Viestinnän merkitys ja rooli organisaatioissa on puhututtanut jälleen viime aikoina. Olemme joutuneet lukemaan uutisia leikkauksista, jotka osuvat surullisesti viestinnän positioihin sekä kokonaisiin yksiköihin. Viestijät parahtavat yhdestä suusta: taasko tätä joudutaan puimaan läpi? Puidaan sitten. Me emme tule lopettamaan ammattilaisviestijöiden tärkeydestä puhumista.

Miten viestinnän työkalut auttavat viestinnän ammattilaisia todistamaan työnsä arvon?

Viestinnän mittaaminen tarjoaa selkeän tavan osoittaa konkreettisin luvuin, kuinka viestintä toimii. Vaikka se ei täysin tavoita viestinnän syvempää merkitystä organisaatiolle, se tuo kaivattua dataa ja tilastoja keskusteluun. Mittaamisen kautta viestintää voidaan tehdä näkyvämmäksi ja tuloksellisemmaksi, mikä auttaa vahvistamaan sen asemaa organisaation keskeisenä toimintona.

Viestinnän työkalut tarjoavat mittareita sisäänrakennettuna. Tiedotejakelu, mediaseuranta sekä sosiaalisen median kautta mikrotiedottaminen ja sen seuraaminen ja kuuntelu ovat kaikki työkaluja, joista on saatavilla dataa ulos ja näytölle.

Tiedottaminen

Tiedotteet ovat medialle erittäin tärkeä lähde saada tietoa erilaisten organisaatioiden asioista, ilmiöistä, tapahtumista ja tuotteista. Lianan viimeisimmän toimittajakyselyn mukaan 90 % vastaajista oli lukenut tiedotteita viimeisen 24 tunnin aikana.

Tiedotteiden hyödyntäminen on toimittajien keskuudessa kasvanut huomattavasti kahden vuoden aikana. Uusimmassa kyselyssä 32 % vastanneista toimittajista kertoi hyödyntäneensä tiedotetta jutun teossa viimeisen vuorokauden sisällä, kun kaksi vuotta sitten tuo luku oli 23 %.

Tiedotejakelupalvelun statistiikasta nähdään tiedotteiden avaajat ja linkkien klikkaajat sekä myös pidemmän ajan hyödyllistä statistiikkaa, kuten aktiivisimmat avaajat 12 kuukauden ajalta. Tällaisen tiedon avulla voidaan lähestyä luottotoimittajia, joita selkeästi kiinnostaa juuri teidän organisaationne viestintä.

Tiedottamisen tarkoituksena on kertoa organisaation toiminnasta sille ominaisella sävyllä ja äänellä, kommunikoida tavoitteista sekä samalla rakentaa mainetta ja brändiä. Lehdistötiedotteen arvo syntyy siitä, että se on osa suurempaa tarinaa, joka on yhteneväinen organisaation missioon ja tavoitteisiin.

On olennaista ymmärtää, mitkä tiedotteet saavat huomiota, miten niitä siteerataan ja mitä vaikutuksia niillä on yrityksen julkisuuskuvaan. Maine on nykyaikana vastuullisuuden ristiaallokossa noussut entistä tärkeämpään asemaan ja on erittäin tärkeää, että toimenpiteitä siihen liittyen tekevät juuri viestinnän ammattilaiset.

Mediaseuranta

Mediaseurantapalvelun tarjoama statistiikka taas nousee jo uudelle tasolle siinä, miten syvällisesti dataa voidaan käyttää viestinnän arvon osoittamisessa. Se tuo näkymätöntä arvoa näkyväksi.

Mediaseurantatyökalu tarjoavaa aivan valtavan määrän tietoa – näkyvyydestä uutismedioissa, keskusteluista sosiaalisessa mediassa ja organisaation julkisuuskuvasta yleensäkin. Data on kuitenkin hyödyllistä vain, jos sitä osataan tulkita oikein ja muuttaa konkreettisiksi toimiksi. Viestinnän ammattilaiset pystyvät käyttämään mediaseurantaa tiedottamisen täydentäjänä ja mitatakseen tiedottamisen vaikutusta.

Palvelu tarjoaa seurannoista valmiita analyysejä, joiden avulla voidaan demonstroida esimerkiksi tietyn teeman ympärillä käydyn keskustelun mielipidejohtajat sekä journalistisessa että sosiaalisessa mediassa. Ymmärtämällä, mitkä viestit saavat huomiota, mitkä jäävät huomiotta ja miksi, voidaan kehittää viestinnän strategiaa.

Viestintä strategian ytimessä

Viestinnän tehtävänä on rakentaa ja suojella organisaation mainetta, luoda suhteita sidosryhmiin ja tuottaa lisäarvoa liiketoiminnalle.

Viestintä rakentaa luottamusta. Sitä tarvitaan organisaation maineen tai julkisuuskuvan rakennusvaiheessa, niiden ylläpitämisessä sekä kriisin jälkeen, jolloin luottamus täytyy rakentaa uudelleen.

Viestintä on elintärkeä palikka yhteistyön edistämisessä. Kaikki yhteistyöhankkeet, siltojen rakennukset ja kurotukset organisaatio- tai jopa toimialarajojen yli, tarvitsevat asioihin ja nyansseihin perehtyneitä viestinnän ammattilaisia.

Viestintää tarvitaan erityisesti muutoksen johtamisessa. Kun organisaatiorakenne muuttuu, toimintoja suoraviivaistetaan ja henkilöstöä vähennetään tai lomautetaan, tarvitaan viestinnän osaamista.

Yksi viestinnän suurimmista haasteista historiallisesti on ollut mitattavuus. Nykyään kuitenkin viestinnän työkalut, kuten mediaseurantapalvelut sekä tiedotteiden analytiikka, ovat muuttaneet tilannetta. Kun viestinnän ammattilainen pystyy esittämään selkeitä mittareita siitä, miten viestintä on lisännyt tunnettuutta tai yleisön sitoutumista, vaikuttanut maineeseen tai vaimentanut kriisin syntymistä, sen arvo liiketoiminnalle ja strategisena ydintoimintona on helpompi perustella.