Verkkosivu-uudistus… voiko pahempaa haastetta löytyä? Ja vielä tilanteessa, jossa EU:n saavutettavuusdirektiivi asettaa projektille tiukan aikarajan. Ajattelin itsekin niin, muutamat verkkouudistukset läpivieneenä. Mutta kun uudistimme Veritaksen verkkosivut, toisin kävi.

En osannut ennustaa sitä tekemisen intoa, jonka verkkouudistus synnytti.

”Tämä oli itselleni hyvän mielen työ, joka antoi intoa myös muuhun tekemiseen,” kommentoi yksi mukana ollut, jonka päätyö on eläkepalveluissa. Miten näin pääsi käymään?

Oppi 1: Tee yhdessä, niin hyödyt kasvavat

Veritaksen tuore viestintäryhmä nousi tärkeään rooliin, kun aloitimme verkkouudistuksen maaliskuussa 2020. Perustimme kuuden hengen ydinryhmän, josta vain minulla ja viestintäkumppanin edustajalla oli kokemusta verkkosivujen uudistamisesta. Kokoonnuimme viikoittain ja veimme hommaa eteenpäin. Jokainen meistä teki tätä projektia muiden töiden ohella.

Päätimme vastuuhenkilöt sektoreittain ja järjestimme viestintäryhmälle työpajoja, joissa opetimme kirjoittamista verkkoon, saavutettavuutta, hakukoneoptimointia, Wordpress-järjestelmää ja visuaalisuutta.

Tämän seurauksena meillä on nyt talossa laaja joukko henkilöitä, jotka osaavat ylläpitää verkkosivuja ja ymmärtävät niiden merkityksen asiakaspalvelulle ja brändille.

Oppi 2: Älä määrittele liikaa, vaan uskalla aloittaa

Teimme projektille melko kevyen määrittelytyön, jota ohjasi asiakaspalvelu, mobiili ensin -ajattelu, hakukoneoptimointi ja saavutettavuus. Hyväksyimme, että sivusto ei ole valmis syyskuussa, vaan kehittämistyö jatkuu… ja pistimme töpinäksi. Learning by doing.

Kaikki ei mennyt niin sanotusti ”kerralla täydellisesti maaliin” ja koimme sekaviakin hetkiä. Sanon kuitenkin, että pienet viilaukset jälkikäteen ja ylimääräiset ”wordpress-help palaverit” olivat pieni hinta siitä, miten paljon kollegat oppivat, kun saivat tehdä itse, ja millaiset onnistumisen tunteet tästä työstä syntyi. Jälkikäteen ydintiimi kommentoi esimerkiksi näin:

”Tekijäporukan osaaminen kasvoi projektin aikana tosi paljon.”

”Paljon lennossa suunniteltua, silti projekti pysyi kasassa.”

”Huikea loppurutistus monella osa-alueella.”

Oppi 3: Verkkosivut ovat digipalvelun ekosysteemin sydän

Verkkosivut eivät ole vain viestinnän ilo ja murhe, vaan ne ovat yhtiön digitaalisen palvelun sydän ja kasvot ulospäin. Verkkosivut ovat yhdistelmä ajankohtaista sisältöä ja visuaalisuutta, digipalvelua ja vuorovaikutusta sekä brändin vahvistamista ja näkyvyyttä esimerkiksi hakukoneissa.

Pyri saamaan kollegasi ymmärtämään, että verkkosivut ovat tärkeitä kaikkien työlle ja joka sektorin pitäisi olla työssä mukana ja kiinnostunut aiheesta. Kerro projektista avoimesti ja jatkuvasti, ja arvosta kaikkien antamaa palautetta.

Kokoa ydinryhmä myös jatkokehittämistä varten ja määritä roolit tarkasti. Kun kriisitilanteita tulee, pitää pystyä reagoimaan nopeasti.

Oppi 4: Varaa verkkouudistukselle työaikaa

Puolen vuoden rutistuksen jälkeen julkaisimme uudet veritas.fi -sivut kolmella kielellä, täysin uudella visuaalisella ilmeellä. Tuoreissa valokuvissa näkyvät omat työntekijät ja asiakkaat, asiakkaan ääni kuuluu. Olemme lopputuloksesta melko ylpeitä ja erittäin iloisia!

Kysyimme mukana olleilta palautetta siitä, mitä olisi pitänyt tehdä toisin? Valtaosa vastasi, että aikaa ja resursseja olisi saanut olla enemmän. Toinen murhe oli teknisen osaajan puuttuminen ydinryhmästä. Tämä puute on onneksi korjattu, jatkoa ajatellen.

Verkkouudistus on iso kokonaisuus – sitä ei voi tehdä liian niukalla porukalla, työajalla tai budjetilla.

Muutama myös toivoi selkeämpää ohjeistusta ja valmiita manuaaleja. Tässä projektissa manuaaleja tuotettiin ja täydennettiin vimmatun tekemisen rinnalla, mikä tietenkään ei ole optimaalista. Onneksi kaikkea pystyy viilaamaan jatkossakin.

Oppi 5: Säilytä usko ja tekemisen ilo

Viestintäkumppanimme, monet verkkouudistukset läpivienyt viestintätoimisto, ihmetteli tätä projektia. He eivät olleet ennen kokeneet, että kokouksiin tullaan innosta puhkuen ja että toisia kiitetään niin usein. Ydinryhmän palautteissa korostui kaksi teemaa: Uuden oppimisen ilo ja mahtava porukka, joka puhalsi yhteen hiileen.

Palautteissa korostui kaksi teemaa: Uuden oppimisen ilo ja mahtava porukka, joka puhalsi yhteen hiileen.

Rakennamme koko yhtiöön uutta, avointa ja kannustavaa kulttuuria. Osana sitä toimii siis viestintäryhmä (katso blogini Veritaksen viestintäryhmästä).

Verkkosivu-uudistus oli viestintäryhmän osoitus siitä, mihin uudenlainen yhteistyön ja positiivisen ajattelun kulttuuri voi konkreettisesti johtaa.

Kuva: Verkkouudistuksen ydinryhmä: vas.ylhäällä Timo Eirola, Suvi Asikainen, Päivi Hiltunen, Sanna-Maria Sarelius, alhaalla vas. Niko Kauranen, Mirka Salmi, Roosa Simola, Jessica Ålgars, Linda Mattsson ja Antti Talvitie. Kuvasta puuttuu kuvan ottanut Sam Sihvonen.