“Oliko jotakin mitä haluaisit vielä kertoa aiheeseen liittyen?”

Pitkä hiljaisuus. Olin jo avaamassa suuni kiittääkseni liikkuvaa työtä tekevää haastateltavaani, jota jututin puhelimitse sisäisen viestinnän kehittämisprojektiin liittyen.

“Olisi tärkeää kuulla sellaista, mikä ei ole niin tärkeää”, kuului linjan toisesta päästä äkkiä. “Sellaista mitä ei kuule, ellei ole paikan päällä.”

Siinäpä se. Haastateltavani oli juuri kertonut pysyvänsä erinomaisesti kärryillä taloudesta, tuotannosta ja muista työhönsä liittyvistä asioista esimiehensä, sähköpostin ja tietojärjestelmien kautta, mutta jäi auttamatta futisjuttujen ja kahvittelujen ulottumattomiin.

Työyhteisöviestinnästä puhuttaessa yhteisö tahtoo jäädä työn ja viestinnän väliin myös elävässä elämässä. Yhteisöä ei synny ilman jotain sellaista, mikä tekee satunnaisten ihmisten joukosta yhteisön: yhteistä kulttuuria ja yhteisyyden tunnetta. Epävirallinen viestintä - kuulumisten vaihto, kissavideot ja muut suoranaisesti työtehtävien suorittamisen ulkopuolelle solahtavat asiat - on osa yhteisöviestintää, mutta sen tärkeyttä ei aina tunnisteta. Spontaania, horisontaalista viestintää on usein nimitetty puskaradioksi tai viidakkorummuksi. Kielikuvina “puska” ja “viidakko” viittaavat hallitsemattomaan, läpinäkymättömään ja villiin. Virallisen, säädellyn viestinnän näkökulmasta epävirallinen viestintä onkin usein edustanut enemmän ongelmaa kuin mahdollisuutta: miten saadaan huhut kuriin, miten tukitaan tietovuodot ja miten valvotaan kuka mitäkin saa sanoa.

Fyysisessä ympäristössä epävirallinen viestintä perustuu vahvasti sosiaalisiin suhteisiin ja hierarkioihin. Nykyaikaisissa matalan hierarkian organisaatioissa tilanne on jo lähtökohtaisesti toisenlainen, mutta perinteisemmissäkin taloissa asetelmaa voidaan tietoisesti murtaa. Työpaikoilla, jossa ihmiset ovat fyysisesti samoissa tiloissa, epämuodollista viestintää syntyy luonnostaan kahvihuoneissa ja käytävillä. Välitteisessä vuorovaikutuksessa epävirallisen viestinnän käynnistäminen ja vaaliminen vaatii kuitenkin huomiota, tahtoa ja tekoja.

Tulokulmia ja hyötyjä

Epävirallisen työyhteisöviestinnän merkitystä voi lähestyä monilta kanteilta.

1. Empatian ja luottamuksen lisääminen. Kun työyhteisönsä jäseniin tutustuu muutenkin kuin raporttien kautta tai pikkujouluissa, uskaltaa itsekin olla useamman piirteen ihminen.
2. Kanavien aukipito. Kielitieteessä on alun perin antropologi Bronisław Malinowskin kehittämä termi “faattinen yhteys” eli kyhnytyspuhe: tärkeää ei ole se, mistä puhutaan, vaan se, että osoitetaan, että yhteys on olemassa. Heikotkin linkit luovat yhteisyyden tunnetta ja madaltavat kynnystä olla yhteydessä esimerkiksi yllättävässä kriisitilanteessa.
3. Oppiminen, innovatiivisuus, osaamisen jakaminen. Hei onks jollain muuten kokemusta kanbanista? Ai ootko sä ollut siellä töissä? Merkittävätkin kehitysideat ja yhteistyökuviot voivat saada syntynsä sivulauseessa höpöttelyn yhteydessä ja löytää sitten vasta tiensä viralliseen prosessiin.
4. Työyhteisö perinneyhteisönä: identiteetin muodostaminen ja vaaliminen ja aineeton kulttuuriperintö. Keitä me ollaan ja mitä me yhdessä tehdään? “Mitä järjettömämpää perinteen sisältö on, sitä todennäköisemmin sen käyttö liittyy yhteenkuuluvuuden luomiseen” (folkloristi Lynne McNeilliä lainaten Kaarina Koski). Kääntäen: jos yhteisö ei koskaan tee keskenään mitään pöhköä, voidaan kysyä, onko yhteisöä edes olemassa?
5. Tunnelman luominen ja työhyvinvointi. Psykologisesti turvallinen ja viihtyisä ilmapiiri ei synny taianomaisesti itsekseen. Kissavideon postaaminen sisäisen viestinnän kanavaan voi olla myös diagnostinen toimi: millaisia reaktioita se herättää? Vai vaivautuuko kukaan reagoimaan millään tavalla?
6. Yhteisten viestintäkanavien käytön edistäminen. Matalan kynnyksen kivat jutut houkuttelevat käyttämään viestintäalustoja ja lisäävät samalla sen todennäköisyyttä, että virallisemmat ja tylsemmätkin asiat käväisevät näkökentässä. Harva avaa innosta puhkuen kännykkänsä nähdäkseen, onko intran etusivulle tullut jotain lystiä, mutta työkaverien kanssa Netflix-vinkkejä vaihtaessa saattaa tylsempikin viesti sattua silmiin.
7. Raja-aitojen ja siilojen murtaminen. Jalkapallo tai sarjakuvat voivat yhdistää ihmisiä yli osastojen ja hierarkioiden - ja luoda kontakteja, joista hyödytään uusissa tiedontarpeissa tai toisten ihmisten osaamisen yhdistämisessä.

