Teittekö te rakkaat viestijäkollegat millaisia uudenvuoden lupauksia? Minä tein yhden ja aion nyt kertoa millaisen.

Mistäköhän ihmeestä sain ajatuksen luvata keskittyä perusasioihin, päivittäisiin rutiineihin ja hoitaa yksinkertaisimmatkin viestinnän tehtävät rakkaudella ja kunnioituksella niitä kohtaan? Ehkä siitä, että satuin joululomalla katsomaan Netflixistä dokumentin nelikymppisestä New York City -baletin tanssijasta Wendy Whelanista.

Dokumentissa tämä upean uran tehnyt, vahva nainen aloittaa joka aamu harjoituksensa tangon ja peilin ääressä niistä aivan samoista pikkuaskelista, joita hän on toistanut balettikoulun alaluokilta lähtien. Joka aamu, perusaskelista rakentaen. Ilman tällaista kurinalaisuutta ja nöyryyttä hän ei yltäisi huippusuorituksiinsa lavalla esiintyessään. Tanssijan esimerkki puhutteli minua ja ajattelin sen saattavan puhutella muitakin viestijöitä.

Viestijät-blogissa ja somessa käytiin juuri alkuvuodesta keskustelua viestijän työnkuvasta ja monien väsymyksestä alaan. Kirjoituksista virinneen keskustelun myötä tulin itsekin miettineeksi, miten jaksan vuodesta toiseen ja mistä epäilysten hetkellä haen motivaationi. Elinikäisestä uuden oppimisesta puhutaan paljon, mutta muistutammeko itsellemme tarpeeksi usein perusasioihin palaamisen tärkeydestä?

Tein hyvän tiedotteen, jee!

Perusasiat. Ne mielessäni siis asetuin 2.1. koneen ääreen työpisteessäni, kuten Wendy tankonsa ääreen, pari ylimääräistä kinkunsiivua ehkä vyötäisilläni, mutta ranka pitkänä ja ryhdyin "tiedottamaan".

Otin työn alle pari tiedotetta. Toinen oli organisaatiolleni tyypillinen työryhmämuistion lähtö lausuntokierrokselle ja toinen oli rutiininomainen, lain voimaantulosta kertova tiedoteaihio. Paneuduin aiheisiin kuin olisin maailman ensimmäistä tiedotetta näinkin tärkeistä seikoista laatimassa. Kunnioituksella ja tutkijan innolla. Tulosta syntyi heti, katso vaikka:

Alkuperäinen tiedote – yksi mediaosumista

Alkuperäinen tiedote – yksi mediaosumista

Kumpikin tiedotteista meni sellaisenaan läpi mediassa. Syy tähän oli niinkin yksinkertainen, että kaivoin pihvin otsikkoon, tein tekstistä neutraalin mutta nasevan, lisäsin alkupuolelle asiantuntijan sitaatin ja loppuun taustat – jotka asiantuntija toki halusi siirtää tiedotteen ensimmäiseksi kappaleeksi, mihin en ammattiylpeyttäni tietenkään suostunut.

Mediaseurannan avulla "omistajuutta" asioihin

Otin myös poikkeuksellisen tarkkaan syyniin joka aamuisen talossamme viestinnälle ja johdolle tulevan mediakatsauksen. Mikä runsaudensarvi se työn kannalta onkaan! Kollegoitteni iloksi nostan sieltä yhteiseen keskusteluumme aiheita tyyliin "hei, tässä aiheessa toimittaja jutun päällä, jatkokysymyksiä odotettavissa, kuka näistä vastaakaan meillä?" ja viestijäporukka kuittaa kukin asiantuntemuksestaan ammentaen ja tieto leviää meidän kesken.

Oloni on kuin nuorella tytöllä. (Käsi ylös kaikki, joiden eka työtehtävä viestijänä oli lukea päivän lehdet...) Toisaalta, tunnen aivan erilaista "omistajuutta" nyt moniin organisaationi asioihin. Olen hämmästyneenä kysynyt itseltäni, miten ihmeessä olen saattanut unohtaa, miten palkitsevaa joka-aamuinen katsaus mediaan on.

Tänä päivänä mediaseurannan avulla voi sitä paitsi tehostaa omaa ja muiden asiantuntijoiden somepresenssiä. Itse ojentelen mediaseurannasta suoria linkkejä organisaatiomme riviasiantuntijoille. Somessa aktiivisia työntekijöitämme se auttaa osallistumaan, jakamaan, keskustelemaan tai vähintäänkin seuraamaan julkista keskustelua. Moni kiittelee paluupostissa vuolaasti.

"Kiitos aivan MAHTAVASTA palvelusta!"

Mikä onkaan vielä viestintätyötä, josta ei paljon blogeja kirjoitella? Mites teiltä hoituu puhelinpalvelu, eli toimittajien kysymyksiin vastaaminen? Sitäkin perusasiaa olen alkuvuodesta harjoittanut, pieteetillä ja rakkaudella, ja palaute on ollut erittäin positiivista.

Tammikuun alusta voimaan tullut aa:lla alkava malli on puhuttanut mediassa. Asia ei kuulu organisaationi vastuulle suoraan vaan pääosin naapuriorganisaation vastuulle. Miten palvella asiasta kysyjiä?

Ensimmäiselle soittajalle kerron asiantuntijan nimen ja yhteystiedot naapuritalossa. "Juu, mutta hän ei vastaa eikä se-ja-sekään ole tavoitettavissa eikä myöskään se-henkilö ja tarvitsen taustatietoa kello 14 alkavaan lähetykseen."

Okei, sähköpostiosoite ylös ja itse etsimään vastauksia, koska sehän toki kuuluu viestijän perustehtäviin. Saan hetken päästä asiantuntijan naapurista kiinni – hän vastaa ensin Lync-viestiini ja lopulta puhelimeen. Sielunhoidan keskustelun ohessa kyselyihin väsynyttä asiantuntijaa ja kirjoitan hänen sanelustaan (hän on kävelemässä kokoukseen) lyhyet vastaukset toimittajan kysymyksiin. Sähköpostitan kirjoitukseni asiantuntijalle, joka (kokouksessa läppärin avattuaan) vastaa suoraan toimittajalle. Etsin vielä pari hyödyllistä linkkiä ja lähetän ne toimittajalle.

Hän saa kaiken tämän paljon ennen toivomaansa määräaikaa ja laittaa heti palautetta: "Kiitos aivan MAHTAVASTA palvelusta!"

Keskittyminen perusasioihin on ollut hyvä ihmiskoe. Minulle on tullut lähes joka päivä tajuttoman hyvä mieli jostain kuvailemani tyyppisen pienen tehtävän kunnolla hoitamisesta. Yritän jatkaa valitsemallani tiellä ja arvostaa perusasioita, näitä meidän alamme ikiomia demi-pliéitä, ja ymmärtää, että niiden varaan lopulta rakentuu koko muu tehtävänkuvani. Perusasiat ovat aina ja kaikilla aloilla osaamisen perusta.

Mitkä ovat sinun työsi peruspilarit? Palaatko niihin säännöllisesti?