Työpaikkani Nuorten yrittäjyys ja talous NYT syntyi muutama kuukausi sitten fuusion seurauksena. Vaikka muutokseen liittyy todella monia osa-alueita, keskityn tässä kirjoituksessa siihen, mitä fuusiossa kannattaa huomioida brändin ja ulkoisen viestinnän kannalta.

Nuorten yrittäjyys ja talous NYT ry näki päivänvalon kesäkuussa 2023. NYTin tarina alkoi, kun kaksi järjestöä, joiden tavoitteet olivat samankaltaiset, yhdistyivät. Kummankin tavoitteena oli, että lapset ja nuoret - taustastaan riippumatta - saisivat mahdollisuuden oppia työelämä-, talous- ja yrittäjyystaitoja. Nuo järjestöt olivat Talous ja nuoret TAT sekä Nuori yrittäjyys ry. Toinen tunnettiin muun muassa Yrityskylistä eri puolilla Suomea ja toinen taas Vuosi yrittäjänä -ohjelmasta ja sen innostavasta Uskalla yrittää -kilpailusta.

Keväällä meillä järjestöjen viestinnän ammattilaisilla oli jännittävä kokonaisuus edessä: nopeassa aikataulussa oli luotava uusi brändi, uudet verkkosivut kieliversioineen, ratkaistava päällekkäisten somekanavien kohtalot, luotava uudet ppt-esitykset ja pidettävä myös henkilökunta ajan tasalla kaikista uudistuksista.

9 asiaa fuusiotilanteen viestintään

1. Aloita viestintä ajoissa. Laadi viestintäsuunnitelma, jossa määrittelet kohderyhmät, uutisointien ajankohdat sekä kaikki viestinnälliset kanavat ja materiaalit, jotka on uudistettava ensimmäisten kuukausien aikana. Määritä myös, miten kauan poistuvat somekanavat tai verkkosivut pidetään esillä.

Jakakaa vastuut: kuka keskittyy brändin ja visun uudistusprojektiin, kuka selvittää someen liittyviä kysymyksiä, kuka laatii viestit asiakkaille ja muille sidosryhmille, kuka uudistaa uutiskirjeiden ilmeen.

2. Kerro muutoksesta selkeästi. Taustoita, miksi muutos tehdään ja mitä sillä tavoitellaan. Jos viestiä ei ymmärretä, luvassa on liuta kysymyksiä.

Fuusio on henkilöstölle epävarmaa aikaa ja tiedon tarve on suuri. Asiakkaita kiinnostaa puolestaan mitä tutuille tuotteille ja jakelukanaville tapahtuu.

3. Kehitä uusi tarkoituksenmukainen brändi. Joskus fuusiossa jatketaan aiemmalla brändillä, mutta meidän tapauksessamme lähdettiin rakentamaan uutta. Toimiva nimi ja brändi-ilme ovatkin tärkeitä fuusion onnistumisen kannalta.

Päätösten teko voi olla haastavaa ja aihe on laaja - ainakin meillä hierottiin aivonystyröitä ja punnittiin, miten paljon kummankin organisaation perintöä, henkilökunnan näkemyksiä ja kansainvälisen kattojärjestön linjauksia otetaan mukaan. Myös brändihierarkian malli vaati päätöksiä.

Suunnittelun aikana viestintätiimiläisten on hyvä oppia myös toisen - sen itselle vieraamman organisaation - tuotteet, aiempi brändi ja kohderyhmät, palvelut ja ydinviestit.

4. Kartoita somekanavat ja laadi suunnitelma. Kuinka monta kanavaa löytyy, millaiset yleisöt niillä on, entäpä sitoutumisen tasot ja viestintätyylit?

Meidän kohdallamme somea koskevat ratkaisut tuntuivat herkullisilta hetkiltä. Vaihtoehtoina pyörittelimme:
a) aloitetaan kokonaan uudet kanavat,
b) otetaan kaikki kanavat vain toiselta toimijalta,
c) otetaan kummaltakin yhdistyvältä organisaatiolta toimivimmat kanavat

Päädyimme vaihtoehtoon c ja olemme olleet tyytyväisiä. Olennaista sometyössä on myös ohjata seuraajia uusiin kanaviin ja aloittaa rummutus tulevasta muutoksesta ajoissa.

5. Seuraa viestinnän vaikutusta. Onko uusi nimi kirjoitettu median jutuissa oikein vai kummitteleeko vanhan organisaation nimi jossakin? Miten sidosryhmät reagoivat viestintään? Virtaako uusille kotisivuille liikennettä? Palautteen kerääminen ja analytiikka auttavat hoksaamaan, onko muutosta vielä sisäistetty tai mitkä aiheet koetaan epäselviksi.

6. Ole valmis muuttumaan. Fuusio on aina muutos. Vanha tuttu visuaalinen ilme, aiempi viestintätyyli ja hienoksi koettu tapahtumakonsepti eivät välttämättä sovikaan enää uuteen organisaatioon. Fuusioon liittyy herkkiä asioita ja monenlaisia tunteita, varsinkin kun johonkin on panostettu paljon. Muutoksen yhteydessä on tehtävä kuitenkin aivan uudenlaisia ratkaisuja ja hahmoteltava erilaisia tulevaisuuksia.

7. Ole johdonmukainen ja kehitä uusia ratkaisuja. Varmista, että viestintä on johdonmukaista ja että uusi ilme toistuu PowerPoint-esityksissä, kirjautumissivuilla verkossa ja kutsupohjissa. Varaudu siihen, että kysymyksiä pulpahtelee koko ajan: Mitä väriyhdistelmiä on lupa käyttää? Löytyykö ohjetta kuvauslupiin tai uusia julisteita?

Asioita on ratkottava lennossa, joten muista huumori tai vaikka joku sopiva mantra! Juhlistakaa tiimillä myös muutoksen etappeja ja erilaisia saavutuksia! Ja iloitkaa mahdollisuudesta oppia uutta.

8. Tunnista uuden organisaation vahvuudet ja viesti niistä. Fuusio on mahdollisuus luoda jotain uutta ja innostavaa. Nuorten NYTissä yhdistyi esimerkiksi ainutlaatuinen kombo: tutkimustietoa nuorista, arvostetut ja suositut oppimissisällöt, hienot yhteistyömahdollisuudet, innostuneet opettajat ja nuoret NYT-lähettiläämme sekä kansainvälisyys. Ja tietysti timanttiset ammattilaisemme eli nyttiläiset!

9. Säilytä maltti ja katsele kuukausien päähän. Kannattaa suhtautua fuusioon pitkäjänteisesti, sillä muutosviestintä jatkuu leveällä rintamalla vielä kuukausien jälkeenkin. Teams-alustoja on ehkäpä kaksi ja Youtube pullistelee vanhoja videoita. Uuden ratkomista riittää kaikkialla organisaatiossa. Yhdistyminen onkin kollektiivinen ponnistus ja parhaassa tapauksessa viestinnällä voi auttaa - ja jopa innostaa - uuden organisaation kohti onnistunutta muutoksen toteutusta.