Juttelin kollegani kanssa taannoin eräästä rakennushankkeesta, joka ei hänen sanojensa mukaan ole viestinnällisesti mennyt ihan putkeen.

“Mua ärsyttää se, että mä joudun käyttää viikoittain aikaani kymmenien eri sivujen googlailuun, jotta voisin katsoa, pääsenkö mä duuniin samaa reittiä kuin vielä viime viikolla. Ikinä ei voi olla varma, onko jokin taas muuttunut, minkä takia joudun kiertämään. Mä en tajua, miten ne on ajatellu handlaavansa tiedottamisen ihmisille, ku ne ei kerro uusista järjestelyistä missään olennaisessa paikassa.”

Digihumpan keskellä on luvattoman helppo unohtaa, että varsinainen muutos on monin paikoin vielä pahasti vaiheessa. Meillä on edelleen hankkeita, jotka vaikuttavat valtavaan määrään ihmisiä ja joissa vuorovaikutus on vain kiva sana jossain PDF:n lopussa.

Jos pitäisi veikata, sanoisin kollegani mainitseman hankkeen edenneen tyypilliseen vanhan maailman tapaan. Ensin on tehty päätös uudistaa tietty alue. Tämän jälkeen on tehty suunnitelmat ja lopulliset päätökset. Päätösten jälkeen pallo on siirretty viestinnälle, jonka tehtäväksi on jäänyt päätöksistä aktiivisesti tiedottaminen.

Arpapeliä voi pelata onnistuneesti. Useimmiten se kuitenkin tuo mukanaan ikävän palautevyöryn. Ja pahimmassa tapauksessa arvailu aiheuttaa onnettomuuksia.

Viestintää on helppo kritisoida – avoimuus kuitenkin tulee syvemmältä

On helppo kohdistaa kritiikki siihen, että asiasta on viestitty väärillä sisällöillä ja väärissä kanavissa. Silloin se kuitenkin jää liian pintapuoliseksi. Huomattavasti tärkeämpi kysymys on, miksei viestintä ollut mukana jo ennen ensimmäisiä päätöksiä tekemässä sitä, mihin se erinomaisesti soveltuu: Selvittämässä, mitä ihmiset haluavat ja tukemassa päätöksentekoa oikealla tiedolla.

Kuvitellaan hetki elävämme vaihtoehtoisessa todellisuudessa: asukkaiden ja kumppanien kanssa aletaan rakentaa vuoropuhelua heti, kun hankkeen toteutuminen varmistuu. On yhteinen avoin matalan kynnyksen keskusteluryhmä ja muutamia tapaamisia, joissa yritys ja sen kumppanit voivat kertoa millaisia suunnitelmia hankkeeseen liittyy – myös viestinnällisesti.

Jo ennen päätöksentekoa viestinnän on oltava mukana selvittämässä, mitä ihmiset haluavat. Tällä tiedolla tuetaan päätöksentekoa.

Sidosryhmät puolestaan pääsevät ilmaisemaan huolensa, murheensa ja potentiaaliset ideansa. Ehkä lopputuloksena syntyy jopa ehdotus, miten liikenne voidaan järjestää hankkeen aikana. Samalla sovitaan, miten ja missä ihmisille viestitään ja mitkä jo valmiina olevat ryhmät on hyvä pitää tiukasti loopissa; arvailun sijaan tämä tieto saadaan kaikkein parhaiten ryhmiltä itse.

Johto puolestaan käyttää ehdotusta apuna tehdessään päätöksiä. Kaikki ideat eivät toteudu, mutta järkevä kompromissi syntyy. Suunnitelma käydään ihmisten kanssa läpi ja kerrotaan avoimesti, miksi tähän ratkaisuun päädyttiin.

Erehtyväisyyden ja tietämättömyyden myöntäminen vasta rohkeaa onkin

Uskallan väittää, että ystäväni kritisoisi hanketta vähemmän, jos vaihtoehtoinen tapa olisi toteutunut. Jopa silloin, jos hyvistä suunnitelmista huolimatta jokin asia menisi pahasti pieleen.

Aikaa ja työtä se vie, mutta ihmisiltä kysyminen ei ole koskaan ollut yhtä kannattavaa kuin nyt. Se ei ole vain osoitus siitä, että yrityksesi välittää ihmisistä, joiden elämään sen toiminta vaikuttaa. Se on osoitus myös siitä, että yrityksellä on tarpeeksi selkärankaa nähdä itsensä epätäydellisenä ja erehtyväisenä. Ja siksi apu onkin tervetullutta.

Kysyminen sidosryhmiltä on osoitus siitä, että yrityksellä on tarpeeksi selkärankaa nähdä itsensä epätäydellisenä ja erehtyväisenä.

Siinä vasta olisikin kilpailuetu.

Lyhyt muistilista:

1. Aloita sidosryhmäviestintä jo ennen päätösten lukkoon lyömistä.
2. Kohdenna viestintä oikeisiin ryhmiin. Älä luota pelkästään omaan vaistoosi vaan kysy, mitä nämä ryhmät ovat myös muiden mielestä.
3. Ole avoin molempiin suuntiin. Viesti aktiivisesti päätöksistä ennen ja jälkeen. Ole avoin myös niihin vaikuttavista asioista.