Työntekijän lopettaessa tai vaihtuessa syntyy työpaikalla puhetta hiljaisen tiedon siirtämisen tarpeesta työstä lähtevältä uusille tekijöille. Lähtijän pelätään vievän mennessään ikään kuin jotain arvokasta salatietoa, joka hänen myötään joutuu unholaan ja saattaa jälkeenjääneet pulaan. Mutta se, miten siirtäminen tapahtuu, on usein yhtä suuri mysteeri kuin itse hiljaisen tiedon sisältö. Tämä johtunee hiljaisen tiedon intuitiivisesta muodosta. Mitä kokeneempi ihminen on, sitä enemmän hänellä on selittämätöntä osaamista, josta ei ole paljon – jos mitään – yksityiskohtaista kerrottavaa. Viisaudeksikin sitä nimitetään.

Michael Polanyi, edesmennyt unkarilais-brittiläinen tutkijafilosofi, nosti ensimmäisenä esiin hiljaisen tiedon käsitteen ja mielikuvituksen luovan roolin tieteenfilosofiassaan. Jonkinlainen tiedostettu tarve riittävän syvällisten käsityksien siirtymisestä ihmiseltä toiselle työssä on siis vallinnut 1960-luvulta lähtien. Polanyi väitti, että saatamme tietää enemmän kuin pystymme selittämään tai kertomaan. Hänen mukaansa uusi malli tai teoria voi syntyä, kun suuri joukko hiljaisen tiedon murusia yhdistyy kokonaisuudeksi ja avartaa käsityskykyä.

Perehdyttäminen ja hiljainen tieto ovat kaksi eri asiaa.

Mitä olisi tehtävä arkisessa työelämässä, jotta uudessa tehtävässä aloittava tekijä pääsee jyvälle yhteisössä hiljaisena siirtyvän tiedon murusista? Ensiksi on syytä varmistaa, että uusi tekijä saa kaiken olemassa olevan, juuri hänen onnistumistaan edistävän tiedon. Perehdyttäminen ja hiljainen tieto ovat kaksi eri asiaa. Usein nämä kuitenkin sekoitetaan keskenään.

Perehtymisessä kaikki se tieto, jonka uusi tekijä tarvitsee selviytyäkseen arjesta on tarjolla, jotta uusi alku on mahdollisimman joustava. Sekä uusilla että työpaikalla pidempään olleilla on myös itsellään velvollisuus ottaa selvää asioista. Vaarana on liiallisella tiedon tuputtamisella edistää tietoähkyä, ei nopeaa sopeutumista. Riittää, että tarvittavat tiedot ja ohjeet ovat tarjolla ja lähiesimiehellä on tahtoa ja aikaa edistää uuden tekijän onnistumista.

Mutta onko hiljaisen tiedon, yhteisössä kertyneen viisauden, kohtalona haihtua kuin tuhka tuuleen? Tämän pelossa unohtuu usein, että on tärkeää arvostaa myös sitä intuitiivista osaamista, minkä uusi tekijä tuo yhteisöön tullessaan. Niin usein olemme oman yhteisömme viisauden sokaisemia. Ihanteellista on, jos sekä yhteisön että uuden tekijän hiljaiset tiedot yhdistyvät ja syntyy uutta, entistä laajempaa käsityskykyä yhteiseen käyttöön.

Pahimmillaan yhteisölle käy kuin Aki Kaurismäen elokuvassa Mies vailla menneisyyttä. Muistin mentyä kukaan ei ymmärrä, mistä tullaan ja minne pitäisi mennä.

Yhteisön omaa viisautta ei siis pidä yliarvioida, mutta ei myöskään unohtaa. Jos kaikki tässä ajassa ikävältä tai vaikealta tuntuvat asiat ja ihmiset haudataan, voi mullan alle mennä myös osa yhteisön hiljaisesta tiedosta. Opiksi otetun raskas taakka kantaa myös tulevaisuuteen. Hiljaisen tiedon hautajaisissa katkaistaan helposti yhteisön koko elinajan arvoketju. Koska asiat eivät ole mustavalkoisia, parhaimmillaan näin tehden tuhkasta nousee uusi, uljas yhteisö, joka on vapaa luomaan uuden hengen, uusia innovaatiota ja toimimaan ilman vanhaa painolastia. Pahimmillaan yhteisölle käy kuin Aki Kaurismäen elokuvassa Mies vailla menneisyyttä. Muistin mentyä kukaan ei ymmärrä, mistä tullaan ja minne pitäisi mennä.

Kannettu vesi ei kaivossa pysy. Ei myöskään kokeneen kollegan siirtämä hiljainen tieto pysy kenenkään päässä, jos sille ei ole tarvetta juuri nyt. Hiljainen tieto ei ole dataa, se on sekoitus kokemusta ja sen mukanaan tuomaa viisautta, joka on pitkän ajan kuluessa rakentunut valmiudeksi nähdä metsä puilta. Se on ratkaisukykyä, luovuutta, vapautta, rohkeutta. Paras aika hiljaisen tiedon vaihtumiseksi on juuri silloin, kun sille on tarve ja tilaus. Pätevimmätkin tekijät kaipaavat ja tarvitsevat tuekseen jonkun toisen mielipiteen tai näkemyksen. Hiljainen tieto tarttuu parhaiten silloin kun sitä on sekä sen etsijällä että sen tarjoajalla, jotka avoimesti ja toisiinsa luottaen käyvät dialogin molempien yhteisen käsityskyvyn laajentamiseksi. Päteväksi on mahdotonta tulla pätemällä yksin.