Esittelimme ja analysoimme intranetien megatrendejä ProComin Aamu kattojen yllä -tilaisuudessa 1.10.2014. Keskustelua ja pohdintaa synnyttivät erityisesti videoiden käyttö, vuorovaikutukselliset ominaisuudet, intranetin hyödyntäminen johtamisessa ja strategian jalkauttamisesta sekä viestinnän roolin muuttuminen intranetin roolin laajentuessa.

Nostimme Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksestämme kuusi intranetien megatrendiä:

1. Videosisällöt
2. Yhteisöllisyys ja vuorovaikutus
3. Tietotyö intranetissä
4. Avoimuus ja läpinäkyvyys
5. Intranetin hyödyntäminen johtamisessa
6. Mobiilius

Intranetien megatrendit kuvaavat monia intranet-vastaavia puhuttavia kysymyksiä. Täytyy kuitenkin muistaa, että jokainen intranet on yksilö. Kaikkien trendien perässä ei ole syytä juosta – kaikki trendit eivät välttämättä sovi kaikille.

Videoiden käyttö intraneteissä kasvaa ja monipuolistuu

Videosisältöä julkaistaan vasta vajaassa puolessa introista. Tienraivaajina tässä ovat toimineet suuret organisaatiot, joille videosisältöjen tuotanto on kustannustehokkaimpaa.

Videot introissa eivät ole enää vain erikseen tuotettuja ”johdon tervehdyksiä”, vaan sisältötyypin hyödyntäminen laajenee moneen tarkoitukseen. Samalla viestin sanoma monipuolistuu pelkästä kirjallisesta tuotoksesta esiintyjien persoonilla ja eleillä. Selvityksemme mukaan kolme neljästä aikoo panostaa videosisältöjen käyttöön intrassaan lähivuosina.

Tilaisuudessa jaettiin mm. seuraavia hyväksi todettuja vinkkejä videoiden monipuolisesta käytöstä:

• Ohjelmistojen/laitteiden käyttökoulutus
• Tuki ja ongelmien selvittely jonkin laitteen/ohjelmiston käytössä
• Lyhyt kännykällä otettu videopätkä perinteisen henkilöhaastattelun yhteyteen
• Tärkeimmän henkilöstötilaisuuden striimaus ja tallennus
• Tilaisuuksien lyhennetallenteet
• Sisäinen talkshow: tärkeän julkistuksen jälkeen johtoa haastatellaan ja haastetaan

Yhteisölliset ja vuorovaikutukselliset elementit edelleen kasvussa

Mielestäni intranetin vuorovaikutuksellisuudessa on juuri nyt alkamassa uusi vaihe: ikään kuin sosiaalisuuden uusi taso. Aiemmin intranetin sosiaaliset ominaisuudet ovat olleet päälleliimattuja. Esimerkiksi uutisiin on liitetty kommentointimahdollisuus ja sitten on myhäilty tyytyväisinä, että ”meillä on sosiaalinen intranet”. Kommentit ovat siiloutuneet jokaiselle uutissivulle omiin nätteihin siiloihinsa liittymättä mitenkään suurempaan kontekstiin – ja unohtuneet sinne. Tai on pykätty kasaan keskustelupalsta ”vapaamuotoiseen keskusteluun”, johon ”kaikki voivat osallistua”.

Jotta vuorovaikutuksellisista toiminnallisuuksista olisi oikeasti hyötyä, tulee niiden liittyä työtehtäviin.

Esko Kilpi kiteytti tämän hyvin kuvatessaan, kuinka työnteko ei ole enää tietyn prosessin itsenäistä suorittamista (jossa vain ongelmatilanteissa keskustellaan kollegojen kanssa), vaan kaikki työnteko on vuorovaikuttamista ja yhdessä tekemistä. Yksilö ei saa työtehtävää yksin tehdyksi, tarvitaan yhteisö. Vain yhteisö voi keskinäisellä yhteistyöllään saada työn tehdyksi. Käytännöt siitä, kuinka intranet voi tätä tukea, ovat parhaillaan muotoutumassa.