Mutusta dataan: mitä ihmiset haluavat kuulla ja kertoa ja missä se tapahtuu?

Pidin huhtikuussa 2018 epävirallisesta viestinnästä puheenvuoron kolmannessa Törmäys-tapahtumassa. Aiemmin samana keväänä keräsin ajatuksia ja kokemuksia epävirallisesta viestinnästä avoimella verkkokyselyllä. 150 vastaajasta 80 % oli naisia, todennäköisesti omien ammatillisten verkostojeni naisvoittoisuuden takia. Vaikka kysely oli kaukana kattavasta, tulokset antavat suuntaa siitä, miten ja missä epävirallista viestintää tapahtuu ja miten se koetaan.

Kanavat ja välineet: missä viestitään?

Mitä välineitä työyhteisöillä oli käytössään? Sähköposti oli - odotetusti - työkäytössä lähes kaikilla, puhelut kolmella neljästä, WhatsApp ja Skype yli puolella, ja tavalliset tekstiviestit vähän alle puolella vastaajista. Yammerin mainitsi yli 40 %. Facebook ja Messenger, Slack, Googlen työkalut ja Microsoft Teams olivat käytössä 10-20:lla %.

Mitä epäviralliseen viestintään tulee, niin yleisin epävirallisen viestinnän yhdessä sovittu tai käytössä vakiintunut kanava oli WhatsApp (31 % vastaajista). 12 % mainitsi Slackin; Facebook, Yammer, Messenger ym. saivat vain hajamainintoja. 13:lla % ei ollut sovittua tai vakiintunutta epävirallisen viestinnän kanavaa missään välineessä.

Otaksun, että puolentoista vuoden takaiseen tilanteeseen verrattuna tilanne on jossain määrin muuttunut ja sisäisen sosiaalisen median kanavat ovat enemmän käytössä. Esimerkiksi Microsoftin Teamsin osuus kyselyssä oli vain 15,4 %, ja Workplace by Facebookin käyttäjiä ei ollut mukana lainkaan.

Mikä ilahduttaa ja mikä ärsyttää?

Mikä ihmisiä ilahduttaa ja vihastuttaa epävirallisessa viestinnässä? Mistä aihepiireistä haluttaisiin kuulla ja kertoa enemmän?

Ylivoimaisesti tärkein ilonaihe on onnistumisten jakaminen: sen mainitsi 28 % vastaajista. Onnistumisista myös haluttiin kuulla useammin - mutta myös epäonnistumisista ja oppimiskokemuksista sekä “ihan tavallisista asioista. “Usein jaetaan vaan megaluokan juttuja kun pienetkin asiat tuovat samat tunteet, ja kuitenkin pieniä asioita on paljon useammin”, kommentoi muuan vastaaja.

Yhtään negatiiviseksi koettua yksittäistä aihepiiriä ei noussut yli muiden, mutta se mikä ihmisiä ärsytti, oli enemmänkin viestimisen tapa, kielteisyyden levittäminen: nillittäminen, valitus, mollaaminen, syyttely, öyhötys, jankkaus, piikittely ja kiukuttelu. “Työkaverin rumat koirat” tosin mainittiin, samoin “toimitusjohtajan diipa-daapa”. Itsekeskeinen omien henkilökohtaisten asioiden vatvominen ei myöskään herätä työkavereissa innostusta.

Välineiden ja kanavien käyttötavat aiheuttivat myös kitkaa: turhat vastaa-kaikille-ryhmäviestit sähköpostissa, tärkeiden asioiden hukkuminen WhatsAppin uumeniin ja hupijuttujen ilmaantuminen keskelle työaiheista keskustelua.

Viisi vinkkiä epävirallisen viestinnän tukemiseen sähköisissä ympäristöissä

1. Tehkää eri viestintävälineiden ja -kanavien tehtävät selviksi ja pitäkää niistä kiinni. Höpöttelylle ja kissavideoille on syytä olla oma, nimetty viestintäkanavansa. Näin asialliset kanavat pysyvät linjassa, mutta lomakuvatkin löytyvät.
2. Yhdistäkää fyysinen ja virtuaalinen kasvokkaisviestintä: sopikaa yhteinen parveilutauko vaikka taukojumpan tai pullakahvien merkeissä ja avatkaa striimi muualla oleville.
3. Luokaa rutiineja ja rakenteita, esimerkiksi raamikokeiluja: miten olisi meemimaanantai tai pullaperjantai?
4. Laittakaa hyvä kiertämään: kertokaa omista onnistumisista ja kehukaa muita aina kun vähänkin on syytä!
5. Nimetkää vastuuhenkilöt myös epävirallisen viestinnän virittämiselle ja ylläpidolle. Jonkun pitää näyttää esimerkkiä ja tehdä vaikka tikusta asiaa etenkin silloin, kun uusia viestintäkanavia vasta otetaan käyttöön.