonttia, Finlandicaa.

Kun ensiversiot tunnuksesta esiteltiin, käytiin UM:ssä pitkä keskustelu siitä, onko Suomi sillanrakentaja vierailevien valtioiden välillä vai mikä sen rooli on. UM:n viestinnän muotoilemana tunnuksen sanoitus päätyi kuulumaan: ”Kaksi suurta valtaa kohtaa, ja maailman valokeila kohdistuu heihin #HELSINKI2018-kokouksen kautta”. Näin vältettiin Suomen brändääminen passiiviseksi sillaksi, jonka yli kaikki marssivat.

Presidentin kanslian ja UM:n välillä sovittiin, että järjestelyvastuu Presidentinlinnan ulkopuolella tapahtuvista mediajärjestelyistä sekä linnassa tapahtuvista pool-järjestelyistä on ulkoministeriössä. Singaporen suurlähetystö lähetti valmistelujen tueksi raportin siitä, kuinka Singapore järjesti presidentti Trumpin ja Pohjois-Korean johtajan Kim Jong-unin tapaamisen kesäkuussa. Luvut olivat kylmäävät: 3 500 toimittajaa palveltavana.

Kun aloimme kysyä, kuka pystyy järjestämään infrastruktuurin tällaiselle toimittajamäärälle, valittavaksi jäi käytännössä kaksi paikkaa: Finlandia-talo ja Messukeskus. Koska Messukeskus oli käytännössä liikennemotissa – tai ainakaan turisteja ei sinne päin mielellään ohjaa – kokouspaikaksi valikoitui Finlandia-talo. Sinne rakennettua lehdistökeskusta pressipäällikkönä pyörittäneen UM:n Ajankohtaisviestinnän päällikön toimineen Vesa Häkkisen kanssa arvioimme, että Helsinkiin ei tulisi yhtä paljon toimittajia kuin Singaporen kokoukseen. Määräksi arvioimme korkeintaan 2 000. Tämä oli käytännössä myös maksimäärä, jonka pystyisi sijoittamaan yhteen paikkaan. Lopulliseksi akkreditoituneiden toimittajien määräksi tuli 1 600, joten arvio oli riittävän tarkka. Emme maksaneet turhasta kapasiteetista.

Singaporessa tiedotusvälineitä oli hoitamassa satoja henkilöitä. Kun UM:n viestinnässä kokosimme organisoitumiskaaviomme, siinä oli 25 nimeä. Organisaatio pysyi päärakenteeltaan muuttumattomana koko järjestelyjen ajan. Varsinaisen organisaatiokaavion ulkopuolelta koko järjestelyjen ajan organisaatiossa toimi vain muutamia muita avainhenkilöitä, kuten UM:n tietoturvapäällikkö. Lisäksi pyysimme ulkoministeriön muista osista vapaaehtoisia ilmoittautumaan. Tähän listaan nimiä tuli noin 90. Tällä porukalla homma pyöri hienosti.

Kuka tahansa osaa tilata paikalle riittävästi pöytiä, sähköä ja kaistaa, mutta kukapa osaa tehdä toimittajille kokouksen, joka on heille elämys?

Viestintäosastolla mukana olevat tapasivat kaksi kertaa päivässä: kello 9.30 ja kello 14.45. Näin taattiin, että kaikilla on sama tilannekuva. Toimittajien kannalta ajatellen tällaisessa kokouksessa olennaista on akkreditoinnin helppous, kortin noudon helppous, sisääntulon helppous, tekniikan käyttöönoton helppous, liikkumisen helppous ja järjestäjien lähestymisen helppous. Eräässä alkupään kokouksessa syntyi sitten näkemys siitä, että tämä ei riitä. Kuka tahansa osaa tilata paikalle riittävästi pöytiä, sähköä ja kaistaa, mutta kukapa osaa tehdä toimittajille kokouksen, joka on heille elämys? Työteemaksi tiivistyi The Happiest Press Center in the World.

Ajatus kääntyi käytännöksi muun muassa siten, että oivalsimme suomalaisten mansikoiden vetovoiman (jaetaan ilmaiseksi), jalkapallon MM-kisat (näytetään isolta screeniltä), designin (Marimekko, Artek) ja ruoan. Puhtaus näkyi esimerkiksi siinä, että juomavesi nautittiin biohajoavista kupeista.