Kollegani Virpi Blom hyppäsi sosiaalisen intranetin hypetysboksin ulkopuolelle ja pohti vuorovaikutuksellisuutta intranetissä kolmen konkreettisen esimerkin kautta: palaute johdolle, tietämyksenhallinta ja vertaistuki.

Ryhmätyön tuki monipuolistuu

Vahva esimerkki työtehtävien suorittamisesta intranetin avulla ovat erilaiset ryhmä-, projekti- ja yksikkötyötilat. Työryhmätiloilla pyritään mm. järkevöittämään pullataikinaksi paisunutta verkkolevymaailmaa.

Ryhmätyötilat ovat jo varsin vakiintuneet monen organisaation käyttöön, mutta leiri on jakaantunut kahtia: toiset sijoittavat työtilat osaksi pääintranetiä ja toiset erilliselle intran rinnalle sijoitettavalle alustalla.

Selvityksemme mukaan noin neljännes vastaajista sanoo, että heillä työtiloihin voidaan kutsua myös organisaation ulkopuolisia ja puolet vastanneista pitää tätä tärkeänä kehittämiskohteena. Lisäksi etenkin dokumenttien yhteistä työstämistä pyritään ohjaamaan ryhmätyötiloissa tapahtuvaksi.

Intranet läpivalaisee organisaation

Intranetissä avoimuus on esimerkiksi sitä, että:

• keskusteluihin, kommentointiin, ideoiden heittelyyn, bloggaamiseen yms. osallistumiseen annetaan koko henkilöstölle yhtäläiset mahdollisuudet
• lukumahdollisuus kaikkiin ryhmätyötiloihin on annettu koko henkilöstölle
• työnantaja tarjoaa intranetin käyttöön etäyhteydet tai mahdollistaa kirjautumisen intranetiin miltä tahansa päätelaitteelta

Avoimuus intranetissä on myös liiketoimintatietojen, raporttien ja tunnuslukujen julkaisemista intranetissä. Intranetin pitäisi antaa kokonaiskuva siitä, ”miten meillä menee?”. Intranet ikään kuin läpivalaisee organisaation.

Intraneteihin on vähitellen kasvamassa tietyille ryhmille suunnattuja koosteita, jotka vastaavat ”miten meillä menee?” -kysymykseen. Esimerkiksi johdolle voidaan rakentaa näkymiä, jotka koostavat tärkeimmät bisneksen tunnusluvut, raportit, tapahtumat ja keskustelut. Aamiaisseminaarissa kollegani Perttu Tolvanen vinkkasi, että intranet-projekteissa voi lähteä liikkeelle esim. 1-2 käyttäjäroolista, joiden näkökulmasta tällaiset läpivalaisunäkymät rakennetaan.

Selvityksestämme kiehtovana kuriositeettina täytyy nostaa pankki-, rahoitus- ja vakuutusala. Alan vastaajat nimittäin arvioivat avoimuuden ja vuorovaikutuksellisten ominaisuuksien merkityksen kasvun tulevaisuudessa suuremmaksi kuin muilla toimialoilla.

Intranetin hyödyntäminen johtamisessa

Organisaation läpivalaisu intranetillä liittyy tiukasti intranetin hyödyntämiseen johtamisessa. Intranetiä käytetään strategian jalkauttamisen työkaluna, koska intranethän avautuu henkilöstön silmien eteen joka päivä (toivottavasti!).

