Ajanhallinnan asiantuntija Timo Lampikoski kehottaa viestijöitä: yksinkertaista, fokusoi ja palaudu paremmin.

Jatkuva kiire. Tunne, jonka jokainen viestijä toisinaan kohtaa työssään. Ajankäytön suunnittelulla on suuri merkitys työn sujuvuudelle: hyvä ajanhallinta auttaa saavuttamaan parempia tuloksia sekä vähentämään kiirettä.

[caption id="attachment_5449" align="alignleft" width="300"]

− Jopa kolmasosa toimistotyöntekijän työpäivästä kuluu keskeytyksiin, kolmasosa sähköpostiin, someen ja pikaviestimiin, kolmannes kokouksiin. Milloin itse työ tehdään? Oman matikkapääni mukaan päivä täyttyy jo tällä yhtälöllä, valmentaja

ja tietokirjailija Timo Lampikoski naurahtaa.

Yhä useammassa organisaatiossa työntekijöitä on irtisanomisten seurauksena liian vähän. Lampikoski väittää kuitenkin kiireen olevan varsin usein itse aiheutettua tai jaettu mielentila. Kiire leviää organisaatioissa kuin flunssa.

− Karkeasti yleistäen 80 % kiireestä on päänsisäistä, Lampikoski kiteyttää.

Tyypillisiä ”sisäisiä aikavarkaita” ovat esimerkiksi asioiden lykkääminen sekä täydellisyyden tavoittelu, multitasking ja jatkuva tsekkailu. Toimistotyöntekijä saattaa Lampikosken mukaan tarkistaa sähköposteja ja muita viestintäkanavia jopa 30–40 kertaa tunnissa.

Lisää aikaa karsimalla ja fokusoimalla

Vinkkinsä ajankäytön suunnitteluun Lampikoski tiivistää kolmeen kultaiseen käskyyn: yksinkertaista, fokusoi ja palaudu. Yksi parhaimmista keinoista on valmentajan mukaan karsiminen: Voinko luopua joistakin sitoumuksista seuraavien kuukausien aikana? Moni voi hyötyä jo kaikkien projektien listaamisesta: Missä kaikessa olen mukana?

Lampikosken mukaan työn pitäisi olla myös nykyistä enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta:

– Viestinnässä luovuudelle ja tiedon jalostamiselle paikan ja työskentelyaikojan vaihtelulla voi olla suuri merkitys. Tietotyöläiselle etätyö edes kerran kuukaudessa on konkreettinen keino työn fokusointiin. Ei sähköpostia, ei kokouksia, vaan keskittymistä rästitöiden purkuun, Lampikoski summaa.

Tietotyöläisen palautumisessa puolestaan nukkuminen on valmentajan mukaan kaiken a ja o.

Keskittynyt mielentila rennosti rullaten

Työkaluksi ajankäytön suunnitteluun Lampikoski on kehittänyt rennon rullauksen käsitteen, joka tarkoittaa rennon keskittynyttä mielentilaa.

Lampikoski opastaa keskittyneen mielentilan löytyvän kolmen o:n kautta: tekemällä oikeita asioita, oikeaan aikaan ja oikealla tavalla. Jatkuvan vuorovaikutteisuuden aikakaudella ihmisillä olisi valmentajan sanoin varaa vähentää multitaskingia ja jatkuvaa tsekkailua. Olisi hyvä oppia jälleen aktiivista läsnäoloa ja keskittymistä yhteen asiaan.

Otetaanko haaste vastaan?

Tehokas ajankäytön hallinta -koulutuksesta 26.2.2015 vinkkejä olennaisen erottamiseen, infoähkyn torjuntaan ja ajankäytön suunnitteluun!

Katso lisätiedot ja ilmoittautumisohjeet >>