ProComin johtamisviestinnän koulutuskokonaisuus alkoi strategisen viestinnän koulutuspäivällä. Sen innoittamana kokosin ajatukseni strategisen viestinnän roolista organisaatiossa sekä omat vinkkini siihen, miten viestintää voisi yrittää tehdä vielä näkyvämmäksi organisaatiossa.

Strategisen viestinnän ytimessä on viestinnän tietoinen suunnittelu ja toteutus siten, että se tukee organisaation tavoitteita ja strategiaa. Viestintä luo arvoa, joka määritellään organisaatiossa. On tärkeää pystyä arvioimaan viestintätoimenpiteiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Organisaatiossa tämän tulisi näkyä kaikilla tasoilla - päätöksenteosta aina operatiiviseen toimintaan asti. Hyvin suunniteltu strateginen viestintä mahdollistaa organisaation tavoitteiden saavuttamisen tehokkaasti ja näkyvästi.

Viestintä on ennen kaikkea yhteistyötä. Viestinnän ammattilainen muotoilee sisällöt ja viestit organisaation tavoitteiden mukaisesti, mutta ei ilman asiantuntijoita. Asiantuntijat vastaavat sisällön oikeellisuudesta.

Valitettavan usein monisatapäisen yrityksen viestintä on yhden ihmisen vastuulla. Tehomyyräksi kutsuttu viestijä tekee paljon hommia, joskin hänestä saattaa tuntua siltä, että työ on irrallaan muusta organisaatiosta, yrityksen strategiasta tai muista ihmisistä. Minusta on tärkeää, että viestijä tekee itse oman työnsä näkyväksi. Kukaan muu ei sitä tee.

Tässä neljä vinkkiäni siihen, miten lähtisin viemään viestintää johdon agendalle ja tekemään sitä näkyväksi:

1. Säännölliset palaverit johdon kanssa
   Suunnittelupalaveri, raportointipalaveri, kvartaalipalaveri… Varaa teille sopivat palaverit. Mutta älä kuitenkaan mene palaveriin tyhjin käsin. Suunnittele asiat etukäteen, palaverin tarkoitus on tuoda asiat näkyväksi ja saada niille johdon hyväksyntä.
2. Esitä tulokset ja viestinnän vaikuttavuus numeroina
   Säännöllisesti pidettävässä palaverissa tehtyjä toimenpiteitä peilataan aiemmin asetettuihin tavoitteisiin. Strategisen viestinnän kulmakivi on vaikuttavuus. Sinun on pystyttävä arvioimaan viestintätoimiesi tehokkuutta ja näytettävä konkreettisia tuloksia. Esitä tulokset numeroina, näytä suunta tai trendi pidemmältä aikaväliltä, pyöristä luvut ylöspäin. Tuo omaa asiantuntemusta esille kertomalla kehityskohteita tai näkemyksiä toimenpiteiden onnistumisen tai epäonnistumisen taustalta. Älä vähättele viestinnän vaikutusta.
3. Tuo strategia näkyväksi kaikissa muissa kohtaamisissa
   Viestinnän strategia, painopisteet tai vähintään visio on tärkeää tuoda näkyväksi päivittäisessä arjessa. Koko strategian esittävä selkeä kuva on yksi hyvä keino aloittaa esimerkiksi omat mediakoulutukset asiantuntijoille tai palaverit liiketoimintajohdon kanssa. On tärkeää, että henkilöstöllä on myös tieto, mistä viestintästrategia löytyy.
4. Kerro itse, mitä viestintä tekee
   Monelle on vaikea ymmärtää viestinnän ammattilaisen työtä, vaikka nykyään sitä ymmärretään yhä paremmin. Enhän minäkään ymmärrä tarkasti, mitä toisen alan kollega tekee päivittäin - eikä minun tarvitsekaan. Viestintä on kuitenkin aina yhteistyötä, jossa tarvitaan muita ihmisiä. Tarvitsemme puhehenkilöitä mediaan, innokkaita työyhteisöviestinnän bloggaajia, intrauutisten kirjoittajia... Jo näiden syiden vuoksi on tärkeää, että viestintä tekee itsensä näkyväksi. Yksi hyvä keino on listata työtehtävät, joita viestintä tekee. Niitä voi esitellä lyhyesti eri palavereissa ikään kuin ohimennen tai aloittaa tietyt omat palaverit listan näyttämisellä viestintästrategiakuvan esittämisen lisäksi.

Uskon, että näillä vinkeillä on myös jatkossa tarvittaessa helpompi kieltäytyä kohteliaasti ja vedota viestintästrategiaan tai sen painopisteisiin, kun joku organisaatiosta kysyy sinua kopioimaan materiaalipumaskan, postittamaan kirjeitä tai kirjoittamaan sähköposteja. Viestinnän strateginen rooli on meistä itsestämme kiinni.

Kirjoittaja suorittaa ProComin vuoden 2024 Johtamisviestinnän koulutuskokonaisuutta. Lue lisää kokonaisuudesta >