Mikä luo arjen raamit? Koti, talot, rakennukset – käytännössä kiinteistöala näkyy jokaisen arjessa. Kuitenkin harvalla alalla viestintä ja samalla asiakkaan huomiointi unohtuu yhtä kepeästi. Jokaisella meistä on kokemuksia surkeista ilmoituslapuista, joissa suttuisella käsialalla ilmoitetaan huoltomiehen käyneen paikalla (Tuleeko se takaisin? Mitä se teki? Kuka maksaa?) tai remonteista ja rakennushankkeista, joissa asiakas tuntee olevansa pimennossa.

Mitä pitäisi tehdä? Viisi vinkkiä kiinteistöalan päättäjille yritysmaailmasta taloyhtiöiden hallituksiin auttaa eteenpäin:

1. Varaudu panostamaan rahallisesti – erityisesti isoissa hankkeissa

Rakennushankkeissa arvoon suhteutettuna minimaalinen panostus viestintään voi vaikuttaa asukkaiden kokemukseen hankkeesta merkittävästi. Sama pätee niin isoihin infrahankkeisiinkin kuin vaikkapa taloyhtiön putkiremontteihin.

Viestintä on osattava ottaa mukaan jo hankkeen kilpailutusvaiheessa tarjouspyyntöihin, jotta palveluntarjoaja osaa laskea sen mukaan tarjoukseen. Kotitalojen maailmassa se tarkoittaa, että taloyhtiö pyytää urakoitsijalta vaikkapa viikkotiedotteita remontin etenemisestä tai esimerkiksi Facebook-ryhmä asukkaille remontin seurantaan.

Vinkki: Joskus tarvitaan rahan sijaan intoa ja kokeilunhalua. Työskennellessäni Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiön putkiremonttihankkeiden parissa hypin kattoon, kun urakoitsija ensimmäisen kerran päivitti tietoa remontin etenemisestä ja vastasi asukkaiden kysymyksiin remontin Facebook-ryhmässä. Yksinkertaisia juttuja, jotka kuitenkin lisäävät avoimuutta merkittävästi.

2. Viestintä mukaan hankkeiden ja arjen suunnitteluun alusta alkaen

Ei, jokaisessa suunnittelupalaverissa ei pidä istua. Mutta viestinnän pitää olla kärryillä isoista vaikutuksista, ja mukana pohdinnassa ennen H-hetkeä. Viestinnän suunnittelulle on myös varattava oma aikansa - huippuammattilainenkaan ei saa parasta aikaan, jos "tiedotuspyyntö" tulee piti-olla-jo-eilen-aikataulutuksella.

Taloyhtiömaailmassa tämä tarkoittaa sitä, että taloyhtiön hallituksen kokouksissa pohditaan joka kerta, mistä asioista olisi hyvä viestiä asukkaille. Isojen remonttien tullessa lähelle, viestinnän (ja samalla asukkaiden tarpeiden) huomiointi on mukana alusta alkaen.

Parhaimmillaan viestintä voi sparrata koko hanketta eteenpäin kysymällä, onko asiakkaiden tarpeet oikeasti huomioitu, miltä tämä näyttää asiakkaan näkökulmasta ja miten viestitään, jotta tavoitteet tulevat todeksi.

Esimerkki: Ison skaalan hankkeista esimerkiksi Helsingin Jätkäsaaren asuinalueen viestintään on satsattu merkittävästi alusta alkaen.

3. Anna viestintä ammattilaisten haltuun

Samalla tavoin kuin viestintää opiskellut ei pyri talonrakentajaksi, ei rakentamisen projektipäällikönkään tarvitse olla viestinnän ammattilainen. Sen verran projektipäällikön pitää kuitenkin arvostaa viestintää, että ymmärtää hankkia viestinnän ammattilaisen hoitamaan hommaa, ja on valmis maksamaan siitä.

Taloyhtiöissä viestintään panostaminen voi vaatia jo hieman isännöitsijän haastamista ja viestintäpalvelujen vaatimista. Kuvittele maailma, jossa isännöintiyhtiöltä saisi oikeasti ostaa viestintäpalveluja omalle taloyhtiölle. Isännöitsijän palveluntarjontaan kuuluisi ammattilaisen laatimia ajankohtaistiedotteita tai uutiskirjeitä sähköpostiin, ilmoitustaululle, taloyhtiön nettisivuille tai someryhmään valitsemasi kanavan mukaan. Remontti- ja huoltotiedot pyörisivät ilmoitustaulujen lisäksi WhatsApp-ryhmissä tai henkilökohtaisempina mobiilipalveluissa.

Isännöitsijäyrityksessä hommaa hoitaisi viestinnän ammattilaiset, jotka hoitaisivat useita taloyhtiöitä samalla - teknisen alan osaajasta ei siis tarvitsisi taikoa somegurua, vaan palvelua hoitaisi isännöitsijätiimissä viestinnän ammattilainen osana isännöitsijöiden tiimiä. Tämän saadakseen olisi toki taloyhtiön oltava valmis myös maksamaan hieman - tässäkin, halvin ei ole aina parasta.

4. Viestintä kulmahuoneeseen vol. 2 – viestintä taloyhtiön puheenjohtajan agendalle

Aikaansa seuraava toimitusjohtaja on jo hyvän aikaa sitten sisäistänyt viestinnän merkityksen kaikessa liiketoiminnassa, ja ymmärtää myös edellä mainitut asiat, eli että viestintään pitää panostaa aikaa, rahaa, resursseja ja ajatuksia.

Jotta pääsisimme nauttimaan hyvän viestinnän vaikutuksista myös kotitaloissamme, sama asia pitäisi sisäistää myös taloyhtiöissä. Viestintä on siis saatava myös taloyhtiöiden hallitusten agendalle. Kun hallitus ja sen puheenjohtaja ymmärtävät viestinnän merkityksen, ollaan jo paljon lähempänä asian näkymistä arjessa.

Esimerkki: L&T on kiinteistöpalvelualan yrityksenä selvästi ottanut viestinnän mukaan kaikkeen tekemiseensä. Tämä näkyy muun muassa kuuluisina strategisesti viestivinä roska-autoina.

5. Luo foorumi asukkaiden väliselle viestinnälle

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Paremmassa arjen viestinnässä voi auttaa myös foorumien luominen asukkaille. Asukkaiden Facebook-ryhmissä voidaan puida taloyhtiön remontin asioita, mutta siellä voidaan myös lainata tavaroita, vaihtaa saunavuoroja, vinkata lähialueen palveluista tai vaikka sopia naapurin mummon kauppakassien kantamisesta. Utopiaa monessa talossa – mutta helppo toteuttaa ja varmasti tekee asumisesta mukavampaa.

Esimerkki: Demos Helsinki on tutkinut asukkaiden ja vuokranantajan yhteiskehittämistä yhdessä muun muassa Hoasin kanssa. Hyviä esimerkkejä löytyy jälleen Jätkäsaaresta. Peloton – yhteiskehittämisen työkirja kertoo lisää.

Kiinnostaako lukea lisää?

Taloyhtiöiden viestintäsuositus antaa vinkkejä viestintään taloyhtiöissä.

Katleena Kortesuon kirja ”Katastrofin ainekset - Opas taloyhtiön remonttiviestintään” (Kiinteistöalan kustannus 2014) antaa vinkkejä eteenpäin.