Kuinka usein olet joutunut muuttamaan suunnitelmiasi työssä tai vapaa-ajalla kevään ja kesän 2020 aikana? Yhä nopeammin muuttuvassa maailmassa ja etenkin pandemian kaltaisissa poikkeusoloissa ennakointi on yhä tärkeämpää, sillä muutokset tapahtumat nopeasti ja niihin on reagoitava ja sopeuduttava nopeasti.

Ennakointi on eri asia kuin ennustaminen. Kristallipallosta siis ei ole kyse, vaan erilaisten mahdollisuuksien hahmottamisesta tämän hetken päätöksenteon tueksi. Hullunmyllyssä selviämiseen tarvitaan ennakoinnin lisäksi proaktiivista muuntautumiskykyä ja nopeaa reagointikykyä.

Akuutissa kriisissä reagoidaan

Itse työskentelen alalla, johon korona iski kovaa. Tapahtuma-ala ja messut käytännössä ajoivat seinään maaliskuussa, eikä kovin kirkasta valoa vielä tunnelin päässä näy. Matkailualan ohella tapahtuma-ala on koronasta pahiten kärsineitä aloja.

Akuutissa tilanteessa on tärkeää kyetä näkemään vaihtoehtoja ja ratkaisuja. Kriisitilanteessa on tyypillistä lamaantua ja jäädä tuijottamaan ongelmaa. Toimintakyvyn palauttaminen vaatii katseen nostamisen ongelmasta mahdollisuuksiin – vaikka väkisin, sillä vaihtoehtoja on.

Sen sijaan, että olisimme jääneet tuleen makaamaan ja tyytyneet odottamaan, hahmottelimme nopeasti kolme polunpäätä, joille aloimme rakentamaan siltaa kriisin yli. Meille nämä polunpäät olivat konkreettisesti tällaiset:

• Virtuaali- ja hybriditapahtumat: Kymmeniä toteutuksia jo takana, isona tulossa Kirjamessut verkossa 22.-25.10.
• Vaihtoehdot tilojemme käytölle: Hyvä sijaintimme ja toimiva logistiikka palvelee nyt koronatestausta. Olemme myös pystyneet järjestämään asiakkaillemme pienempiä esim. 100 hengen tapahtumia kesästä alkaen.
• Turvallisesti tapahtumiin: Miten tapahtumia voi järjestää turvallisesti? Tapahtumissa voidaan huomioida turvavälit, hygienia, väljyys, ilmanvaihto, siivous, maskit jne. Näiden eteen on tehty perusteellinen valmistelu ja tiloissamme on moni asia jo lähtökohtaisesti huomioitu kosketusvapaita hanoja myöten.

Tilanteen pitkittyessä on hahmoteltava erilaisia tulevaisuuksia

Alun reagoinnin jälkeen, kriisin pitkittyessä, on syytä ottaa järeämmät työkalut käyttöön. Meille tämä tarkoitti skenaarioiden luomista. Miten tilanne jatkuu ja millä aikavälillä?

Skenaarioiden taustalle on tunnistettava ns. ajurit, jotka vaikuttavat erilaisten tulevaisuuksien muotoutumiseen. Millaiset asiat vaikuttavat tilanteen kehittymiseen ja asiakkaidemme käyttäytymiseen? Millaiset asiat vaikuttavat poliittisiin päätöksiin ja viranomaisten rajoitustoimiin? Millaiset asiat vaikuttavat mediaan ja miten media vaikuttaa asiakkaisiimme ja päättäjiin?

Meille hahmottui kolme erilaista skenaariota tulevaisuudesta omaan alaamme liittyen:

1. Patoutunut tarve kohtaamisille – nopea tapahtuma-alan nousu ensi vuonna
2. Hidas sopeutuminen – hybridimaailma
3. Kohtaamisten välttelystä uusi normaali

Kunkin skenaarion taustalla on analysoitu ajureiden erilaista kehittymistä, asiakkaiden käytöstä kyseisessä skenaariossa, oman liiketoimintamme tilannetta ja tarvittavia toimenpiteitä. Jokaiseen skenaarion kuuluu myös luonnehdinta siitä, millainen maailma tuossa tilanteessa olisi. Kaikkein synkimmässä skenaariossa eli skenaariossa 3 ei esimerkiksi enää juuri matkustettaisi, eikä järjestettäisi juuri minkäänlaisia tapahtumia. Valtavat toimialat ja niiden mukana tuhannet työpaikat ja melkoinen pala BKT:stä häviäisi taivaan tuuliin. Erilaiset rajoitukset vaikuttaisivat arkeemme ja talouskehitys olisi varsin kurjaa.

Skenaarioiden tarkemman hahmottelun jälkeen on aika arvioida, kuinka todennäköinen mikin skenaario tällä hetkellä on. Lähemmän tarkastelun jälkeen voidaan onneksi sanoa, että on hyvät perusteet pitää skenaarioita 1 ja 2 todennäköisempinä kuin lähes dystopian kaltaista skenaariota 3. Rajoitusten höllennyttyä ihmisten käytös on palautunut nopeasti: esimerkiksi ravintolat täyttyivät pian ja kesällä hetkeksi myyntiin tulleet ulkomaanmatkapaketit myytiin hetkessä loppuun. Myös oman alamme tutkimus osoittaa, että messuille halutaan takaisin: kesäkuussa tehdyssä kyselyssä 74 % vastaajista oli tulossa messuille heti, kun heitä kiinnostava tapahtuma vain järjestetään.

Silti skenaarioiden 1 ja 2 välillä on paljon eroja, eikä mikään skenaario todennäköisesti aivan sellaisenaan toteudu. Skenaariotyö avaakin tehokkaasti ajattelua sille, että on varauduttava erilaisiin tulevaisuuksiin.

Viestinnän rooli ennakoinnissa

Viestinnän ammattilaisella on paljon annettavaa ennakointiin ja skenaariotyöhön. Hiljaisten signaalien luotaus, ajureiden tunnistaminen, syy-seuraussuhteiden, haasteiden, vaihtoehtojen ja ratkaisujen sanallistaminen ovat viestijän arkipäivää.

Hiljaisten signaalien luotaus, ajureiden tunnistaminen, syy-seuraussuhteiden, haasteiden, vaihtoehtojen ja ratkaisujen sanallistaminen ovat viestijän arkipäivää.

Toinen puoli viestinnän roolista on ennakoinnin ja skenaarioiden käyttäminen sisäisen viestinnän polttoaineena, rakentamaan työyhteisöä, jaettua todellisuutta, luottamusta ja läpinäkyvyyttä erityisesti kriisin aikana.