Teemme työtä joka päivä erilaisissa fyysisissä ja virtuaalisissa työympäristöissä. Vuorovaikutus työpaikoilla vaihtuu nykyisin niin saumattomasti kahvihuoneiden tai avokonttoreiden kasvokkaiskeskusteluista sähköposteihin, videoneuvotteluihin sekä teksti- ja pikaviesteihin, että emme aina edes jälkikäteen muista, olemmeko käyneet keskustelun kasvokkain vai jonkin teknologian välityksellä.

Silti työntekijöiden fyysinen etäisyys esimerkiksi etätyön mahdollisuuksien näkökulmasta sekä toimitilojen viihtyisyys ja toimivuus nousevat keskeisiksi neuvottelukohteiksi monella työpaikalla. Tätä selittää osaltaan varmasti se, että fyysiset työtilat ja etätyötä mahdollistavan viestintäteknologian käyttöönotto ovat monessa organisaatiossa isoja investointeja.

Työntekijöiden luovuuden ja innovaatioiden uskotaan lisääntyvän työntekijöiden viettäessä paljon aikaa lähellä toisiaan.

Organisaatioiden suhtautumisessa etätyöhön ja toimistotilojen suunnitteluun voi kuitenkin nähdä suuria eroja. Siinä missä toisissa organisaatioissa intoillaan etätyön mahdollisuuksista, korostetaan toisissa työntekijöiden fyysistä läheisyyttä ja yhteisen toimistoympäristön merkitystä. Tällöin fyysisiä työympäristöjä suunnitellaan viihtyvyyden näkökulmasta ja monenlaisia toimintoja mahdollistaviksi. Saatetaanpa organisaatioissa jopa kilpailla sillä, kuinka vähän työntekijät haluavat etätyötä tehdä ja kuinka oma toimisto houkuttelee vetovoimallaan kaikki työntekijät saman katon alle joka maanantai-aamu.

Joissain organisaatioissa myös työntekijöiden etätöihin ja fyysiseen etäisyyteen on tehty tiukkoja linjanvetoja. Työntekijöitä kannustetaan tulemaan päivittäin toimistolle pitkienkin matkojen päästä tai jopa muuttamaan lähelle pääkonttoria, tai heitä kielletään tekemästä etätyötä. Tällaisia ohjeistuksia perustellaan sillä, että työntekijöiden fyysinen läheisyys mahdollistaa tiiviimmän yhteistyön. Myös työntekijöiden luovuuden ja innovaatioiden uskotaan lisääntyvän työntekijöiden viettäessä paljon aikaa lähellä toisiaan.

Ei se fyysinen välimatka vaan toimiva vuorovaikutus

Tutkimustulokset osoittavat kuitenkin, että pelkkä työntekijöiden fyysinen läheisyys ei ole tae toimivalle vuorovaikutukselle. Näyttöä ei ole esimerkiksi siitä, että fyysisesti etäällä olevat työntekijät kokisivat toisensa automaattisesti etäisiksi myös muulla tavoin. Tutkimuksessa, jossa yli 600 vastaajaa arvioi läheisiä yhteistyökumppaneitaan, havaittiin, että työntekijöiden kokema läheisyys oli yhtä suurta fyysisesti lähellä istuvaan kuin 1300 kilometrin päässä työskentelevään kollegaan. Koettu läheisyys oli yhteydessä tiiviiseen viestintään ja yhteiseen identiteettiin. Kyse oli siis ennen kaikkea toimivasta vuorovaikutuksesta eikä niinkään maantieteellisestä välimatkasta.

Fyysiseen etäisyyteen keskittymisen sijaan huomio tulisi kääntää työntekijöiden vuorovaikutussuhteisiin ja työyhteisön viestintäilmapiiriin.

Organisaatioiden fyysisistä ja virtuaalisista työympäristöistä keskusteltaessa toivoisikin kiinnitettävän enemmän huomiota siihen, mistä toimiva vuorovaikutus työntekijöiden välille syntyy ja millaisia ovat ne viestintäprosessit (virtuaaliset tai kasvokkain tapahtuvat), joilla tällaisia vuorovaikutussuhteita luodaan. Esimerkiksi turvallinen, innovatiivisuutta tukeva viestintäilmapiiri ei ole kiinni pelkästään työntekijöiden fyysisestä etäisyydestä tai läheisyydestä. Se syntyy kokemuksesta, että työyhteisössä on turvallista kokeilla riskinottoa ja puhua asioista suoraan, hyvässä hengessä. Tämä kaikki neuvotellaan työyhteisön vuorovaikutuksessa. Erilaisten virtuaalisten ja fyysisten työympäristöjen käyttö tukee vuorovaikutusprosesseja, mutta niiden pitäisi toimia enemmänkin mahdollisuuksina kuin rajoitteina työn käytännöistä neuvoteltaessa.

Fyysiseen etäisyyteen keskittymisen sijaan huomio tulisikin kääntää työntekijöiden vuorovaikutussuhteisiin ja työyhteisön viestintäilmapiiriin. Jos vuorovaikutussuhteet koetaan avoimiksi ja viestintäilmapiiri turvalliseksi, työyhteisö kestää etätyön tuomat fyysisen etäisyyden haasteet tai ympäröivän toimistotilan rajoitukset. Jos taas vuorovaikutus ei toimi, virtuaalisen tai fyysisen työympäristön hienoudet eivät toimi laastarina oikeille ongelmille kovinkaan pitkään.