Kokous olikin mahtava alusta tehdä maakuvatyötä. Se pohjautui Suomen maakuvallisiin vahvuuksiin ja aiemmin luotuihin yhteistyökuvioihin tärkeimpien kumppanien kanssa. Nopea ja joustava toiminta oli mahdollista.

Kokoukseen tehtiin viestintäkanavaksi oma sovellus, jonka parissa päivässä toteutti suomalainen kasvuyritys Prospectum. Sovellus osoittautui käytössä erittäin hyödylliseksi. Tiedotusvälineiden edustajille jaettiin käyttöön myös satoja tablettitietokoneita, joissa kokoussovelluksen lisäksi oli tietoa Helsingistä ja Suomesta yleensä. Näin ne olivat osa toimittajille suunnattua maakuvaviestintää. Tabletit saatiin käyttöön maksutta suomalaiselta YellowTab-yritykseltä. Vain muutamia jäi palauttamatta kokouksen jälkeen.

Myös fyysisen infran mittakaava oli suurta. Finlandia-talon kuvauslava oli 80 metriä pitkä katettu telttarakennelma. Lentokentällä oli 20 metriä pitkä koroke. Kauppatorilla oli 40 metriä pitkä telttarakennelma, festivaalikäyttöön tehty kontti-wc sekä toimistokontti. Kaikki paikat varustettiin sähköillä ja varageneraattoreilla. Pystyttämistä valvoi viestintäosaston työntekijä.

Helsingin saama näkyvyys tapaamisesta on laskennalliselta arvoltaan 3,2 miljardia euroa.

Ulkoministeriön viestinnän kokonaiskulut #HELSINKI2018-tapahtuman järjestämisessä ilman palkkoja olivat noin 1,1 miljoonaa euroa. Puolet kuluista tuli Finlandia-talon vuokrasta.

Mitä tällä viestintämielessä saatiin? Seurantajaksolla 2.–20. heinäkuuta kansainvälisiä digitaalisen uutismedian artikkeleita kertyi yli 343 000. Niiden yhteenlaskettu laskennallinen tavoittavuus on 342 miljardia näyttökertaa. Eniten artikkeleita julkaistiin Yhdysvalloissa, Venäjällä ja Iso-Britanniassa. Helsingin saama näkyvyys tapaamisesta on laskennalliselta arvoltaan 3,2 miljardia euroa.

Sosiaalisessa mediassa seuranta-ajalla 26.6.–17.7. löytyi käytetyimmillä kymmenellä kielellä 404 546 osumaa, joissa mainittiin Trump, Putin sekä Suomi tai Helsinki. Kärkipäivänä 16. heinäkuuta löytyi 85 700 some-osumaa näillä hakusanoilla. Sosiaalisen median osumien potentiaalinen tavoittavuus on yli 17 miljardia näyttökertaa. Tästä Facebookin osuus oli 9,4 miljardia ja Twitterin 7,6 miljardia.

Vaikka näissä luvuissa on paljon huttua ja hattaraa, ovat luvut merkittävän suuria. Yleisesti arvioidaan, että noin 1/40 verkkomedioiden sekä sosiaalisen median kanavien seuraajista on oikeasti nähnyt kyseiset sisällöt.

Olen pahoillani siitä, että tämän kirjoituksen pituus ei salli listata kaikkia, jotka tekivät Trump-Putin -tapaamisen pressi- ja maakuvajärjestelyistä onnistumisen. Tämä oli kaikkia mukana olleita yhteen hitsannut kokemus, joka edelleen tuntuu kohottavana onnistumisena. Helsinki Marketing, Sauna from Finland, Helsinki Distillery ja Finlandia-talo olivat rautaisia ammattilaisia. YLE host-broadcasterina ja Helsingin poliisi liikkumisen ja monen muun asian mahdollistajina tarvitsevat erityisen kiitoksen.

Minusta tuntuu, että tällainen tapahtuma on helpompi järjestää kahden viikon kuin kahden vuoden varoitusajalla. Ei ollut aikaa hässätä ja luoda keinotekoisia organisatorisia johtorakenteita. Pystyimme keskittymään pääasiaan: Kuinka toteuttaa The Happiest Press Center in the World.