Korona-aalto on pyyhkinyt yli organisaatioiden kaikkialla Suomessa ja maailmallakin viimeisten viikkojen aikana. Yritysten – ja samalla viestinnän – toimintaympäristö muuttui kertaheitolla. Kun viestinnässä siirrytään kriisimoodiin, ennakointi, avoimuus ja yhteistyö ovat parhaita valmentajia.

Tilanteiden ja asioiden vaikea ennustettavuus on ollut valtavirtaa jo pitkään, mutta nyt villeimmät uhkakuvat toteutuivat monin paikoin kerralla. Miten valmistautua pandemian kaltaiseen viestintätilanteeseen?

Ennakoi ja varaudu villeimpiinkin tilanteisiin

Koronaviruksen nopeasti eskaloituva ja jatkuvasti muuttuva tilannekuva ja tiedon tarve toivat organisaatioiden viestinnälle aivan uudet ulottuvuudet. Kyse ei ollut niinkään organisaatioiden maineeseen liittyvästä kriisiviestintätilanteesta, vaan kokonaisvaltaisesti henkilöstöön ja liiketoimintaan vaikuttavasta ja vaikeasti ennakoitavasta poikkeustilanteesta. Monessa organisaatiossa on epäilemättä jouduttu toimimaan kriisimoodissa, ja parhaiten siinä sukkuloi, kun on valmistautunut mahdottomiltakin kuulostaviin skenaarioihin.

Harjoittelu tekee mestarin

Onnekas on ollut se yritys, joka on harjoitellut villeimpiäkin uhkakuvia kriisisimulaatiossa ja mallintanut niiden vaikutuksia henkilöstöön ja liiketoimintaan, valmistellut viestintämateriaalia ja pääviestejä. Kun hypätään koronan kaltaiseen viestintätaifuuniin, harjoittelu tuo lihasmuistista toimintamallit ja roolit käytäntöön eikä paniikki pääse iskemään. Kriisiviestinnän harjoitteleminen rauhallisina aikoina, ohjeiden päivittäminen sekä valmiushenkilöiden tiivis ja arkinen ylläpito helpottavat toimintaa ja nopeuttavat päätöksentekoa.

Luotaa ja nappaa hiljaisemmatkin signaalit

Luotaa toimintaympäristöä niin arjessa kuin keskellä turbulenssia: mitä paremmin ennakoit tulevaa ja varaudut epätodennäköiseenkin, sitä paremmin pärjäät erikoistilanteiden viestinnässä. Kun on pienikin epäily esimerkiksi siitä, että koulut suljetaan, valmistaudu HR:n kanssa miettimään sen vaikutuksia ja viestintää. Yhteistyö on kuningas koronaviruksen mukanaan tuomassa tuiverruksessa, ja siinä pärjää vain moniammatillisen tiimin tiiviillä yhteistyöllä.

Sopeuta takaisin arkeen

Lopulta kriisimoodista pitää palautua mahdollisimman nopeasti takaisin arkeen. Tee se harkiten ja sopeuta omaa viestintää vallitsevaan media- ja tunnemaisemaan. Etenkin nyt vaaditaan herkkyyttä, kun ihmisten turvallisuuden tunne on vavahtanut pois uomiltaan. Poikkeustilanteen päätteeksi pysähdy peilaamaan onnistumisia ja mahdollisia stipluja: ainoa tapa kasvaa ja kehittyä on rehellinen läpikäynti rakentavassa yhteishengessä.

Avoimuutta rakennetaan arjessa ja yhteistyöllä

Avoimuus on monen yrityksen arvo ja kuuluu useisiin julkilausuttuihin linjauksiin. Avoimuus ja yhteistyö ovat avain onnistuneeseen viestintään myös poikkeustilanteissa, koska yksikään viestijä tai viestintäosasto ei onnistu yksin. Eteenpäin katsova johto, timanttinen HR, valpas valmiusryhmä ja noheva viestintä ovat ässä hihassa poikkeusolojen viestinnässä. Viestintä on aina tiimityötä, ja parasta haastavissa tilanteissa onkin saumaton yhteistyö.

Avoimuus ja yhteistyö ovat avain onnistuneeseen viestintään myös poikkeustilanteissa, koska yksikään viestijä tai viestintäosasto ei onnistu yksin.

Avoimuuden kulttuuria rakennetaan päivittäisessä yhteistyössä, ja sitä testataan vaikeissa ja poikkeavissa tilanteissa. Mitä normaalimpaa organisaatiolle on viestiä proaktiivisesti, sitä helpompaa se on haastavissakin tilanteissa.