Organisaation toiminnan ohjaamisessa intranetiä voi hyödyntää perinteisten arvoihin ja strategiaan liittyvien artikkelien ja haastattelujen lisäksi esim. seuraavin käytännön keinoin:

•  Liiketoiminnan tiedoista poimitaan intranetin etusivulle se strategisesti merkittävin tunnusluku. Esimerkiksi lentoyhtiö julkaisee intransa etusivulla lukua lentojen täsmällisyydestä, tuotantopainotteinen yritys tapaturmattomien päivien määrää ja koulutuslaitos valmistuneiden määrää suhteessa viime vuoteen. Luvulla ohjataan henkilöstöä toimintaan, joka vie kohti haluttua yhteistä lopputulosta.
• Intra on paikka johdon ja henkilöstön väliseen vuoropuheluun. Selvityksemme mukaan intranetin hyödyntäminen työntekijöiden kannustamiseen ja kiittämiseen, päätösten perusteluun sekä aloite- ja ideointikanavana on vahvassa kasvussa. Kasvu on merkittävintä palvelujen ja kaupan sekä pankin ja vakuutuksen toimialoilla.
• Intraan tuodaan organisaation toimintaympäristön signaaleja. Lähes kaikki (77 %) julkaisevat intrassaan mediaseurannan tuloksia, mutta vain 25 % asiakaspalautetta ja 14 % kilpailijakatsauksia. Lisäksi intrassa voidaan julkaista vaikkapa someseurannan tuloksia ja markkinakatsauksia.

Mobiilikäytön mahdollisuus mullistaa

Kahteen intranetiin viidestä pääsee mobiililaitteella. Mobiiliyhteyksiä intraansa aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet vastaajaorganisaatioista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.

Älypuhelinten käytön kasvu ja introjen mobiilituki mullistavat sellaisten henkilöstöryhmien intranet-käytön, jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä. Koko intranetien olemassaolon ajan on pohdittu sitä, kuinka intranetiin julkaistuilla viesteillä voidaan tavoittaa myös ne henkilöt, joilla ei ole pääsyä tietokoneelle.

Nyt vapaa-ajalla käyttämiemme sosiaalisen median palveluiden jako- ja keskusteluominaisuudet tulevat luonnollisiksi osiksi intranetejä. Esimerkiksi Whole Foods -ruokakauppaketju käyttää sisäisessä tiedonjakamisessa Instagram-tyyppistä FoKo-kuvanjakoapplikaatiota. FoKolla voidaan jakaa nopeasti ja helposti yrityksen sisäisesti vaikkapa vinkkejä onnistuneista esillepanoista muille ketjun liikkeille.

Intranet-konseptoinnissa pohdimme usein, mitä organisaation intranet on mobiilissa ja mitä desktopissa. Onko intranet responsiivinen? Vai olisiko tarpeen mukaista, että vain osa sisällöistä ja toiminnallisuuksista on käytettävissä mobiilisti? Intranetin mobiilikäyttöaste nousee huippusfääreihin, jos toiminnallisuudet ovat suunniteltu erityisesti mobiilin mukaan ja toteutettu pieninä tarpeellisina sovelluksina esim. uutisten selailu, laskujen hyväksyminen tai työvuorolistan tsekkaus.

Muuttuuko viestintäammattilaisen rooli?

Selvityksemme mukaan viestintäyksikkö vastaa 70 %:sta intranetejä (yksin tai yhteistyössä jonkin toisen yksikön kanssa).

Intranetit laajentuvat muihin käyttötarkoituksiin, kuten tietämyksen jakamiseen ja hallintaan, työryhmätyöskentelyyn sekä monipuolisiksi johtamisen ja toiminnan ohjaamisen välineiksi. Tämä herättää kysymyksiä intranet-vastaavan roolista ja tehtävistä.

Onko hän jatkossa myös organisaation tiedon organisoija ja johtaja, projektityöskentelyn konsultti sekä tuotantotyöntekijän työvuorolistojen mobiiliapplikaation suunnittelija?

Lisätietoja:

Kalvosarjamme Aamu kattojen yllä: Intranetit nyt ja tulevaisuudessa -tilaisuudesta 1.10.2014

Video Aamu kattojen yllä: Intranetit nyt ja tulevaisuudessa 1.10.2014

Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulokset