Moderni softakehitys rikkoo perinteisiä kaavoja monella tapaa. Menetelmistä on hyötyä myös viestijän työssä.

IT-alalla on viime vuosina puhuttu paljon ketterästä kehittämisestä. Mikä helposti näyttää vain post-it-lappujen ja valtavien whiteboardien vallankumoukselta, on kuitenkin syntynyt ratkaisemaan juuri ne ongelmat, joista valitettavan monet IT-hankkeet muistetaan.

Oleellista ketterässä kehittämisessä on, että siinä viitataan kintaalla paitsi turhalle hierarkkisuudelle, myös siiloutuneelle työtavalle. Tavoitteena on tehdä työskentelystä joustavaa ja tehokasta. Turha ja päällekkäinen työ pyritään minimoimaan löytämällä todelliset asiakastarpeet. Työn lopputulosta ei määritellä tarkasti ennen projektin alkua vaan se muodostuu prosessin aikana kokeilujen ja niistä saadun palautteen perusteella.

Moderni tapa puree hyvin tällä hetkellä. Suomalainen ohjelmisto-osaaminen käy kaupaksi myös ulkomailla ja alan toimijat ovat viime vuosina perustaneetkin haarakonttoreitaan Amerikkaan, Aasiaan sekä ympäri Eurooppaa.

Viestintä ja ohjelmistojen kehitys ovat tietenkin hyvin erilaisia aloja, mutta niitä yhdistää muutama asia: teknologian tuoma jatkuva muutos, työhön liitetty mystiikka ja nopeuden merkityksen kasvu. Siksi muutamista ohjelmistokehityksen menetelmistä voi hyvin olla hyötyä myös moderneille viestijöille.

1. Visualisoi työsi ja laita se avoimesti näkyville

Oli tapana sitten tiimikaverien kanssa jaettu to do –lista, Drive-dokkari tai post-it-lappuset whiteboardilla, on työn ja sen etenemisen visualisointi yksinkertainen tapa helpottaa viestijän arkea.

Toimi siis näin: jaa työsi osiin ja muodosta kolmiosainen taulukko, jonka pääkohdat ovat

• vielä tehtävät (to do)
• työn alla (work in progress) 
• tehdyt (done)

Kuljeta työtehtäviäsi sitä mukaan, kun ne edistyvät. Laita taulukko avoimesti näkyville valitsemaasi paikkaan niin, että jokainen kiinnostunut voi tarkastella sitä halutessaan.

Tästä yksinkertaisesta tempusta saa monenlaisia hyötyjä. Sen lisäksi, että viestijä itse pysyy kartalla työn edistymisestä, on vieläkin suurempi hyöty viestijän ympärillä. Parhaimmillaan visualisointi kehittää organisaation ymmärrystä viestintätyöstä, tekee priorisoinnista jokapäiväistä sekä luo otollisen ilmapiirin jatkuvalle palautteen antamiselle.

2.Pidä kerrallaan tehtävien asioiden määrä sopivan pienenä

Viestintätyö muuttuu koko ajan hektisemmäksi. On helppoa löytää itsensä tilanteesta, jossa edistää kymmentä asiaa yhtä aikaa. Se ei välttämättä ole paras ratkaisu, sillä monen asian samanaikainen tekeminen hidastaa jokaisen asian valmistumista.

Tee siis näin: Sovi tiimisi kanssa sopiva määrä työtehtäviä, joita jokainen voi kerrallaan pitää työn alla -laatikossa. Laatikkoon saa lisätä uusia asioita vasta, kun jokin valmistuu tai siirtyy takaisin vielä tehtävät -laatikkoon esimerkiksi uuden priorisoinnin yhteydessä.

Huomaat pian, että asiat valmistuvat nopeammin ja priorisoitte työtehtäviä tiiminne kanssa säännöllisesti. Ja mikä parasta: käytte keskustelua työnne sisällöstä päivittäin.

3. Konkretisoi vaihtoehtoja

Ohjelmistokehityksessä on yleistynyt ”show, don’t tell” -tyylinen ajattelu. Siitä syystä alalla puhutaan paljon prototyypeistä, proof of concepteista ja niin edelleen.

Vaikka viestintyöstä suuri osa on ajattelua, suunnittelua ja muuta pähkäilyä, on lähestymistapa kuitenkin käyttökelpoinen.

Tee siis näin: Ensi kerralla, kun suunnittelet jonkin asian tuomista julkisuuteen, tuo palaveriin luonnos viestintäsuunnitelmasta sen sijaan, että starttaisitte keskustelun kylmiltään.

Tarjoa useita pääviestejä, kärkiä ja toteutustapoja mahdollisimman konkreettisessa muodossa. Kysy muilta asiantuntijoilta, mikä toimisi heidän silmäänsä parhaiten ja miksi.

Yksikin Word-luonnos helpottaa keskustelun aloittamista. Näin säästät kaikkien aikaa ja teet samalla läpinäkyväksi oman työsi kannalta keskeisiä kysymyksiä. Saat myös muiden alojen asiantuntijalta arvokkaita havaintoja.

4. Testaa ennakkoluulottomasti

IT-alalla puhutaan paljon vesiputousmallista. Mallissa valtava työ suunnitellaan kokonaan valmiiksi ja julkaistaan yhdellä kertaa kuluttajille ja muille sidosryhmille. Kuulostaa loogiselta? IT-alan historia kertoo toisin.

Mallin ongelmina ovat mututuntumalla tehdyt arvaukset (tätä ihmiset meidän mielestämme haluavat), prosessin hitaus (toteutuksen valmistuessa moni asia on jo muuttunut) ja puutteellinen toimintavarmuus (jokin osio osoittautuu aina toimimattomaksi). Vesiputousmallin yksi merkittävimmistä ongelmista on turha työ.

Ketterässä kehityksessä ongelma taklataan rakentamalla aluksi palvelu, joka koostuu ainoastaan välttämättömimmistä elementeistä. Jatkokehitys tehdään sen päälle, ja se perustuu aitoon käyttödataan sekä saatuun palautteeseen. Näin varmistutaan siitä, ettei tiimi tee turhaa työtä ja että se voi keskittyä aina sillä hetkellä tärkeimpään elementtiin.

Viestinnässä harvoin pyöritetään niin valtavia kokonaisuuksia kuin tietojärjestelmäkehityksessä, mutta lähestymistapa on hyödyllinen myös viestinnän kokonaisuuksien kanssa. Tapaa voisi soveltaa esimerkiksi lanseerausviestinnässä: kertarykäyksen sijaan ensiksi huolehditaan tärkeimmistä sidosryhmistä tärkeimmillä pääviesteillä, minkä jälkeen rakennetaan muuta viestintää tämän päälle.

Tavan etuna on se, että mikään hyvä työ ei jämähdä liian pitkäksi aikaa työpöydälle tai jää tekemättä, koska kaikkea ei ehdi saada valmiiksi ennen tiettyä päivämäärää. Se myös korvaa arvailun oikealla palautteella ja käyttäjädatalla.

5. Rakenna moniosaajatiimi ja tee työtä niin lähellä tilaajaa kuin mahdollista

Monille etenkin isoille organisaatioille on tyypillistä, että työtä tehdään omissa erikoisyksiköissä. On myyntiä, markkinointia, viestintää, IT:tä, HR:ää ja niin edelleen. Samalla yksi isoimmista ongelmista on sisäinen tiedonkulku. Tämä pätee usein myös asiakassuhteisiin.

Sattumaako? Tuskin. Siiloutunut työnteko korostaa järjestelmällisen sisäisen viestinnän merkitystä, mutta työtunteja on vaikea saada lisää tätä tarkoitusta varten.

Tee siis näin: oli kyse sitten sisäisestä hankkeesta tai asiakkaalle tehtävästä työstä, rakenna itsellesi moniosaajatiimi aina kun mahdollista. Näin varmistut siitä, että saat monipuolista informaatiota etkä katso tehtävää työtä vain yhdestä näkökulmasta.

Jos mahdollista, työ kannattaa tehdä aina niin lähellä tilaajaa kuin mahdollista – oli kyseessä sitten sisäinen tai ulkoinen asiakas. Tämä karsii merkittävästi epävarmuutta ja raastavaa arvailua, kun kysymiseen ei tarvitse käyttää juurikaan vaivaa ta odottaa tulevaa tilannekatsausta. Sen kun pistäytyy moikkaamassa ja kysäisee nopeasti. Etenkin sähköpostia paljon saaville ihmisille tämä on helpotus.