Viestinnän parissa työskenteleville eri kanavien roolit ja sisältöjen suunnittelu kanavakohtaisesti ovat tuttuja juttuja. Maaliskuussa monien kanavastrategia kuitenkin heitti kuperkeikkaa, kun yhteiskuntaa alettiin sulkea. Kanavista saattoi rastia toistaiseksi yli kaikki sellaiset, jotka perustuvat fyysisiin kohtaamisiin. Monessa organisaatiossa myös uudenlainen taloustilanne vaikutti kanavavalintoihin, puhumattakaan sisällöistä.

Kaikista kovimmin shokkiaalto löi matkailu-, ravintola- ja tapahtuma-alaan. Alkoi vimmattu pohtiminen siitä, miten keksiä oma liiketoiminta uudelleen tai työntää se sellaisenaan tai muokattuna uuteen kanavaan. Alkoi webinaarien ja virtuaalitapahtumien aalto.

Entä miltä näyttää tapahtumien tulevaisuus? Onko nyt se hetki, kun teemme todellisen digiloikan, huomaamme etätyön, virtuaalimaailman ja digityökalujen autuuden? Eikö kukaan enää halua matkustaa tai osallistua live-tapahtumaan, festareille tai messuille?

Uskon, että kanavavalikoiman vapautuessa pannasta, otetaan live-kanavat jälleen ilolla käyttöön. Entiseen ei täysin palata, vaan alkaa todellinen monikanavainen hybridiaika.

Fyysisiä tapahtumia aletaan taas järjestää ja niihin osallistutaan, mutta digitaaliset ulottuvuudet tulevat yhä voimallisemmin osaksi tapahtumia. Tapahtumien paikalliset ja ajalliset rajoitteet hämärtyvät, mutta toisaalta juuri ajallinen yhteys terävöittää tapahtuman ytimen.

Olennainen kysymys tiivistyy vuorovaikutukseen ja siihen, miten tapahtuma koetaan paikalla ollessa sekä virtuaalisesti. Miten tavoitetaan fiilis ja miten tarjotaan mahdollisuudet vuorovaikutukselle? Miten nivotaan yhteen digitaaliset chat-mahdollisuudet ja vaikka kysymysten esittäminen esiintyjille ja fyysinen tapahtumaympäristö? Miten tarjotaan vaikkapa näköala siihen, keitä muita tapahtumassa on paikalla? Sillä tällaisista elementeistä syntyy kokemus tapahtumasta.

Olennainen kysymys tiivistyy vuorovaikutukseen ja siihen, miten tapahtuma koetaan paikalla ollessa sekä virtuaalisesti.

Mitä eka kerta opetti?

Meillä Messukeskuksessa ensimmäiset virtuaalimessut järjestettiin toukokuussa pikaisella aikataululla, olemassa olevilla työkaluilla. Pidimme kiirettä, jotta saimme ojennettua auttavan käden niille monille asiakasyrityksillemme, jotka tekivät leijonanosan kevään myynnistään Lapsimessuilla. Kiirehdimme korvaavan kanavan kehittämisessä ja sydämeni suorastaan suli, kun eräs asiakas kertoi virtuaalisten Lapsimessujen pelastaneen hänen koronakeväänsä, kun myyntiä tuli yli odotusten.

Virtuaaliset Lapsimessut 13.-17.5.2020 lukuina:

• 17 198 uniikkia kävijää
• 25 402 käyntiä sivustolla
• 26 014 sivun avausta suosituimmalla sivulla (tarjoukset)

Päätimme viestiä avoimesti jo etukäteen, että tämä toteutus olisi ”eka kertamme” eli taatusti jotain muuta kuin teknisesti tyylipuhdas ja täydellinen suoritus. Tärkeintä meille oli tarjota sekä yritysasiakkaillemme että messukävijöille vastaavia ilonaiheita, hyötyjä ja etuja kuin fyysisessäkin messutapahtumassa. Siksi pääpaino oli mukana olevien yritysten, heidän tuotteidensa, palveluidensa sekä tarjoustensa esittely ja lapsiperheille suunnattu puuha sekä ajanviete. Kaikki tämä toteutettiin verkkosivujemme työkaluilla eli videolla, kuvilla, teksteillä ja erilaisilla luettelonäkymillä ohjelmasta, tarjouksista ja mukana olevista yrityksistä.

Virtuaalisilla Lapsimessuilla julkaisimme kaiken sisällön avajaispäivänä, minkä tuloksena kävijämäärän suurin piikki ajoittui juuri avajaispäivään. Jatkossa myös virtuaalisissa tapahtumissa tulemme näkemään sisällön ajoittamista eri päiville. Esimerkiksi vuorovaikutteisia ohjelmanumeroita esitetään virtuaalilavoilla tiettyihin aikoihin ja tarjouksia julkaistaan eri teemoilla eri päivinä.

Tulevaisuus on hybridi

Koronakevään oppeja digimahdollisuuksista ei kannata unohtaa. Jo ennen koronaa monista tapahtumista saatettiin streamata verkon yli tärkein sisältö, keynote-puheenvuorot tai pääartistin keikka. Jatkossa tällainen lisäyleisöjen tavoittaminen fyysisessä tapahtumassa paikalla olevien lisäksi varmasti monimuotoistuu.

Live-tapahtuma on jotain, joka koetaan yhdessä muiden kanssa, kaikilla aisteilla. Digitaalisuus yksin leikkaa väistämättä tästä kokemuksellisuudesta osan pois. Mutta fyysinen ja digitaalinen yhdessä voivat luoda entistä rikkaamman ja laajemman kokemuksen ja entistä useammalle mahdollisuuden osallistua siihen.

Kysyimme myös asiakasyrityksiltämme, onko virtuaalitapahtumille tarvetta tulevaisuudessa. Yhdeksän kymmenestä vastaajasta piti virtuaalitapahtumia tarpeellisina, noin puolet heistä osana fyysisiä tapahtumia ja noin puolet jopa itsenäisinäkin, vain digitaalisina toteutuksina. Tästäkin voi päätellä, että hybridiaika on alkanut.