Strateginen viestintä on ratkaisevassa asemassa organisaatioiden selviytymisessä ja menestyksessä muuttuvassa maailmassa. Samat lainalaisuudet voivat nostaa yhden huipulle ja sysätä toisen unohduksiin – ja viestinnällä on tässä suuri merkitys.

Aiemmassa blogitekstissäni nostin esiin kolme trendiä, jotka määrittävät viestintäämme: viestinnän strateginen merkitys, tekoäly ja sosiaalisen median käyttö. Erityisesti strategisen viestinnän rooli on korostunut. Meidän viestijöiden on otettava roolia uuden aikakauden muutosagentteina – emme vain reagoi muutoksiin, vaan myös aktiivisesti ohjaamme niitä oikeaan suuntaan. Viestijän rooli on ymmärtää organisaation strategia ja soveltaa sitä joustavasti muuttuvissa olosuhteissa.

Johtamisopinnoissani Henley Business Schoolissa tutustuin VUCA-malliin opiskellessani muutosjohtamisen teemoja. VUCA tuntui etäiseltä teoreettiselta käsitteeltä, jonka käyttöön ei koskaan löytyisi aikaa. Työelämän kokemukset ovat kuitenkin osoittaneet mallin todellisen voiman: se on kelpo työkalu muuttuvan maailman haasteiden taklaamisessa. Lyhyesti avattuna, elämme VUCA-maailmassa, jossa nopeat muutokset (volatility), epävarmuus (uncertainty), kompleksisuus (complexity) ja monitulkintaisuus (ambiguity) ovat jatkuvasti läsnä.

Käytännön tasolla esimerkiksi Netflix on omaksunut mallin ideologian. Netflixin nopea sopeutuminen ja muuntautumiskyky osoittavat, miten yritys voi muutoksen kautta menestyä VUCA-ympäristössä. Netflix aloitti yritystoimintansa vuokraamalla DVD-elokuvia postitse, muuttaen radikaalisti toimintatapaansa maailman muutoksen mukana, ollen nyt monien kotisohville viihdettä tarjoava yritys. Toisaalta vastakkaisena esimerkkinä Polaroid, oman aikansa huikea innovaatio, joka muutti koko valokuvausalaa. Digiaikakauden koittaessa yrityksen kyvyttömyys sopeutua muuttuvaan maailmaan johti vaikeuksiin ja yritys lopetti toimintansa 2000-luvun alussa.

Onnistunut sopeutuminen VUCA-maailmassa

VUCA-maailma vaatii viestijöiltä kykyä toimia nopeasti ja joustavasti. SWOT-analyysit ja lineaariset prosessit eivät riitä. Tarvitaan ketteriä menetelmiä ja systeemistä ajattelua, eikä se suinkaan ole niin monimutkaista kuin miltä saattaa kuulostaa.

Avoimuus ja joustavuus ovat avainasemassa. Viestinnän ammattilaisina meidän tulee jakaa tietoa tehokkaasti ja olla valmiita mukautumaan nopeasti. Tämä edellyttää aktiivista dialogia sidosryhmiemme kanssa ja jatkuvaa strategian arviointia ja uudelleenmuotoilua.

Muuntautuminen muutosagentiksi:

1. Laadi selkeä viestintästrategia

Luo selkeä viestintästrategia, joka tukee organisaation tavoitteita ja kohderyhmiä. Ole aktiivinen muutosviestinnässä: selitä muutosten syyt ja tavoitteet, kuuntele henkilöstön huolia ja korosta muutosten tuomia mahdollisuuksia. Muista toistaa viestiäsi!

2. Valmistaudu poikkeustilanteisiin ja kriiseihin

Ole valmis reagoimaan nopeasti ja joustavasti muutoksiin. Kriisitilanteissa nopea, selkeä ja rehellinen viestintä on avainasemassa. Ole aktiivinen osa ratkaisun muodostamista, kun odottamattomat tilanteet tapahtuvat. Muista myös pitää omasta ja tiimisi jaksamisesta huolta, etenkin jos kriisitilanne pitkittyy.

3. Muista tehokas vuorovaikutus

Tunne kohderyhmäsi tarpeet ja pysy ajan tasalla organisaation muutossuunnitelmissa. Tue organisaatiokulttuuria, joka arvostaa avoimuutta, oppimista ja sopeutumista. Luo kanavia aktiiviselle dialogille ja vahvista yhteistä ymmärrystä niin organisaation sisällä kuin ulkopuolella.

4. Hyödynnä eri viestintäkanavia

Ole aktiivinen tiedon jakaja organisaatiossasi. Käytä erilaisia viestintäkanavia – sähköpostia, sosiaalista mediaa – varmistaaksesi, että organisaation eri sidosryhmät saavat ajantasaista ja oikeaa tietoa. Tämä auttaa heitä ymmärtämään ja parhaassa tapauksessa sitoutumaan muutokseen.

5. Mittaa viestinnän vaikuttavuutta

Mittaa ja arvioi säännöllisesti viestintätoimiesi vaikuttavuutta ja ole valmis muuttamaan strategiaasi. Jatkuva parantaminen on hyvä mantra.

Viestijän rooli muutosagenttina VUCA-maailmassa ei ole helppo tehtävä. Se on niin paljon enemmän kuin pelkkää tiedonvälitystä. Meidän tulee ymmärtää syvällisesti organisaation strategia, ennakoida ja reagoida muutoksiin sekä innostaa ja motivoida muita mukautumaan muutokseen.

Olemme avainasemassa, kun luodaan yhteistä ymmärrystä ja edistetään organisaation menestystä. Aktiivinen osallistuminen, jatkuva oppiminen ja valmius sopeutua nopeasti muutoksiin ovat keskeisiä taitoja jokaiselle viestinnän ammattilaiselle tässä jatkuvasti muuttuvassa maailmassa.