Elämme ennennäkemättömiä poikkeusaikoja, joissa työnteko on pitänyt kertarytinällä siirtää virtuaalisiin ympäristöihin. Mitä se on opettanut ja millaisia parhaita käytäntöjä on syntynyt? 

Perjantaina 13.3. Kaiku Helsinki monen muun suomalaisorganisaation tavoin pystytti virtuaalitoimistonsa todenteolla: Etätyöskentely ja virtuaalivalmennukset olivat jo olleet osa arkeamme, mutta yhtäkkiä kaikki piti saada rullaamaan verkon välityksellä. Muutama päivä myöhemmin perusvalmiudet ja -käytännöt olivat kunnossa, mutta hyvän suunnittelun ja inhimillisen vuorovaikutuksen merkityksestä olemme oppineet joka päivä lisää.

Tässä etätyöpajoihin ja vuorovaikutukseen liittyvää pohdintaamme, josta toivomme olevan muillekin viestijöille hyötyä.

Jos suunnittelu on ollut tärkeää, nyt se on vielä tärkeämpää

Elina Piskonen: Työpajan tärkein osuus tapahtuu aina ennen työstöä – tämä pätee yhtä lailla kasvokkain kuin etänä. Väitän, että työpajoilla on joskus huono kaiku siksi, että valmistelu on jäänyt puolitiehen. Hyvän työpajan suunnittelu sisältää aina tavoitteen – sekä koko työstön että jokaisen työstön vaiheen – täsmentämisen, juuri kyseiseen tavoitteeseen soveltuvan menetelmän valitsemisen sekä yllätyksiin varautumisen.

Työpajojen muuntaminen pikavauhtia virtuaalisiksi vaatii roppakaupalla raakaa työtä: muutaman tunnin työpajan suunnitteluun täytyy varata vähintään tuplasti työstön keston verran aikaa, usein enemmänkin.

Armollisuutta ja huumoria kehiin

Elina Piskonen: Työpajan vetäminen on kasvokkainkin usein jännittävä tilanne, varsinkin jos et vedä työpajoja kovin usein. Monia vetäminen jännittää tässä poikkeustilanteessa entistä enemmän: käytettävät järjestelmät ja menetelmät ovat ehkä uusia tuttavuuksia. Lisäksi aina voi tapahtua jotain yllättävää, tekniikka voi pettää tai taustalla voi vilahtaa riekkuvia lapsia.

Muista siis armollisuus itseäsi kohtaan! Asiat eivät läheskään aina suju suunnitellulla tavalla, mutta huumori ja soveltaminen auttavat. Ja ennen kaikkea: ole oma itsesi, se riittää hyvin.

Tunnista empatiavaje viestinnässä

Salla Syrman: Paraskaan asioiden suunnittelu tai toimiva tekniikka eivät yksinään takaa hyvää työpajaa. Kun poikkeustilanne alkoi, mieleeni muistui Kaiku Helsingin Tulevaisuusluotain-selvityksessä muotoilemamme teesi: Digitaaliset ympäristöt ja viestinnän kiihtyvä nopeus aiheuttavat empatiavajetta – siksi empatiataitojen tietoinen kehittäminen on entistä tärkeämpää. Nyt näitä taitoja tarvitaan, niin etätyöpajoissa kuin kaikissa muissakin vuorovaikutustilanteissa.

Varmista, että kirjoitat empaattisen sävyn näkyviin viesteihisi. Osoita empatiaa äänensävyllä ja kehonkielellä aina, kun mahdollista. Kuuntele, asetu toisen ihmisen asemaan, ota tunteet huomioon, anna kiitosta ja osoita arvostusta. Pue sanoiksi se, minkä haluat toisen ymmärtävän – älä oleta, että hymysi ja hyvä tahtosi välittyy virtuaalipalaverin videosta. Ja ennen kaikkea: ole kiinnostunut kehittämään empatiataitojasi ja peilaamaan omia tekojasi muiden näkökulmasta.

Vähemmän on enemmän ja yksinkertaisempi on parempi

Salla Syrman: Pitkittyvä stressi vaikuttaa keskittymiskykyymme – erityisesti jos kotikonttorilla on toisella kädellä päiväkoti pyöritettävänä. Poikkeusaikoina viestitulva kasvaa ja uusia digitaalisia viestintäkanavia otetaan käyttöön. Työpajan vetäjät saattavat innostua kikkailemaan uusilla leikkikaluilla, vaikka vähempikin riittäisi.

Kun elämä on muutenkin kuormittavaa, kannattaa pohtia, mikä kaikki on välttämätöntä. Kuinka monta uutta haltuun otettavaa kanavaa tai välinettä organisaatiossa todella tarvitaan? Miten viestejä voi selkeyttää niin, että keskittymiskyvyn äärirajoilla työskentelevät ihmiset voivat omaksua olennaisen mahdollisimman vaivattomasti?

Ole hienotunteinen muita kohtaan, älä lue liikaa rivien välistä

Salla Syrman: Elämme aikoja, jolloin ihmiset joutuvat koetukselle eri tavoin. Yksi laittaa terveytensä alttiiksi menemällä edelleen työpaikalle. Toinen taistelee selviytymisestä taaperoarjessa ja etätöissä. Kolmas kärsii sydäntä raastavasta yksinäisyydestä. Neljännen läheinen viruu sairaalassa. Ja niin edelleen. Nyt on hyvä hetki muistaa, ettei muiden taakka näy päällepäin eikä varsinkaan virtuaaliympäristöissä. Onko kaikki kärkevimmät mielipiteet tarpeen julistaa juuri nyt? Voisimmeko juuri nyt olla erityisen hyviä toisillemme?

Nyt kannattaa myös varoa tekemästä ylitulkintoja toisten ihmisten tarkoitusperistä: tylyltä vaikuttava viesti ei välttämättä ole tylyksi tarkoitettu. Kireä kehonkieli ruudun takana kertoo ehkä enemmän jännityksestä kuin vihamielisyydestä. Väärinkäsityksiä syntyy varmasti. Puhu asiat selviksi, älä jää hautomaan!